
# Mailings 💌

Mailings play an important role in modern business and marketing, providing companies with an effective way to inform clients about their products and services.

Firstly, through mailings, companies can quickly and effectively deliver information about their promotions, new products, or special offers to clients, remind forgetful clients about events, classes, etc. Thanks to this, clients can stay informed about all current events and have the opportunity to quickly respond to offers that interest them.

With the right approach, mailings allow for continuous interaction with clients, notifying them about the status of orders, changes in services, or other important events. This helps strengthen relationships with clients and increase the level of trust in the brand.

For mailings to work fully, you need to connect an [SMS service integration](/user-guide/rocket-sms "SMS Service Integration") and/or [email](/user-guide/yandex-mail "Email Service Integration").

To add a mailing, you need to select several clients in the journal (list) by holding down the Ctrl key, or through the **context menu** -> **Add Mailing**.

![Adding a Mailing](/assets/images/guides/sendings/sendings_1.jpg "Adding a Mailing in Gulliver CRM")

After adding the text, you can save it as a template for the future. Or you can take text from a ready-made template. Working with templates is easy. You can add or delete them at any time.

![Adding a Mailing](/assets/images/guides/sendings/sendings_3.jpg "Adding a Mailing in Gulliver CRM")

After adding the text, you need to save the mailing. At this point, nothing has been sent to anyone yet. If you want to send immediately, after saving, you can immediately click the send button and the messages will be sent. If you want to delay, you can send it later.

To do this, go to mailings in the system settings and click the send button through the context menu. There you can also rename the mailing to whatever you like.
![Sending a Mailing](/assets/images/guides/sendings/sendings_4.jpg "Adding a Mailing in Gulliver CRM")

That's it, the messages are sent! In the client's profile, you can track the status of the SMS message (delivered or not).

## P.s. 🧩🏆

> In general, mailings allow companies to quickly and effectively reach their audience, maintain constant interaction with clients, and increase the effectiveness of their marketing campaigns. The use of mailings contributes to increased sales, brand strengthening, and a higher level of customer satisfaction.


Mailings 💌


# Basics 🧱

The main structural elements of the system include:

0. Management and Navigation System
1. Groups and Journal
2. Billing
3. Comments
4. Lists
5. Wiki
6. Client Profile
7. User Profile

## Management and Navigation

Like most modern navigation systems, Gulliver CRM has similar interface elements: buttons, menus, etc. One of our distinctions is the active use of context menus, which are invoked by right-clicking with the mouse or a long press on a phone screen.

![Management and Navigation](/assets/images/guides/basics/basics_1.jpg "Management and Navigation in Gulliver CRM")

Most actions in the system can be undone, so feel free to experiment...

### Search from the Navigation Bar

The search from the navigation bar allows you to find clients in the system by two characters from their first or last name, as well as by phone number. Clicking on a found client will take you to the client's window. The system will first search for exact matches and active clients, then for inexact matches and among archived clients.

![Client Search and Results](/assets/images/guides/basics/basics_3.jpg "Client Search and Results in Gulliver CRM")

### The Add Button on the Navigation Bar

The add button on the navigation bar allows you to add entities to the system from any window. Adding information to the system is the most frequent operation, so this button is always visible and brings up the corresponding forms. You can add a client, group, program, branch, list, wiki project, and more.

![Add Button](/assets/images/guides/basics/basics_8.jpg "Add Button in Gulliver CRM")

**💡 Important**

- The 10 most relevant results are displayed;
- If you enter 'ё', results containing 'ё' will be displayed first;
- Adding new characters narrows down the range of results;
- The list is divided into active and inactive clients, with active clients always displayed first.

## 👨👩👦👦 Groups

Groups are the main initial screen of the system, containing information about active groups, with a filtering system by group name, branch, and program, as shown in the image above. Each group has a name and is linked to a specific branch and program, as well as information about users who have access to each group.

Clicking the left mouse button opens the group in the [Journal](/user-guide/journal "Gulliver CRM -> Journal"). Right-clicking opens the group's context menu.

![Group Context Menu](/assets/images/guides/basics/basics_2.jpg "Group Context Menu in Gulliver CRM")

Through the context menu, you can:

1. Pin groups to the top of the list.
2. Unsubscribe from comments in this group.
3. Copy the group link for sending via message or other purposes.
4. Open the group in a new tab.
5. Add a comment.
6. You can edit the group.
7. After closing the group, it can be sent to the archive.
8. The Share button in the context menu is for sharing access rights, in other words, granting editing rights for this group to a teacher or administrator.

## 👨👩👦👦 Journal

The Journal is the second cornerstone of the system after groups. It contains detailed information about attendance, absences, make-ups, transfers, and allows commenting, accepting payments, issuing invoices, and much more. In essence, with rare exceptions, almost all system functionality can be accessed directly from the journal.

![Journal](/assets/images/guides/journal/journal_1.jpg "Journal in Gulliver CRM")

Read more about the journal in the section - [Journal](/user-guide/journal "Gulliver CRM -> Journal")

## 💰 Billing

Billing is a system for accounting for financial relationships with clients, including various types of financial documents. This seemingly whimsical set of terms and their relationships is absolutely necessary for your business's financial system to be stable and for balances to always be reconcilable. The time spent understanding it is the best investment 😎. The approximate billing scheme includes:

- Payments
- Invoices - a accounting document confirming the provision of services and their cost.
- Refunds - sometimes money will need to be returned.
- Transfers - sometimes they ask to transfer the balance to another client.
- Prices - allow changing the price of lessons over time.
- Cash Registers

![Billing Screen (Finance)](/assets/images/guides/basics/basics_7.jpg "Billing Screen (Finance) in Gulliver CRM")

The billing project covers all possible variants of financial interaction with a client, while remaining quite transparent and structured. No matter what happens, it's always possible to figure it out.

Learn more about the structure and capabilities of billing in Gulliver CRM in the [article about billing](/user-guide/billing "Billing").

## 💬 Comments

Comments are intended to enrich system entities with information. You can attach a comment to almost any entity in the system.

Currently, you can comment on:

1. Group
2. Client
3. Lesson
4. Attendance Cell
5. Invoices
6. Payments
7. Prices
8. Transfers
9. Refunds
10. etc.

### Adding a Comment

Most often, commenting is available by right-clicking.

![Adding a Comment](/assets/images/guides/basics/basics_4.jpg "Adding a Comment in Gulliver CRM")

Any comment after being added is displayed with a special 💬 icon. Hovering over or clicking the left mouse button on the comment icon will show the comment text. You can mention another employee in a comment by entering the @ symbol. The mentioned user will receive a corresponding notification.

### With a comment, you can:

1. View
2. Edit
3. Reply to a comment
4. Delete

**💡 Important:**

- The optimal solution is to use comments to save additional information about an entity for yourself, and first and foremost for another employee. Therefore, the comment should be understandable, linked to the correct entity, and as short as possible. Once the information is no longer needed, the comment can be deleted.
- In an ideal world, any non-standard situation should be accompanied by a comment so that other system users understand what happened.
- That is, you write comments primarily for other system users, and secondarily for yourself.
- Mention other employees if you want them to read your comment.

## Lists

The main problem that lists solve is client segmentation 👨👩👦, i.e., separating some groups from all clients (new ones, those older than 10, those who attended such and such a branch, etc.). The criteria by which you can segment depend on your imagination and goals.

![Lists in Gulliver CRM](/assets/images/features/lists/lists_4.png "Lists in Gulliver CRM")

If you have created a **brilliant** list, you can save it as a [template](/features/templates "Gulliver CRM -> Templates")🔭 to use it next year later or in another branch. The main properties of lists are segmentation, automation, filtering, import, export, and immutability.

