Журнал

Журнал сердце системы. 💡 Большинство процессов можно осуществлять прямо из журнала.

Основные разделы:

• Название группы
• Филиал
• Программа
• Цена за абонемент или за урок при поурочном учете
• Средняя посещаемость и средний возраст детей в группе
• Уроки
• Клиенты
• Ячейки

Добавляем урок(и)

Кликаем мышью на + в строке уроков, выбираем дату или сразу несколько дат, обращаем внимание, какой перед нами месяц, кликаем кнопку Добавить. Уроки добавлены. Возможно добавлять несколько уроков на один день в одной группе. Добавление происходит точно также.

Отмечаем посещения

На изображении выше вы видите, что ячейки посещений в журнале имеют разные контрастные цвета. Каждый цвет обозначает разный результат посещения. зеленый - клиент посетил 👍, красный - нет 👎, желтый - не посетил по уважительной причине (например, заболел), голубой - планируемое посещение (например, клиент записался в эту группу и посещение только планируется), темно-синее это отдельный вид посещений (когда клиент отрабатывает ранее пропущенное занятие по уважительной причине). Смотри ниже.

Для отметки посещения выбираем ячейку левой кнопкой мыши на пересечении соответствующего клиента и урока и отмечаем статус посещения занятия. Затем выбираем цвет, описывающий конкретную ситуацию с клиентом, ячейка поменяет цвет. 💡 можно выбрать сразу много ячеек и отметить одним кликом, ля этого необходимо зажать клавишу Ctrl, выбрать необходимые ячейки для отметки, отпустить клавишу ctrl, выбрать цвет - все ячейки поменяет цвет одновременно. В дальнейшем можно поменять статус занятия, кликнув левой кнопкой мыши на цветной ячейке и выбрав другой цвет.

Пробное занятие

💡 Это особый вид занятий, который только планируются и отмечается голубым цветом. Если клиент посетил это занятие, необходимо поменять цвет на зеленый. Если не посетил, необходимо узнать причину непосещения и добавить комментарий через контекстное меню.

Добавляем клиента

Левой кнопкой мыши кликаем на + Добавить в списке клиентов. В меню выбираем добавить нового клиента (Клиент ранее к нам не ходил) или старого клиента (мы знаем, что он у нас есть в базе). Для добавления нового клиента придется ввести его данные, выбрать первый урок, который вы совместно запланировали для посещения, если надо сразу добавить комментарий. После заполнения обязательных полей нажимаем кнопку Пригласить. В журнале добавится клиент и голубая ячейка на урок с запланированной датой.

При добавлении нового клиента, приложение старается найти его в базе данных, и находит всех похожих. Это помогает решить проблему дублей из-за ошибок в фамилии, телефоне или других данных. Если при добавлении нового клиента вы нашли дубль, кликнув на него можно сразу добавить клиента из базы.

При добавлении старого клиента меню будет отличаться. (🤪🎲 К сожалению, с неймингом у нас беда, если вы придумаете как назвать эту группу клиентов лучше, мы с удовольствием их переназовем). Смотри изображение ниже. Вам не придется вводить его контактные данные, однако необходимо этого клиента отыскать. В строку поиска можно вводить фамилию, имя, телефон клиента. 💡 Система будет искать сначала точное совпадение и активных клиентов, затем неточные совпадения и среди архивных клиентов. После того как вы нашли и выбрали нужного клиента, необходимо выбрать дату планируемого первого занятия этого клиента в этой группе. Уроки, которые уже есть в этой группе, подсвечиваются системным цветом. После нажатия на кнопку добавить, найденный клиент добавиться в группу и на выбранный урок, добавиться ячейка голубого цвета, которая говорит, что запланировано занятие на эту дату с этим клиентом.

💡 Если кликнуть на белой ячейке в нижнем ряду, то будет схожее меню добавления нового или старого клиента, при этом вы будете добавлять клиента на конкретный выбранный урок, к которому эта ячейка относится.

Добавляем отработку

Отработка является особым видом занятия. Если человек заболел, он не виноват в пропуске и справедливо ему отдать ту услугу в виде занятие за которое он заплатил. Это особенно важно, в индустриях, где занятия проходят у очень маленьких детей (детские клубы, например). Для учета таких ситуаций придуманы отработки пропущенных занятий. Механика работает следующим образом.

Занятие, которое пропущено по уважительной причине отмечается желтым, а не красным цветом. Оценка уважительности причины лежит за рамками системы и находится на совести администратора. Все желтые ячейки учитываются для каждого клиента. При добавлении отработки мы можем выбрать занятие, которое планируем отработать с клиентом.

После добавления отработки, ячейка занятия окрасится в фиолетовый цвет, из списка пропущенных занятий по уважительной причине произойдет удаление отработанного занятия, и на обоих ячейках появится значок скрепки. Если на него нажать, вам будет предоставлена полная информация (кто, когда и где отрабатывал).

Переводим в другую группу

Может возникнуть ситуация, при которой клиент или пользователь системы принимает решение поменять группу. Для того, чтобы информация не пропадала, необходимо оформить перевод. Для этого в контекстном меню клиента необходимо выбрать Перевести в группу. Выбрать группу для перевода (возможен любые переводы, даже между филиалами), выбрать урок которые будет первым для этого клиента в новой группе (💡 Обязательное условие) и нажать кнопку Move(Перевести)

После добавления перевода клиент становится неактивным (бледный цвет). Добавляется значок перевода в виде стрелок. Как в отработках при нажатии на данный значок вы можете получить всю информацию о переводе.

Перестал ходить

После того как клиент подтвердил нежелание продолжать ходить, необходимо узнать причину, прокомментировать последнюю посещенную ячейку с информацией о причине по которой он перестал ходить. Если есть открытые инвойсы их нужно отменить или если он посетил часть месяца, необходимо добиться оплаты за посещенные занятия. Закрыть финансовые документы и отправить клиента в архив.

После отправки клиента в архив, ему присваивается статус Архив, автоматические действия системы в отношение него прекращаются (не выставляются автоматические инвойсы), а его строка меняет цвет на приглушенный (неактивный) и он переносится в низ списка в группе.

💡 Важно

Основные принципы работы с журналом:

• Любой плюсик что-то добавляет: можно добавить урок или уроки, можно добавить нового или старого клиента, можно добавить специальные колонки, в которые можно вносить информацию для запоминания.
• На любом элемент (урок, клиента, ячейку пустую или заполненную) можно кликнуть левой или правой кнопкой мыши и получить меню с различными возможностями (Можно поэкспериментировать).
• Любой элемент можно и даже нужно комментировать прямо в журнале, кликнув правой кнопкой мыши и затем добавить комментарий.
• Если вы работаете на телефоне, то для доступа к контекстному меню вместо правой кнопки мыши на компьютере необходимо использовать длинное нажатие на экран телефона.
• В журнале есть два списка клиентов: активный (яркий) - клиенты активно ходят, неактивный (приглушенный, бледный цвет) - клиенты перестали ходить, отработки, планируемые занятия.
• Из журнала можно удалить только голубую ячейку (планируемое занятие) и пустой урок (нет посещений), если у клиента нет активных ячеек он автоматически удалится из журнала;
• Если клиент перестал ходить, его надо отправлять в архив.
• В журнале можно изменить сортировку, по умолчанию стоит по алфавиту, можно отсортировать по возрасту, или сделать настраиваемую сортировку, где вы сами решаете кто на каком месте в журнале будет находиться. Это удобно для групп с индивидуальным учетом, где преподаватели выставляют клиентов по порядку посещения по времени.