Основы 🧱

Основные структурные элементы системы включают

0. Система управления и навигации
1. Группы и журнал
2. Биллинг
3. Комментарии
4. Списки
5. Документы (ранее Вики)
6. Профиль клиента
7. Профиль пользователя

Управление и навигация

Как и большинство современных систем навигации Гулливер ЦРМ имеет схожие элементы интерфейса: кнопки, меню и т.д. Одно из наших отличий — мы активно используем контекстное меню, которое вызывается правой кнопкой мыши или длинным нажатием на экране телефона.

Большинство действий в системе можно отменить, поэтому экспериментируйте...

Поиск из панели навигации

Поиск из панели навигации позволяет находить клиентов в системе по двум символам из имени или фамилии, а также по номеру телефона. При клике на найденном клиенте вы перейдете в окно клиента. Система будет искать сначала точное совпадение и активных клиентов, затем неточные совпадения и среди архивных клиентов. Алгоритм поиска клиентов постоянно улучшается.

Кнопка добавить на панели навигации

Кнопка добавить на панели навигации позволяет добавлять сущности в систему из любого окна. Добавление информации в систему является самой частой операцией, поэтому эта кнопка находится всегда на поверхности и вызывает соответствующие формы. Можно добавлять клиента, группу, программу, филиал, список, документ и др.

💡 Важно

• Выводится 10 наиболее подходящих результатов;
• Если вводить ё, то сначала будут выводиться результаты, содержащие ё;
• Добавляя новые символы, вы уменьшаете разброс результатов;
• Список разделен на активных и неактивных клиентов, сначала всегда выводятся активные клиенты.

👨‍👩‍👦‍👦 Группы

Группы — это основной первый экран системы, содержащий информацию об активных группах, с системой фильтрации по названию группы, филиалу и программе. Каждая группа имеет название и привязку к конкретному филиалу и программе, а также информацию о пользователях, имеющих доступ к каждой группе.

При клике левой кнопкой мыши группа открывается в журнале. Правой кнопкой мыши открывается контекстное меню группы.

Через контекстное меню можно:

1. Закрепить группы вверху списка.
2. Отписаться от комментариев из этой группы.
3. Скопировать ссылку на группу для отправки через сообщение или других целей.
4. Открыть группу в новой вкладке.
5. Добавить комментарий.
6. Отредактировать группу.
7. После закрытия группы ее можно отправить в архив.
8. Кнопка «Поделиться» контекстного меню предназначена для возможности поделиться правами доступа — то есть дать права на редактирование этой группы педагогу или администратору.

👨‍👩‍👦‍👦 Журнал

Журнал — второй краеугольный камень системы после групп. Содержит подробную информацию о посещениях, пропусках, отработках, переводах, дает возможность комментировать, принимать платежи, выставлять инвойсы и многое другое. По сути, за редким исключением, практически весь функционал системы можно получить прямо из журнала.

Подробнее о журнале читайте в разделе — Журнал.

💰 Биллинг

Биллинг — система учета финансовых взаимоотношений с клиентом, включающая различные виды финансовых документов. Этот на первый взгляд причудливый набор терминов и их взаимоотношений абсолютно необходим, чтобы финансовая система вашего бизнеса работала устойчиво и всегда можно было свести баланс. Время, потраченное на ее понимание, является самой лучшей инвестицией 😎.

Примерная схема биллинга включает:

• Платежи — пополняют баланс клиента;
• Инвойсы — бухгалтерский документ, удостоверяющий факт оказания услуг и их стоимость;
• Возвраты — иногда деньги приходится возвращать;
• Переводы — иногда просят перевести остаток другому клиенту;
• Списания — закрывают инвойсы с баланса;
• Кассы — фиксируют наличные расчеты;
• Цены — определяют стоимость программ: за период, за занятие или за пакет занятий;
• Скидки — делают цену гибче: статичные и динамические, процентные и абсолютные.

В центре системы находится баланс клиента. Он пополняется платежами, а с него списываются средства на услуги. На основании программ, на которые записан клиент, выставляются инвойсы. При достаточных средствах на балансе происходит списание и закрытие соответствующих инвойсов. Если денег недостаточно, баланс можно пополнить платежом или переводом от другого клиента. Независимо от филиалов и программ у клиента один баланс.

Проект биллинга покрывает все возможные варианты финансового взаимодействия с клиентом, при этом остается достаточно прозрачным и структурированным. Чтобы ни произошло, всегда удается разобраться.

Подробнее о структуре и возможностях биллинга в Гулливер ЦРМ можно узнать из статьи про биллинг.

💬 Комментарии

Комментарии предназначены для обогащения информацией сущности системы. Практически к любой сущности в системе можно прикрепить комментарий.

В настоящий момент комментировать можно:

1. Группу
2. Клиента
3. Урок
4. Ячейку посещения
5. Инвойсы
6. Платежи
7. Цены
8. Переводы
9. Возвраты
10. др.