Read more about lists in our blog article [Lists or Why Segment Clients](/features/templates "Lists or Why Segment Clients")

## Wiki

Wikis are designed to save, share, and publish information 📚. They solve the problem of obvious things. They solve the problem of saving and reproducing internal information.
![Wiki](/assets/images/features/wiki/wiki_1.png "Example Wiki in Gulliver CRM")

Wiki is a tool that can significantly improve collaboration within a company. It allows employees to quickly and easily exchange information, ideas, and knowledge, which can significantly increase work efficiency and reduce the time spent on tasks ⏳.

The wiki is divided into projects 🗂 that you can create yourself. Each project contains pages filled with information 🎥🎨📃. You can share projects with your employees for collaboration. Different access rights options allow granting editing rights or just read access.

## 👶 Client Profile

The client profile is the central point for information about a client and their relationship with the company. This section differs little from standard CRM systems. If you need a function related to a client, everything can be done from their profile. Cancel an incorrect make-up lesson, view all client payments, etc.

The profile includes:

- Full name, phone, date of birth, parent's contact information
- Programs the client attends or has attended
- Client billing - all their financial documents
- Medical certificates
- Make-up lessons
- Transfers between groups
- SMS messages (if integration is enabled)
- Calls (if integration is enabled)

![Client Profile](/assets/images/guides/basics/basics_5.jpg "Client Profile in Gulliver CRM")

Client billing is the most extensive part of the profile, including the client's primary financial documents. Client billing includes:

- Client invoices
- Payments
- Balance
- Transfers
- Refunds
- Filtering system by period

Switching between tabs allows you to form the most complete picture of the client's financial relationship with the company. In addition to information for review, there is the possibility of adding new relevant financial documents and editing client information.

## 👩🏫 User Profile

The profile is designed to concentrate information about the system user and includes:

1. My Profile (First Name, Last Name, Phone, Photo, Personalization)
2. Access Rights Section
3. Workload Reports Section
4. Clients associated with the user.

Depending on your access rights, you can edit or only view information in various sections. The reports section is not editable and is only available for viewing. Individual reports are grouped by month, for example, 20215 is May 2021, and include the number of lessons and attendances in each group the user leads.

**💡 Important**

1. Good practice dictates that you enter a first name, last name, and phone number that correspond to reality. If you do not fill in your profile, your email address added during registration will be displayed everywhere in the system instead of your full name.
2. Teaching workload will only include lessons signed by the teacher (see the journal section).


Basics 🧱


# Groups 🗓️

Groups are the main initial screen of the system, containing information about active groups, with a filtering system by group name, branch, and program, as shown in the image above. Each group has a name and is linked to a specific branch and program, as well as information about the users who have access to each group. Your screen will display the groups you have access to. If there are no groups, it is likely that the administrator has not granted you the appropriate access.

Clicking the left mouse button on a group opens it in the [journal](/user-guide/journal "Gulliver CRM -> Journal"). The right mouse button opens the group's context menu.

![Group Context Menu](/assets/images/guides/basics/basics_2.jpg "Group Context Menu in Gulliver CRM")

Through the context menu, you can:

1. Pin groups to the top of the list (pinned groups are always displayed at the top).
2. Copy the group link for sending via message or other purposes.
3. Open the group in a new tab.
4. Add a comment.
5. Add a task.
6. Edit the group.
7. After closing a group, it can be sent to the archive.
8. The Share button in the context menu is for sharing access rights, in other words, giving editing rights for this group to a teacher or administrator.
9. You can add the group to the schedule.

### Searching and Filtering Groups

Searching and filtering groups allows for flexible filtering of groups by branch, program parameters, or a few letters in the name. When selecting a branch and program, groups matching your selection will be displayed. You can enter a few characters from the group name, and only groups containing these characters in their name will be displayed.

![Searching for a Group by Name and Filter](/assets/images/guides/basics/basics_6.jpg "Searching for a Group by Name and Filter in Gulliver CRM")

**💡 Important**

1.  The lifecycle of a group ends with its closure and transfer to the archive category. This usually happens at the end of the year or academic period. Along with sending the group to the archive, all clients in the group are also sent to the archive.
2.  To search for a group that has been moved to the archive, you need to click the **active** button in the search bar. This will change it to **archive**, and the search will be performed among archived groups.
3.  Groups cannot be deleted if they contain clients; only an empty group can be deleted.

### Schedule

To the right in the group search bar, there is a button to switch the group display to the "Schedule" view.

![Schedule in Gulliver CRM](/assets/images/guides/basics/basics_17.jpg "Schedule in Gulliver CRM")

This tool allows you to add groups to the schedule. By clicking on the corresponding date, you can set up one-time and recurring events.

For example ☝️ you can set up a group to be in the schedule **every Tuesday, Thursday from 17:00 to 17:45**.

Furthermore, you can set the start date for the group in the schedule and the end date. For example, starting on September 1st and ending on May 31st.


Groups 🗓️


# Journal

The Journal is the heart of the system. 💡 Most processes can be carried out directly from the journal.

### Main Sections:

- Group Name
- Branch
- Program
- Price for a subscription or per lesson for per-lesson accounting
- Average attendance and average age of children in the group
- Lessons
- Clients
- Cells

![Journal](/assets/images/guides/journal/journal_1.jpg "Journal in Gulliver CRM")

### Adding Lesson(s)

Click the "+" in the lessons row, select the date or multiple dates, pay attention to the current month, and click the Add button. Lessons are added. It is possible to add multiple lessons on the same day in the same group. The addition process is exactly the same.

![Adding Lessons](/assets/images/guides/journal/journal_3.jpg "Adding Lessons in the Journal in Gulliver CRM")

### Marking Attendance

In the image above, you see that the attendance cells in the journal have different contrasting colors. Each color represents a different attendance result. Green - the client attended 👍, red - did not attend 👎, yellow - did not attend for a valid reason (e.g., sick), light blue - planned attendance (e.g., the client has registered for this group and attendance is only planned), dark blue is a separate type of attendance (when a client is making up a previously missed lesson for a valid reason). See below.

![Attendance Marks](/assets/images/guides/journal/journal_2.jpg "Attendance Marks in the Journal in Gulliver CRM")

To mark attendance, select the cell with the left mouse button at the intersection of the corresponding client and lesson and mark the attendance status of the session. Then select the color describing the specific situation with the client; the cell will change color. 💡 You can select many cells at once and mark them with one click. To do this, hold down the Ctrl key, select the necessary cells for marking, release the Ctrl key, select the color - all cells will change color simultaneously. Later, you can change the status of the session by clicking the left mouse button on the colored cell and selecting a different color.

#### Trial Lesson

💡 This is a special type of lesson that is only planned and marked in light blue. If the client attended this lesson, you need to change the color to green. If they did not attend, you need to find out the reason for non-attendance and add a comment via the context menu.

### Adding a Client

Click the left mouse button on **+ Add** in the client list. In the menu, select to add a new client (the client has not attended before) or an old client (we know they are in our database). To add a new client, you will need to enter their details, select the first lesson you jointly planned for attendance, and add a comment if necessary. After filling in the required fields, click the **Invite** button. The client and a light blue cell for the lesson with the planned date will be added to the journal.

![Adding a New Client](/assets/images/guides/journal/journal_4.jpg "Adding a New Client in the Journal in Gulliver CRM")

When adding a **new** client, the application tries to find them in the database and finds all similar ones. This helps solve the problem of duplicates due to errors in the last name, phone number, or other data. If you find a duplicate when adding a new client, you can immediately add the client from the database by clicking on it.

