Биллинг 💰

Биллинг - система учета финансовых взаимоотношений с клиентом, включающая различные виды финансовых документов. Этот на первый взгляд причудливый набор терминов и их взаимоотношений абсолютно необходим, чтобы финансовая система вашего бизнеса работала устойчиво, и всегда можно было свести баланс. Время, потраченное на ее понимание, является самой лучшей инвестицией 😎.

Биллинг включает:

• Платежи
• Инвойсы - это бухгалтерский документ, удостоверяющий факт оказания услуг и их стоимость
• Возвраты - иногда деньги придется возвращать
• Переводы - иногда просят перевести остаток на балансе другому клиенту, чтобы он не пропал
• Списания
• Кассы
• Цены
• Скидки

Баланс 🔮

Система биллинга очень похожа по работе на биллинг операторов сотовой связи. В центре системы находится баланс клиента. Мы его пополняем платежами, которые можно вносить разными способами (через банк, кассу, ЕРИП, другие системы оплаты). Затем, с баланса клиента происходит списание средств на различные услуги: смс, звонки интернет. В распечатке в конце месяца мы можем узнать, какое количество звонков, смс мы сделали, и сколько каждая из услуг стоила. Каждая из услуг отдельно списывает с баланса необходимую сумму.

В нашей системе, на основании программ на которые записан клиент, выставляются инвойсы (счет-фактуры) и имеют открытый статус. В дальнейшем при наличии достаточных средств на балансе клиента происходит списание денежных средств с баланса с закрытием соответствующих инвойсов, при этом баланс уменьшается на сумму закрытых инвойсов.

Проект биллинга покрывает все возможные варианты финансового взаимодействия с клиентом, при этом остается достаточно прозрачным и структурированным. Чтобы не произошло всегда удается разобраться.

Примерная схема биллинга изображена на рисунке ниже и включает:

Баланс 🔮

Система биллинга очень похожа по работе на биллинг операторов сотовой связи. В центре системы находится баланс клиента. Мы его пополняем платежами, которые можно вносить разными способами (через банк, кассу, ЕРИП, другие системы оплаты). Затем, с баланса клиента происходит списание средств на различные услуги: смс, звонки интернет. В распечатке в конце месяца мы можем узнать, какое количество звонков, смс мы сделали, и сколько каждая из услуг стоила. Каждая из услуг отдельно списывает с баланса необходимую сумму.

В нашей системе, на основании программ на которые записан клиент, выставляются инвойсы (счет-фактуры) и имеют открытый статус. В дальнейшем при наличии достаточных средств на балансе клиента происходит списание денежных средств с баланса с закрытием соответствующих инвойсов, при этом баланс уменьшается на сумму закрытых инвойсов.

Если денежных средств на балансе недостаточно, баланс можно пополнить внесением платежей либо переводом от другого клиента.

Баланс может быть увеличен:

• Платежами (payment) (наличные, банковский, ерип, и т.д.). В теории это может быть большой один платеж, тысяча маленьких, отдельный платеж на каждую программу, по которой занимается клиент. Все платежи увеличат баланс на сумму платежа.
• Переводом (transfer) от другого клиента.

Баланс может быть уменьшен:

• Списаниями (charge) с баланса клиента для закрытия инвойса (invoice);
• Возвратом денег клиенту через кассу (refund);
• Переводом другому клиенту (transfer);

Инвойсы 🎓

Второй краеугольный камень системы - Инвойсы.

Эквивалентом предоставленной услуги (абонемент программы, 4 индивидуальных урока у логопеда и т.д.) в нашей системы является инвойс (счет-фактура), точнее закрытый инвойс. На каждую программу ежемесячно необходимо выставлять инвойс. Система это делает автоматически 25 числа ежемесячно на следующий учебный месяц. Если инвойс отсутствует, его необходимо выставить самостоятельно. Таким образом человеку, который посещает 3 программы, ежемесячно должны выставляться 3 инвойса по цене соответствующих программ. (см. раздел Инвойсы). Однако инвойсы выставляются в открытом виде.

После того, как у клиента появляются инвойсы, система ежедневно пытается их закрыть. Закрыть инвойс возможно только при достаточности денег на балансе. Если денег недостаточно, это свидетельствует о необходимости увеличить баланс клиента платежами или платежом. Таким образом баланс клиента — это сундук, который клиент должен пополнять, чтобы в последующем оттуда доставать деньги для получения услуг.

Цены

Сумма инвойса зависит от цены программы и применённых скидок. Поэтому цены и скидки — важная часть биллинга: именно они определяют, какая сумма попадёт в инвойс и сколько денег потребуется списать с баланса клиента.