Добавление комментария

Чаще всего комментирование доступно при нажатии правой кнопки мыши.

Любой комментарий после добавления отображается специальным значком 💬. При наведении либо при нажатии левой кнопки мыши на значке комментария можно увидеть текст комментария. В комментарии можно упомянуть другого сотрудника, введя символ @. При этом пользователю, которого упомянули, придет соответствующее уведомление.

С комментарием можно:

1. Просмотреть
2. Отредактировать
3. Ответить на комментарий
4. Удалить

💡 Важно:

• Оптимальным решением является комментирование для сохранения дополнительной информации о сущности для себя и в первую очередь для другого сотрудника. Поэтому комментарий должен быть понятен, привязан к правильной сущности и максимально коротким. После потери необходимости в сохранении данной информации комментарий может быть удален.
• В идеальном мире любая нестандартная ситуация должна сопровождаться комментарием, чтобы было понятно, что произошло остальным пользователям системы.
• То есть вы пишете комментарии в первую очередь для других пользователей системы и во вторую очередь для себя.
• Упоминайте других сотрудников, если хотите, чтобы они прочли ваш комментарий.

Списки

Основную проблему, которую решают списки, — это сегментация клиентов 👨‍👩‍👦, то есть выделение из всех клиентов некоторых групп (новых, старше 10 лет, которые ходили в такой-то филиал, и т.д.). Признаки, по которым вы можете проводить сегментацию, зависят от вашей фантазии и целей.

Если вы создали гениальный список, вы можете сохранить его в виде шаблона 🔭, чтобы использовать его позже в следующем году или в другом филиале. Основными свойствами списков являются сегментация, автоматизация, фильтрация, импорт, экспорт и иммутабельность.

Подробнее о списках в нашей статье в блоге Списки или зачем сегментировать клиентов.

📄 Документы

Документы (ранее — Вики) предназначены, чтобы сохранять, делиться и публиковать информацию 📚. Решает проблему очевидных вещей. Решает проблему сохранения и воспроизведения внутренней информации.

Документы — это инструмент, который может значительно улучшить совместную работу внутри компании. Он позволяет сотрудникам быстро и легко обмениваться информацией, идеями и знаниями, что может существенно повысить эффективность работы и сократить время на выполнение задач ⏳.

Документы разделены на проекты 🗂, которые вы можете создавать самостоятельно. Каждый проект содержит страницы, наполненные информацией 🎥🎨📃. Вы можете делиться проектами со своими сотрудниками для совместной работы. Разные варианты прав доступа позволяют давать право на редактирование или только доступ к прочтению.

Кроме того, в разделе Документы можно создавать шаблоны документов и вставлять в них переменные {{переменная}}, которые заполняются при экспорте клиента, инвойса или платежа. Это позволяет автоматизировать создание договоров, актов выполненных работ и других документов с выгрузкой в PDF.

👶 Профиль клиента

Профиль клиента — это место концентрации информации о клиенте и его взаимоотношениях с компанией. Этот раздел мало отличается от стандартных CRM-систем. Если вам нужна функция, которая касается клиента, все можно выполнить из его профиля: отменить неверную отработку, посмотреть все платежи клиента и т.д.

Профиль включает:

• ФИО, телефон, дату рождения, контактные данные родителя
• Программы, которые посещает или посещал клиент
• Биллинг клиента — все его финансовые документы
• Медицинские справки
• Отработки
• Переводы между группами
• SMS-сообщения (если включена интеграция)
• Звонки (если включена интеграция)
• Документы клиента
• Историю клиента

Биллинг клиента — наиболее емкая часть профиля, включающая первичные финансовые документы клиента. Биллинг клиента включает:

• Инвойсы клиента
• Платежи
• Баланс
• Переводы
• Возвраты
• Систему фильтрации по периоду

Переключаясь между вкладками, можно сформировать максимально полное представление о финансовых взаимоотношениях клиента с компанией. Кроме информации для ознакомления есть возможность добавления новых соответствующих финансовых документов и редактирования информации о клиенте.

👩‍🏫 Профиль пользователя

Профиль предназначен для концентрирования информации о пользователе системы и включает:

1. Мой профиль (имя, фамилия, телефон, фотография, персонализация)
2. Раздел прав доступа

В зависимости от прав доступа вы можете редактировать или только просматривать информацию в различных разделах. Раздел отчетов не редактируется и доступен только для просмотра. Индивидуальные отчеты группируются по месяцам, например 2021-05 — это май 2021 года, и включают количество уроков и посещений в каждой группе, которую ведет пользователь.

💡 Важно

1. Правилами хорошего тона предусматривается, что вы введете имя, фамилию и телефон, которые соответствуют реальности. Если вы не заполнили профиль — везде в системе вместо ваших ФИО будет отображаться email, добавленный при регистрации.
2. Педагогическая нагрузка будет включать только подписанные преподавателем уроки (см. раздел журнала).