When adding an **old** client, the menu will be different. (🤪🎲 Unfortunately, our naming is poor; if you can think of a better name for this group of clients, we will gladly rename them). See the image below. You won't have to enter their contact details, but you will need to find this client. You can enter the client's last name, first name, or phone number in the search bar. 💡 The system will first search for exact matches among active clients, then for inexact matches and among archived clients. After you have found and selected the desired client, you need to select the date of this client's planned first lesson in this group. The lessons that are already in this group are highlighted with the system color. After clicking the add button, the found client will be added to the group, and a light blue cell will be added for the selected lesson, indicating that a session is planned for that date with this client.
![Adding an Old Client](/assets/images/guides/journal/journal_5.jpg "Adding an Old Client in the Journal in Gulliver CRM")

💡 If you click on a white cell in the bottom row, a similar menu for adding a new or old client will appear, and you will be adding the client to the specific selected lesson to which that cell refers.

### Adding a Make-up Session

A make-up session is a special type of lesson. If a person is sick, they are not at fault for the absence, and it is fair to provide them with the service in the form of a lesson for which they paid. This is especially important in industries where lessons are for very young children (children's clubs, for example). To account for such situations, make-up sessions for missed lessons have been devised. The mechanism works as follows.

![Adding a Make-up Session](/assets/images/guides/journal/journal_6.jpg "Adding a Make-up Session in the Journal in Gulliver CRM")
A lesson missed for a valid reason is marked yellow, not red. The assessment of the validity of the reason is outside the system and is at the discretion of the administrator. All yellow cells are accounted for each client. When adding a make-up session, we can select the lesson that we plan to make up with the client.

![Adding a Make-up Session](/assets/images/guides/journal/journal_7.jpg "Adding a Make-up Session in the Journal in Gulliver CRM")

After adding a make-up session, the lesson cell will turn purple, the made-up lesson will be removed from the list of lessons missed for a valid reason, and a paperclip icon will appear on both cells. If you click on it, you will be provided with full information (who, when, and where the make-up session took place).

![Make-up Session Information](/assets/images/guides/journal/journal_8.jpg "Make-up Session Information in the Journal in Gulliver CRM")

### Trial Lesson

Alternatively, you can add a client or a make-up session through an empty cell at the bottom of the lesson column.
![Pink Cells in Gulliver CRM](/assets/images/blog/funnel-release_1.png "Pink Cells in Gulliver CRM")
We use a light blue cell for any planned lesson. In this case, the client does not become active in this group, and it is not displayed in the client's active groups. You should use a pink cell when scheduling a trial lesson, if you have one. In this case, the client becomes active in this group. Use a dark blue cell when adding a make-up session if the client is not yet in the group.

### Transferring to Another Group

A situation may arise where a client or system user decides to change groups. To ensure that information is not lost, a transfer must be processed. To do this, select **Transfer to Group** from the client's context menu. Select the group for transfer (any transfers are possible, even between branches), select the lesson that will be the first for this client in the new group (💡 Mandatory condition), and click the **Move** button.

![Transferring a Client to Another Group](/assets/images/guides/journal/journal_9.jpg "Transferring a Client to Another Group in the Journal in Gulliver CRM")

After adding the transfer, the client becomes inactive (pale color). A transfer icon in the form of arrows is added. As with make-up sessions, by clicking on this icon, you can get all the information about the transfer.

### Stopped Attending

After the client confirms their unwillingness to continue attending, you need to find out the reason, comment on the last attended cell with information about the reason they stopped attending. If there are open invoices, they need to be canceled, or if they attended for part of the month, payment for the attended lessons must be obtained. Close the financial documents and send the client to the archive.
![Archiving a Client](/assets/images/guides/journal/journal_10.jpg "Archiving a Client in the Journal in Gulliver CRM")

After a client is sent to the archive, they are assigned the status **Archived**, automatic system actions related to them cease (automatic invoices are not generated), and their row changes to a muted color (inactive) and is moved to the bottom of the list in the group.

**💡 Important**

### Basic Principles of Working with the Journal:

- Any plus sign adds something: you can add a lesson or lessons, you can add a new or old client, you can add special columns where you can enter information for reference.
- You can click on any element (lesson, client, empty or filled cell) with the left or right mouse button to get a menu with various options (you can experiment).
- Any element can and should be commented on directly in the journal by right-clicking and then adding a comment.
- If you are working on a phone, you need to use a long press on the phone screen instead of the right mouse button on a computer to access the context menu.
- The journal has two lists of clients: active (bright) - clients actively attending, inactive (muted, pale color) - clients who have stopped attending, make-up sessions, planned sessions.
- You can only delete a light blue cell (planned session) and an empty lesson (no attendance) from the journal; if a client has no active cells, they will be automatically removed from the journal.
- If a client has stopped attending, they should be sent to the archive.
- You can change the sorting in the journal; by default, it is alphabetical, you can sort by age, or create a custom sort where you decide who will be in which position in the journal. This is convenient for groups with individual accounting, where teachers arrange clients in order of attendance by time.


Journal 📚


# Billing 💰

Billing is a system for accounting for financial relationships with clients, including various types of financial documents. This seemingly whimsical set of terms and their relationships is absolutely necessary for your business's financial system to be stable and for balances to always be reconcilable. The time spent understanding it is the best investment 😎.

Billing includes:

- Payments
- Invoices - an accounting document confirming the provision of services and their cost.
- Refunds - sometimes money will need to be returned.
- Transfers - sometimes they ask to transfer the remaining balance to another client so it's not lost.
- Charges
- Cash Registers

![Billing Screen (Finance)](/assets/images/guides/basics/basics_7.jpg "Billing Screen (Finance) in Gulliver CRM")

### Balance 🔮

The billing system is very similar in operation to mobile phone operator billing. At the center of the system is the client's **balance**. We top it up with payments, which can be made in various ways (via bank, cash register, ERIP, other payment systems). Then, funds are debited from the client's **balance** for various services: SMS, calls, internet. In the statement at the end of the month, we can find out how many calls and SMS we made and how much each service cost. Each service individually debits the required amount from the balance.

In our system, based on the programs the client is enrolled in, **invoices** are issued (accounts) and have an open status. Subsequently, if the client has sufficient funds in their **balance**, money is **debited** from the balance, closing the corresponding **invoices**. The balance decreases by the amount of the closed invoices.

The billing project covers all possible variants of financial interaction with a client, while remaining quite transparent and structured. No matter what happens, it's always possible to figure it out.

The approximate billing scheme is shown in the figure below and includes:

![Approximate Billing Scheme](/assets/images/features/billing/billing_1.png "Approximate Billing Scheme in Gulliver CRM")

### Balance 🔮

The billing system is very similar in operation to mobile phone operator billing. At the center of the system is the client's **balance**. We top it up with payments, which can be made in various ways (via bank, cash register, ERIP, other payment systems). Then, funds are debited from the client's **balance** for various services: SMS, calls, internet. In the statement at the end of the month, we can find out how many calls and SMS we made and how much each service cost. Each service individually debits the required amount from the balance.

In our system, based on the programs the client is enrolled in, **invoices** are issued (accounts) and have an open status. Subsequently, if the client has sufficient funds in their **balance**, money is **debited** from the balance, closing the corresponding **invoices**. The balance decreases by the amount of the closed invoices.

If there are insufficient funds on the balance, the balance can be topped up by making **payments** or a **transfer** from another client.

#### Balance can be increased by:

- **Payments** (cash, bank, ERIP, etc.). In theory, this can be one large payment, a thousand small ones, a separate payment for each program the client attends. All payments will increase the balance by the payment amount.
- **Transfer** from another client.