Цены устанавливаются за программу в разделе Настройки → Финансы → Цены. У цены может быть разная единица измерения услуг: период, занятие или пакет занятий. Если цена за период, посещаемость не влияет на стоимость. Если цена за занятие, каждое посещение или пропуск без уважительной причины уменьшает купленное количество занятий. Пакеты занятий позволяют сделать разные цены за урок в зависимости от количества занятий: например, 1 занятие — 30 ₽, 4 занятия — 100 ₽, 8 занятий — 160 ₽.

У цены всегда есть дата начала действия. Задним числом цены добавлять нельзя. Если цена ещё не вступила в силу, её можно изменить или удалить. Если цена уже вступила в силу, изменить или удалить её нельзя, но можно добавить новую цену с новой датой старта. Нельзя менять тип цены с периода на урок и наоборот. Такой подход сохраняет системность, масштабируемость и контролируемость: всегда можно понять, кто, когда и по какой цене выставил инвойс.

Скидки 💎

Скидки настраиваются в разделе Настройки → Финансы → Скидки. Они бывают статичные и динамические, временные и постоянные. Статичные скидки — персональные или групповые — применяются без условий. Динамические скидки зависят от выполнения условия: например, клиент ходит на две и более программы или несколько членов одной семьи занимаются в системе. Если условие выполнено, скидка работает; если нет — не применяется.

Скидка может быть выражена процентом или абсолютной суммой. При создании скидки можно выбрать вариант «процент» или «абсолютная». Процентная скидка иногда формирует сумму с копейками, что не очень удобно для наличных расчётов, но её не нужно менять при изменении цены: цена выросла — процент автоматически увеличивает размер скидки. Абсолютная скидка даёт более круглые суммы, но при изменении цены на программу такие скидки нужно пересматривать.

Если у клиента сразу несколько скидок, система выбирает одну, самую выгодную — с максимальным процентом, и применяет её. Цены и скидки применяются в момент выставления инвойса: приложение проверяет все возможные условия и подставляет в инвойс подходящую цену и скидку. При этом данные можно скорректировать вручную: у пользователя (администратора) есть возможность изменить сумму инвойса или отключить применение скидок, если их не нужно применять.

Пример из жизни 🤦‍♂️

Иванов Василий ходит на шахматы и английский. 25 числа на следующий месяц ему автоматически выставятся 2 инвойса по ценам месячных абонементов этих программ. Примерно: инвойс №1 на шахматы - 80 руб., №2 английский - 100 руб. Итого 180 рублей. Для закрытия этих инвойсов он должен пополнить баланс на 180 рублей. Однако пополнение не зависит от нас. Он может пополнить на 500, что больше необходимого, при этом все инвойсы закроются и на балансе останется 320 рублей на следующий месяц, он может оплатить 180 рублей и все инвойсы закроются и на балансе будет 0. Или платить ежедневно по 5 рублей 32 платежа (ну так хочет он) 🤪. В этом случае система будет ежедневно пытаться закрывать инвойсы, на которые хватит денег: сначала, когда денег хватит, закроется самый дешевый на 80 рублей, потом на 100 рублей и т.д., однако пока инвойс не закрыт, разница между балансом и суммой выставленных инвойсов будет отображаться у клиента.

После закрытия всех инвойсов Васи, можно считать наши финансовые отношения на этот месяц урегулированными и свободно предоставлять ему услуги и занятия. Любой минус на балансе будет свидетельствовать, что Вася что-то не доплатил и требует внимания со стороны администратора.

💡 Важно 📢

Не зависимо в какие филиалы, на какие программы ходит наш клиент, у него один баланс.

Ошибки и их решение

Мы все делаем ошибки 🐞 и это нормально. Такие ошибки появляются достаточно редко, но они случаются... Мы предусмотрели вероятность человеческих ошибок на всех этапах, поэтому в систему заложены механизмы решения таких проблем.

1. Неверный платеж - если платеж меньше необходимого, внесите недостающую сумму еще одним платежом; если платеж больше необходимого сделайте возврат
2. Неверный возврат - если возврат меньше необходимого, верните недостающую сумму еще одним возвратом; если возврат больше необходимого сделайте платеж
3. Неверный перевод - сделайте обратный перевод;
4. Неверная сумма открытого инвойса - отмените инвойс и выставьте новый инвойс на правильную сумму.
5. Неверная сумма закрытого инвойса. Закрытый инвойс свидетельствует, что произошло списание, а значит баланс клиента уменьшился на сумму инвойса. Просто отменить инвойс в таком случае не получится, и система не позволит это сделать. Однако отменить его все же можно. Это могут делать пользователи с высоким уровнем доступа (директор, админ), при этом сформируется новый корректирующий документ, который называется коррекцией, при этом произойдет возврат денежных средств на баланс клиента на сумму инвойса. После этого нужно выставить новый инвойс на верную сумму и закрыть его с баланса.