#### Balance can be decreased by:

- **Charges** from the client's balance to close an invoice;
- **Refunding** money to the client through the cash register;
- **Transferring** to another client;

### Invoices 🎓

The second cornerstone of the system is **Invoices**.

The equivalent of a provided service (program subscription, 4 individual speech therapy lessons, etc.) in our system is an invoice (bill), or more precisely, a closed invoice. An invoice must be issued for each program monthly. The system does this automatically on the 25th of each month for the next academic month. If an invoice is missing, it must be issued manually. Thus, a person attending 3 programs should have 3 invoices issued monthly at the price of the respective programs (see the Invoices section). However, invoices are issued in an open state.

After a client has invoices, the system attempts to close them daily. An invoice can only be closed if there is enough money on the balance. If there is insufficient money, it indicates the need to increase the client's balance with payments or a payment. Thus, the client's balance is a chest that the client must replenish to subsequently take money from it to receive services.

### Real-Life Example 🤦‍♂️

Ivanov Vasily attends chess and English. On the 25th, two invoices for the next month will be automatically issued to him at the monthly subscription prices for these programs. For example: Invoice #1 for chess - 80 rubles, #2 for English - 100 rubles. Total 180 rubles. To close these invoices, he must top up his balance by 180 rubles. However, the top-up does not depend on us. He can top up by 500, which is more than necessary, in which case all invoices will be closed and 320 rubles will remain on the balance for the next month. He can pay 180 rubles and all invoices will be closed and the balance will be 0. Or he can pay 5 rubles daily for 32 payments (that's what he wants) 🤪. In this case, the system will try to close the invoices for which there is enough money daily: first, when there is enough money, the cheapest one for 80 rubles will be closed, then the one for 100 rubles, etc. However, until the invoice is closed, the difference between the balance and the sum of the issued invoices will be displayed for the client.

After all of Vasily's invoices are closed, our financial relationship for this month can be considered settled, and we can freely provide him with services and lessons. Any negative balance will indicate that Vasily has underpaid something and requires attention from the administrator.

**💡 Important 📢**

Regardless of which branches or programs our client attends, they have one balance.

### Errors and Their Resolution

We all make mistakes 🐞 and that's normal. Such errors appear quite rarely, but they happen... We have foreseen the possibility of human errors at all stages, so the system includes mechanisms to solve such problems.

1. Incorrect payment - if the payment is less than required, make another payment for the missing amount; if the payment is more than required, make a refund.
2. Incorrect refund - if the refund is less than required, return the missing amount with another refund; if the refund is more than required, make a payment.
3. Incorrect transfer - make a reverse transfer;
4. Incorrect open invoice amount - cancel the invoice and issue a new invoice for the correct amount.
5. Incorrect closed invoice amount. A closed invoice indicates that a debit has occurred, meaning the client's balance has decreased by the invoice amount. Simply canceling the invoice in this case will not work, and the system will not allow it. However, it can still be canceled. Users with a high level of access (director, admin) can do this, which will generate a new correcting document called a **correction**. This will result in the return of funds to the client's balance equal to the invoice amount. After this, a new invoice for the correct amount must be issued and closed from the balance.


Billing 💰


# Comments

One of the most important modern business problems is the slow flow of work information within a company, the lack of information delivery to the necessary people, or its loss or degradation 🤪. We call this - the loss of informational context of relationships with a client. The opposite problem is access to excessive information for employees who should not have this information 🥱.

We tried to solve these problems by creating **comments**. This is a rather powerful tool for preserving, circulating, and delivering information within the company. But you might say that comments are available in many places, and you would be right. The difference of our tool is that in our system, you can comment on everything... all entities that exist in the system 🎠. In our opinion, it is very important to understand what exactly you are commenting on: a price, a lesson, a client, or a payment... This preserves a large amount of non-verbal information and speaks about the circumstances of its writing, etc.

![Example of a Resolved Comment](/assets/images/features/chats/chats_2.png "Example of a Resolved Comment in Gulliver CRM")

If an entity (e.g., payment, refund, price, group, etc.) has been commented on, a special comment icon 💬 is displayed on it.

Sometimes employees want to remember a specific point and leave information for the future. For example☝️, they provide a characteristic of a client or specific contact features. Such a comment does not require resolution. Information that requires future action (call back, purchase, remind) should be added as a [task](/user-guide/tasks/ "Gulliver CRM -> Tasks"). For example, "Client is still thinking, need to call back at the end of the week." Below is an example of how a task is displayed, meaning the information requires your action.

![Task Icon](/assets/images/guides/tasks/tasks_3.png "Task Icon in Gulliver CRM")

This achieves the effect of timely information delivery👌. Employees can easily distinguish information that requires their action or immediate attention from information that can be viewed later.

If you see a comment, it means the information is for you, for sure. The system itself understands what to display to you based on your access rights. If you see a task, you should try to solve the problem described in it.

All comments that were not added by you are considered unread by default.

If you want to draw special 🎉✨ attention of another user to a comment, you can mention them by entering a special symbol @ 🐕‍🦺🐶. All users who were mentioned will receive a notification in the bell icon 🔔. It will contain information about **who, where, and when** mentioned you. Additionally, replies to your comments, as well as tasks, will be accompanied by similar notifications.


Comments 💬


# Tasks

Hooray! we've added tasks, and [**comments**](/user-guide/comments "Comments in Gulliver CRM, article") are now only used for saving information. Now comments are just comments; they store information and that's it, requiring no action.

If you need to do something and not forget about it, add tasks ☑️. You can set an **assignee and a deadline** for a task. This way, you won't forget anything. Tasks are added in the same way as comments and are linked to all system entities 😎.

![Adding a Task](/assets/images/guides/tasks/tasks_2.png "Tasks in Gulliver CRM")

If an entity has a task linked to it, a special "tasks" icon ☑️ is displayed next to it. Clicking on it will give you more detailed information.

![Tasks Icon](/assets/images/guides/tasks/tasks_3.png "Tasks Icon in Gulliver CRM")

## Kanban

We've developed our own Kanban board 🎯 to display all your tasks. Kanban is a well-known visual system for managing team work, one of the most popular management methodologies. To open it, you need to click on the **Tasks** button in the navigation panel.

![Tasks in the Navigation Panel](/assets/images/guides/tasks/tasks_6.png "Tasks in the Navigation Panel in Gulliver CRM")

Kanban boards are an **effective tool for task management** 🧐, ensuring transparency and structure in work processes. They allow businesses to easily track the current status of tasks, optimize workflows, and improve the efficiency of teamwork.
By dragging a task between columns, you can change the task status to **resolved, reopened, active, or new**. Additionally, you can sort tasks by deadline, responsible assignee, and search by message text, which is useful when there are many tasks.

![Kanban with Tasks](/assets/images/guides/tasks/tasks_4.png "Kanban with Tasks in Gulliver CRM")

One of the main advantages of the Kanban view is the **ability to visualize the entire workload** and distribute tasks among team members. This helps managers and team members better understand which tasks are in progress, which are completed, and also identify potential problems or delays.
Furthermore, Kanban boards contribute to **improved communication within the team** 🕹️🎮, as participants see the overall progress and can easily discuss priorities and task distribution. This helps reduce the time spent on coordination and decision-making, which in turn accelerates project completion.

Tasks can be commented on, and you can use text formatting, including lists and hyperlinks.
![Text Formatting in Tasks and Comments](/assets/images/guides/tasks/tasks_5.png "Text Formatting in Tasks and Comments in Gulliver CRM")

## In General

Tasks are needed to visualize the entire workload and distribute tasks among team members. This helps managers and team members better understand which tasks are in progress, which are completed, and also identify potential problems or delays.


Tasks 🎯


# Lists 💻

The main problem that lists solve is client segmentation 👨👩👦, which means isolating certain groups from all clients (new clients, those over 10 years old, those who attended a specific branch, etc.). The criteria you can use for segmentation depend on your imagination and goals.

Client segmentation is the division of clients into groups based on specific characteristics or criteria: their geolocation, age, needs, website actions, etc. But how do we represent segmentation in our application? We have developed our own tool and named it **Lists**.

I don't know about you, but we are constantly making lists. Call lists 📞, lists of participants in an event, lists for an excursion 🎄, lists for gifts 🎁. We are constantly working with lists. We need a list of clients who are not attending. Sometimes we need a list of clients who haven't paid. And we are constantly searching for a tool that helps us with this: simple Word, Excel, or something else. In these, we copy information, lose them, edit them many times, forget to save...

What if we had a tool with extensive customizable filtering and sorting capabilities, with the ability for collaborative editing, right within the system, which already has access to all our clients 🆒. We didn't realize the necessity of this tool right away. But after developing its prototype, we understood that it's simply a bomb 💣💣💣. **Lists** can solve a lot of problems. They are customizable, they are automated, they have predefined entities in the form of branches, your programs, users, etc.

![Lists in Gulliver CRM](/assets/images/features/lists/lists_4.png "Lists in Gulliver CRM")
Considering our struggles with [standardization versus customization](/blog/post/standardization-vs-customization "Standardization or Customization"), each list has predefined columns for branches, programs, clients, users. And at the same time, you can create any custom property. The power of this tool is extremely difficult to describe in text; one needs to be a poet. However, as soon as you create the first list, you understand how powerful the tool is. We are confident that its potential will be described in more than one article.

Perhaps you may need a list of employees. Since your users can also be clients of your service, you can add them as clients and create a list of them.

### Key Features

- **All in one place** - combines the functions of client segmentation, task organization, notes, and comments in one tool. This allows you to easily find the information you need and manage your tasks without having to switch between different applications and tools.
- **Flexibility** - allows you to create and customize your own work lists, properties (columns), and options (cell content), making it one of the most flexible tools.
- **Collaboration** - makes it easy to work in a team, collaboratively edit documents, and exchange information. This makes it an ideal tool for teamwork and multi-branch networks.
- **Design** - offers a choice of templates and tools for designing lists. This allows you to create beautiful and convenient workspaces that can be adapted to any needs.
- **Instant Export** - any list can be easily exported to another list, or used to create a future template or form a ready-made group.
- **Automation** - you can set up automation to automatically add clients based on any criteria. Gulliver AI Bot will periodically ensure that all clients are in the list.

### Overall

Lists are a multifunctional, flexible, and convenient tool for task management that can be adapted to any needs and used for both individual and team work.


Lists 💻


# Wiki 🦉

During the work process, every company accumulates positive experience that is worth preserving and disseminating within the company among employees. Comments are a great tool, but they are short. What if I want to write corporate rules, an instruction with images, or an entire project? The ideal automation solution that solves this problem has, of course, already been created, since the task in this case does not have business specifics. We didn't reinvent the wheel and simply wrote our own version of a corporate wiki.

[Corporate Wiki](/features/wiki "Gulliver CRM -> Wiki") is a tool that can significantly improve collaboration within a company. It allows employees to quickly and easily exchange information, ideas, and knowledge, which can significantly increase work efficiency and reduce task completion time.

![Wiki in Gulliver CRM](/assets/images/philosophy/philosophy_6.png "Wiki in Gulliver CRM")

A corporate wiki can also be used to create a knowledge base that will be useful not only for current employees but also for new employees who can quickly familiarize themselves with company processes and projects. Furthermore, a corporate wiki can help improve communication within the company by providing employees with the opportunity to communicate and collaborate on projects in real-time. This can help improve the quality of work and reduce task completion time, which is critically important for a company's competitiveness.

A corporate wiki not only simplifies the process of knowledge transfer but also contributes to the formation of a unified culture within the company. Employees can submit their suggestions and share their experiences, which strengthens team spirit and involvement in common goals.

In addition, having a structured knowledge base reduces the time required to resolve issues that arise during work. This, in turn, eliminates the need for constant training or consulting of new employees, as they can independently refer to the wiki for necessary information. Thus, a corporate wiki becomes a valuable tool for increasing the overall efficiency and quality of the team's work.


Wiki 🦉


# Clients 👨👩

In this article, we will discuss clients in detail.

Clients are the people to whom you provide services. You need to remember them, take care of them, and strive to create a product that satisfies them, as they bring in the money that forms your revenue.

### Client Life Stages

Why aren't all clients the same? Every client in your company goes through a so-called **client life cycle**, which includes the stages of **birth** (signed up for classes), **active existence** (actively attends classes), and **death** (finished the course or quit). These terms are an analogy to ordinary life and are used for ease of understanding. Let's try to explain in more detail. Every client is born when they show interest in attending your classes (this could be a phone call, an application from a website, social media, or promotional campaigns). This potential client is called a **Lead** (a common marketing term). In our system, any client added to the system receives the status **Lead**.

After working with a lead, selecting a program, attendance group, and schedule, we schedule their first (trial) lesson, and at this moment, they transition to the status **New** client.

After the client attends the first lesson, they receive the status **Active**. They retain this status throughout the period they attend your classes. This could be a month, a year, or 5 years. Throughout the period of active attendance, the client brings you revenue. The longer a client stays with you, the better; you don't need to find new clients to replace them.

When a client does not plan to continue attending classes and stops coming, they are sent to the archive and receive the status **Archived**.

Thus, the client's life in the system consists of four stages: **Lead, New, Active, Archived**. They are always displayed as a special badge next to the client, so determining a client's status is never a problem.

![Client Statuses in Gulliver CRM](/assets/images/blog/clients_1.jpg "Client Statuses in Gulliver CRM")

Some systems offer additional life stages and statuses, but based on our experience and feedback from businesses, we clearly understand that these four client life stages are completely sufficient, reflecting the specifics of group accounting businesses.

Why is this needed? The client life cycle represents the stages of the **sales funnel** (another common marketing term). Losses at each stage of the sales funnel for various reasons lead to a decrease in overall revenue. Thus, one of the most important tasks of management is to optimize losses at the stages of the client life cycle (sales funnel stages), and the task of automation systems is to assist in structuring and systematizing this business process. We should strive to turn people who show interest into leads. To get more leads to sign up for the first lesson, to get more clients to become active clients after the first lesson, and to keep them in this status for as long as possible. The methods by which this is achieved at each stage are different (some are effective, some are not), but they all lie outside the scope of automation systems.

It is worth noting that in our application, you do not need to manually track the client's status; the system does this automatically.

When adding a new client to the system, they receive the status **lead**, this happens automatically. See below.

![Lead in Gulliver CRM](/assets/images/blog/clients_2.jpg "Lead in Gulliver CRM")

When scheduled for a trial lesson, they receive the status **New**. Also automatically. A trial lesson in the journal is marked in blue.

![New Client in Gulliver CRM](/assets/images/blog/clients_3.jpg "New Client in Gulliver CRM")

We mark the first attendance in green, and the client receives the status **Active**. In addition to the status, all active clients are always and everywhere displayed in a bright contrasting color (e.g., in the journal) and are always shown at the top of the list. Each time we mark a green cell in the journal, the client is recognized as active because they attended the classes. This can last a week, or it can last 5 years, depending on the specifics of the business and the client's commitment to attending classes.

A client "dies" when they stop attending classes. We need to right-click on the client and select **send to archive** from the context menu. After this, the client's life can be considered complete.

![Sending a Client to Archive in Gulliver CRM](/assets/images/guides/journal/journal_10.jpg "Sending a Client to Archive in Gulliver CRM")

### Sales Funnel

To track clients in different statuses in the company, you can use our tool called **Lists**. This tool allows for a quite flexible approach to working with leads, new clients, etc. Depending on the number of clients and branches, you can create one list or several depending on the status, branch, etc.

![Lists in Gulliver CRM](/assets/images/features/lists/lists_4.png "Lists in Gulliver CRM")

To set up such a list, you need to click the add button and then click to add clients automatically. Set up a filter for who you want to see in the list. The connected GulliverBot will periodically search for all clients who match the criteria and add them to the list – cool, right! Each administrator has up-to-date information on leads who have not been assigned to groups, planned new clients, and whether there is dynamic movement in the sales funnel. Lists are good because you can create your own set of customizable columns with different properties, which allows you to satisfy any marketing tasks and ideas.

### System Clients Window

The system clients window provides access to all clients throughout your company's history. From this window, you can filter and create a static list for further work, such as sending out information. At the time of writing this article, clients can be filtered by branch, program, age, and date of birth. You can also select the client status (leads, new, active, archived) and the presence of open invoices.

![Client Filter in Gulliver CRM](/assets/images/guides/basics/basics_12.jpg "Client Filter in Gulliver CRM")

From the filtered clients, you can create a list for further work with them or export them from the system for analytics.


Clients 👨👩


# Users 🐱

Everyone who works with the application is called a **user** 😎. You can become a user if you are a client of the company (you or your child attend classes) or if you are hired. In this case, your role in the system will be called **employee**. There is also a scenario where you are both a client of your company and an employee simultaneously.

To become a **user**, you can register by clicking the registration button on the main page of the CRM system.

To become an **employee**, an administrator must invite you to the system as an employee via email, or change your role in the system if you are already a system user as a client.

The main difference between the user and employee roles lies in access to application functionality. Employees constantly enter and modify information and have access to many clients, while users can usually only view their personal information.

Employees have their own **lifecycle**. They are hired (added to the system), work (active users), and leave the company (are archived).

To add employees, there is a special "Invite" button on the control panel. This button is only available to employees with administrator access or higher. When you click it, you need to enter the future employee's email address in the form and click the "Invite" button.

**💡 Important!**
Despite its apparent simplicity, in our experience, this step is prone to the most human errors. People copy and paste, write addresses with mistakes, confuse emails from different providers, mix up underscores and hyphens, and the confirmation emails do not reach them.

![Inviting a new user](/assets/images/guides/basics/basics_9.jpg "Inviting a new user in Gulliver CRM")

Be careful! The employee will receive an email similar to the one shown below.

![Example invitation email](/assets/images/guides/basics/basics_10.jpg "Example invitation email in Gulliver CRM")

They need to click the "Confirm" button. Upon confirmation, the user will be automatically redirected to an address and prompted to enter and confirm their password. After this, the employee can log into the system independently using their login (email address) and password.

**💡 Important!**
After sending the email, the account activation link is valid for three days. After that, the email will need to be resent from the user window.

Simply being added to the system provides very limited access to functionality. Therefore, in addition to adding the user to the system, you need to take care of their access permissions. More details on this are in a separate article.

If an employee decides to leave your company, you must archive them. To do this, you need to go into the employee's profile and click the "Archive" button. Automated actions such as workload calculation and other processes will cease for all archived employees. The employee's lifecycle is complete.

![Archiving a user](/assets/images/guides/basics/basics_11.jpg "Archiving a user in Gulliver CRM")

If an employee is away temporarily (due to illness, maternity leave), they can be reactivated in the system by clicking the "Activate" button. They do not need to be invited again.

User Registration. User registration is only available for clients who have already been added to the system.
![User Registration](/assets/images/guides/basics/basics_13.jpg "User Registration in Gulliver CRM")
Read a separate article on working with the client account for more details on "Client Account".


Users 🐱


# Client Account(s) 🏫

Before describing how the client account is structured in our system, we need to define the terminology.

> Client – is a person (adult or child) who attends classes (receives a service). You or your children can be enrolled in different classes simultaneously. That is, several members of your family can be clients of the same company at the same time. Such a person is called a client in the system.

> Client Account – a space in the system that contains all information about the client.

> User – is a representative of your family who has registered in the system and can access the user profile and data of linked clients. One user can link all clients from their family to their profile.

To gain access to the client account, you need to:

1. Be a client of the company (sign up for classes by phone or other means).
2. Register a system user (go through online registration like in most web applications) or be an employee of the service provider company.

## Registration

User registration is done standardly via email.
You can get access to registration using the client's phone number, see the image below. If you are not a client, you will not be able to register.

![Window for getting access to user registration](/assets/images/guides/basics/basics_13.jpg "Window for getting access to user registration in Gulliver CRM")

After confirming the correctness of the phone number and that you are human, you will see the next screen where you need to enter the email address to which the confirmation letter will be sent.

![User Registration](/assets/images/guides/basics/basics_14.jpg "User Registration in Gulliver CRM")

**💡 Important!**
Despite the apparent simplicity, in our experience, this moment is subject to the largest number of human errors. People copy, write addresses with mistakes, confuse emails from different mail providers, underscores with hyphens, and confirmation letters may not reach them.
After that, go to your email, follow the link, and enter your password.

Registration is complete 🔥.

## Linking Clients to Your User Profile in the System

Log in to the application using your email address as the login and the password you specified during registration. You will enter the user account where you can enter your data and link clients to your profile.
![User Profile](/assets/images/guides/basics/basics_15.jpg "User Profile in Gulliver CRM")

To link clients to your user profile, you need to go to the **my clients** tab, click the **add client** button, and fill out the proposed form. The client will be linked to your profile and will now always appear in your clients list.

**💡 Important!**
If you are a client of the company, enter the data provided during registration, but receive an error, contact the service provider administrator and clarify whether your data (phone number, date of birth, and last name) has been correctly added to the system by the administrator.

By clicking on the client's card, you get detailed information about the client: profile, programs the client attends, financial documents: invoices and payments, added make-up sessions, certificates, and transfers between groups.

![User Profile](/assets/images/guides/basics/basics_16.jpg "User Profile in Gulliver CRM")

Information available to clients is open 24/7, should be accurate, and is intended for information and data verification without administrator involvement.

A client can independently check which invoices have been issued to them, how many and when they attended classes, and how much and when they paid.


Client Account 🏫


# Teams and Permissions 😎

Access control in web applications is essential for managing user permissions and ensuring data security.

It allows control over who can view or modify information, as well as perform specific actions within the application. In our application, this is implemented using "Teams".

### Main Teams

1. Founders (have access to all functionality)
2. Directors (have access to all functionality, cannot change Founder permissions)
3. Branch Managers (have access to all branch functionality)
4. Branch Administrators (have access to branch functionality)
5. Teachers (have access to group functionality)

![Teams](/assets/images/guides/teams/teams_3.png "Teams in Gulliver CRM")

**Don't like the name – rename it! If you have trainers, not teachers - no problem!!**

Every employee or user in the system, if you want them to be able to work 🧑‍🏭👩‍🏭 with information in the application, must be a member of some team. For example, teachers only have access to the groups they lead. Administrators and managers have access to branch data. The Director has maximum permissions.

One of the advantages of teams is the ability to share editing or viewing permissions directly with an entire team!

If the existing teams in the system are not enough for you, create your own teams for projects and delete them after completion. ![Adding a Team](/assets/images/guides/teams/teams_2.png "Adding Teams in Gulliver CRM")

**The main teams cannot be deleted**, but all others can.

### Inviting a New Employee

**When inviting an employee, the system immediately offers to assign them to a team.**

Every business is unique, and you decide which teams to use and what permissions to grant your employees. If you have a unique employee, grant them permissions individually. If you want to share a group, list, or other entity individually, you can go beyond teams and grant access to the entity directly to the employee. You can check all employee permissions in their personal user account.

![Adding a Team](/assets/images/guides/teams/teams_1.png "Adding Teams in Gulliver CRM")

This structure helps minimize data leakage risks and ensures effective workflow management.

### Adding Permissions

If a user is in a team, you can individually add permissions for specific groups, branches, lists, etc. by right-clicking on the entity and selecting "Share". See below:

![Adding Permissions](/assets/images/guides/teams/teams_4.jpg "Adding Permissions in Gulliver CRM")

### P.s. 🧩🏆

> If your business requires individual permission settings, contact us and we will definitely help you.


Teams and Permissions 😎


# Sales Funnels 🌪️

Sales funnels in the system are a flexible tool for managing deals and analyzing their progress. This section provides a detailed description of the functionality for working with funnels, including creation, stage setup, deal management, integration with automations, and the use of customizable properties.

### Creating a Sales Funnel

To create a new sales funnel, follow these steps:

1. Go to the "Sales" section.
2. Click the "Add Funnel" button.
3. Enter the name of the funnel.
4. Save the funnel.
   After that, you can add funnel Stages, deal sources, and loss reasons.

### Managing Stages

![Managing Stages in Gulliver CRM](/assets/images/guides/funnel/funnel_1.png "Managing Stages in Gulliver CRM")

1. Add funnel stages by clicking "Stages" in the context menu of the selected funnel.
2. Enter the name of each stage.
3. Change the order of stages if necessary.
4. Ideally, give each stage its own color. You'll find out why later.

### Managing Deal Sources

![Managing Sources in Gulliver CRM](/assets/images/guides/funnel/funnel_2.png "Managing Sources in Gulliver CRM")

1. Go to the "Sources" section from the context menu of the selected funnel.
2. Click "Add".
3. Enter the source name using Latin letters (e.g., Instagram, site-form).
4. Save the source.

Deal sources are used to analyze the effectiveness of customer acquisition channels.

### Adding Loss Reasons

When a deal is lost, it's ideal to systematize the reasons for failure to identify consistent patterns that require correction in the sales system.

1. Go to the "Loss Reasons" section from the context menu of the selected funnel.
2. Click "Add Reason".
3. Enter the name of the reason (e.g., "High Price", "No Need").
4. Save the reason.
   Loss reasons help analyze why deals don't reach completion.

> Note: You can create multiple funnels for different products or processes.

### Customizable Properties

By default, the deal card includes properties such as: "responsible", "source", and "loss reason". Customizable properties allow you to adapt the deal card to your unique business processes.
Adding customizable properties:

![Customizable Properties in Gulliver CRM](/assets/images/guides/funnel/funnel_3.png "Customizable Properties in Gulliver CRM")

1. Go to the "Properties" section from the context menu of the selected funnel.
2. Click "Add".
3. Select the property type (text, number, date, list, etc.).
4. Enter the name of the property and, if necessary, make it mandatory to fill out at certain stages of the funnel.
5. Save the property.
   Example of use:
   • Create a property "Trial".
   • Make it mandatory at the "Awaiting Payment" stage.

Customizable properties can be defined as mandatory for any stage. This will prevent unfilled deals from being moved to mandatory stages.

![Mandatory Properties in Gulliver CRM](/assets/images/guides/funnel/funnel_5.png "Mandatory Properties in Gulliver CRM")

### Adding Deals to the Funnel

A deal consists of two sections: the client section and the deal section itself. As soon as there is enough data to create a client, it will be created automatically. In addition, the system will try to find existing clients by phone number and last name and will provide hints.

![Adding Deals to the Funnel in Gulliver CRM](/assets/images/guides/funnel/funnel_4.png "Adding Deals to the Funnel in Gulliver CRM")

If you hover over a stage, a tooltip with the stage name will appear.

1. Click "Add Deal" or "+" at the top of the stage.
2. Fill in the deal fields, select the stage where the deal should be located. Mandatory fields will be marked with an asterisk\*.
3. Fill in additional information if necessary.
4. Use customizable properties to add unique fields required for your business.
5. Save the deal.
6. Be sure to assign a responsible person for moving to the next stage and set a task linked to the deal. This is necessary to prevent deals from lingering at a stage.

### Moving Deals Between Stages

1. You can move deals between stages by simply dragging the deal to the next stage.
2. If the deal has mandatory fields to be filled for the next stage, the deal will return and will not allow itself to be moved.
3. You can also change the stage when editing the deal by selecting a new stage.

### Integrating Funnels with Automations

You can set up automatic actions when moving deals between funnel stages:

1. Go to the "Automations" section.
2. Click "Add Automation".
3. Select the trigger "Deal added to stage".
4. Specify the stage to which the deal transitions to trigger the automation.
5. Add an action (e.g., "Create Task").
6. Save the automation.

   > Example of use:
   > • Trigger: Deal moves to the "Trial Scheduled" stage.
   > • Action: Create a reminder task for the administrator.

You can read more about automations in the corresponding section of the guide. [Read more about automations here->](/user-guide/automations "Read more about automations here->")

### Deleting Funnels and Stages

You can add, modify, and delete funnels. Deleting a funnel also deletes all associated deals and data.

## Conclusion

Sales funnels in the system provide a powerful tool for managing deals, analyzing effectiveness, and automating processes. Use this functionality to optimize your business processes and increase conversion rates.
If you have any questions about setting up or using funnels, please contact our technical support.


Sales Funnels 🌪️


# Automations

Process automation plays a key role in the modern world. It not only reduces the time spent on routine tasks but also minimizes human errors, increases process transparency, and improves interaction between employees. 📊🤖
Many processes in companies are cyclical and repeat daily or monthly 🐣🐤🐥. Implementing automated solutions allows focusing on strategically important tasks, delegating routine to systems. 🎯

### Automation Fundamentals

Automations are added to the system using the ⚡ button. If the button is highlighted, it means you have an active automation linked to the entity displayed on the screen (e.g., groups, pipelines, tasks, etc.). Automations consist of two main components: a **trigger** (the condition for activation) and an **action** (the task to perform).

### Creating an Automation

To create an automation, follow these steps:

1. **Click the ⚡ button** at the top of the screen → select **"New Automation"**.
2. **Automation Name** (optional): Enter a name to easily identify the automation in the future.
3. **Select a Trigger**:
   - Click **"New Trigger"** to create a launch condition.
   - Choose a suitable trigger from the list (triggers depend on the context of the screen you are on).
   - Click **"Done"**.
     See below for more on trigger types →
4. **Add an Action**:
   - Click **"New Action"** to create an action.
   - If necessary, add additional actions by clicking **"Add Action"**.
     See below for more on action types →
5. **Create Automation**: Click **"Create"**.
   The automation will activate every time the trigger conditions are met.

![Adding Automations](/assets/images/guides/automations/automation_1.png "Adding Automations in Gulliver CRM")

### Automation Example

- **Trigger:** Trial lesson scheduled.
- **Action:** Automatically create a task for the administrator.
- **Result:** The administrator promptly contacts the client, reminding them about the lesson, which improves the client experience and increases their loyalty. 🤝📅

![Automation Example](/assets/images/guides/automations/automation_2.png "Automation Example in Gulliver CRM")

### Managing Automations

After creation, an automation can be:

- **Modified**: Edit the triggers or actions.
- **Disabled**: Click the **"Active"** button (it is highlighted) to disable the automation. Once disabled, it will no longer trigger when the conditions are met.
- **Deleted**: Remove the automation if it is no longer needed.

![Editing Automations](/assets/images/guides/automations/automation_3.png "Editing Automations in Gulliver CRM")

### Viewing All Automations

All active automations in the application can be viewed in the section:
**Settings → Application → Automations**.

### Usage Recommendations

1. **Avoid Duplication**:
   We have prohibited the creation of exact duplicates of automations, but partial duplication is possible. This can lead to conflicts and undesirable results, so try to avoid such situations.
2. **Test Automations**:
   Before active use, ensure that the automation works correctly. Test the triggers and actions using test data.
3. **Optimize Processes**:
   Regularly review automations to ensure they align with current business processes and do not create unnecessary load on the system.

Automation is a powerful tool that helps simplify workflows and increase efficiency. Use it wisely to achieve maximum results! 🚀


Automations 🤖


# Get Started 🤯

To begin full-fledged work, simply follow 5 easy steps or spend 4 minutes:

1.  Add the first branch
2.  Add the first program
3.  Add a price
4.  Add the first group
5.  Add the first client

## Adding a Branch

You can add a branch at any time while using the application by clicking the **Add** -> **Branch** button.
![Adding a branch](/assets/images/guides/how/how_6.jpg "Adding a branch in Gulliver CRM")
When adding a branch, the name is a required field. The name can be changed at any time. You can read more about branches [**here**](/user-guide/add-branch "Branches in Gulliver CRM").

## Adding a Program

You can add a program at any time while using the application by clicking the **Add** -> **Program** button.
![Adding a program](/assets/images/guides/how/how_3.jpg "Adding a program in Gulliver CRM")
When adding a program, the name is a required field. The name can be changed at any time. You can read more about programs [**here**](/user-guide/add-program "Programs in Gulliver CRM").

## Adding a Price

To add a new price after adding a program, you need to go to **Settings -> Programs -> Select Program -> Add Price** or **Settings -> Finance -> Prices**.
![Adding a price](/assets/images/guides/how/how_2.jpg "Adding a price in Gulliver CRM")

Unlike branches and programs, you can change prices that have not yet come into effect. Read more about prices [**here**](/user-guide/add-price "Prices in Gulliver CRM").

## Adding a Group

You can add a group at any time while using the application by clicking the **Add** -> **Group** button.
![Adding a group](/assets/images/guides/how/how_8.jpg "Adding a group in Gulliver CRM")
When adding a group, the name, branch, and program are required fields.
Read more about groups [**here**](/user-guide/add-group "Groups in Gulliver CRM").

## Adding a Client

You can add a client at any time while using the application by clicking the **Add** -> **Client** button.
![Adding a new client](/assets/images/guides/how/how_1.jpg "Adding a client in Gulliver CRM")
When adding a client, the required fields are: First Name, Last Name, Date of Birth, Phone.
Read more about clients [**here**](/user-guide/add-client "Clients in Gulliver CRM").

That's it! The initial setup is complete 🤩🤩.


Get Started 🤯


# How to Add a Client 🤦‍♂️

### Add Button

You can add a client at any time while using the application by clicking the **Add** -> **Client** button.
![Adding a New Client](/assets/images/guides/how/how_1.jpg "Adding a Client in Gulliver CRM")
When adding a client, the required fields to fill in are:

- First Name
- Last Name
- Date of Birth
- Phone Number

  <br />

These fields will allow you to distinguish one client from another in the future. You'll be surprised how many people share the same name around you. You'll start getting confused. You might want to fill in less, but for clients, this is the absolute minimum for their identification.

Very often, it's not the client themselves who calls to book your classes, but a relative or parent. Therefore, you can add the name of the person you are in contact with or will be speaking to next about this client in the **contact** field.

Furthermore, you can immediately add a comment when adding a client if you received information during your conversation with them that you want to save. You can do this simultaneously with adding them.

### Other Methods

You can also add clients in other ways. By using the journal, lists, or another component, you can add both a new client to the system and to the journal simultaneously. Why do multiple actions when you can do one? 😎

![Adding a New Client](/assets/images/guides/journal/journal_4.jpg "Adding a New Client in the Journal in Gulliver CRM")


Add a Client 🤦‍♂️


# How to Add a Price 🧐

### Why It's Structured This Way

In our system, managing prices requires maximum attention from users. This procedure is typically performed by the director or administrator. Adding a price is a very infrequent operation. You might have noticed, but we say "add a price", not "change". Why? 🤷‍♀️🤷‍♂️

This is related to the specifics of financial accounting. If we change an existing price, we lose information about the previous amount. We will no longer be able to recall what the price was before, a year ago, two years ago, etc., especially if we've changed the price many times. And what if a situation arises where we need such information? This situation leads to a loss of financial information, which is very bad.

Therefore, instead of the old price, we must add a new price and specify the date from which it is effective.

In this case, a problem can also arise if the price is added **"retroactively"** and invoices are issued retroactively. This is very dangerous and risks losing control over the company's financial sphere; you won't be able to trust your own information. Therefore, in our system, to protect against such **major errors**, a new price can only be added to replace a previous price and only for the future, for example, from tomorrow. The old price, in the form of a separate document, is permanently saved in the system.

If you make a mistake in the price, you cannot correct it; you can only add a new one. Please be careful! You will not be able to issue an invoice for programs without a price.

### Adding a New Price

To add a new price, go to: Settings -> Finance -> Prices. Or Settings => Programs -> Select Programs -> Add Price.
![Adding a price](/assets/images/guides/how/how_2.jpg "Adding a price in Gulliver CRM")

Select the program for which you are adding the price and click the "Add Price" button. In the window that appears, you need to enter the amount of the new price. Choose whether it's per lesson or per month (see below). Select the date from which the price will apply and confirm your decision by clicking the "Add" button. The price will be added but will only start applying automatically after the specified date arrives. This system solution also has several advantages. You can plan your pricing policy in advance, for example, during the summer, add prices and the date from which they apply, and then forget about them and focus on other organizational matters. The prices will start applying automatically.

### 💡 Important!

There are two types of prices: per lesson and per month.

1. The first case is used when a client purchases a specific number of lessons from you (this is often used for individual sessions: for example, speech therapists or piano teachers, and sometimes sports clubs) and these lessons are not tied to monthly attendance (for example, if they didn't attend this month, they can attend next month). **We recommend using this always when you have individual sessions, counted per session.**

2. The second option is used for group sessions where a monthly subscription is sold (for example, in children's centers, language schools, etc.). If a client misses a session without a valid reason, we mark it as missed and do not refund the session. If it's for a valid reason, such sessions are accounted for using **make-up sessions**.

Sometimes in one company, some programs use a price per session, while others use a price per month. You can experiment with accounting in different ways and use the one you prefer in your work.


Add a Price 🧐


# How to Add an Employee 👨‍🏫

The users of the system are primarily your employees. Like clients, they have their own **lifecycle**. They start working (are added to the system), work (are active users), and leave the company (are archived).

To add users, there is a special "Invite" button on the control panel. This button is only available to users with administrator access or higher. When you click it, you need to enter the future employee's email address into the form and click the invite button. Sometimes this form contains a "team" field where the user needs to be assigned. [More about teams](/user-guide/teams/ "More about teams").

**💡 Important!**
Despite its apparent simplicity, in our experience, this step is prone to the highest number of human errors. People copy and paste, write addresses with errors, confuse emails from different email providers, mix up underscores and hyphens, and the confirmation emails do not reach them.

![Inviting a new user](/assets/images/guides/basics/basics_9.jpg "Inviting a new user in Gulliver CRM")

Be careful! The employee will receive an email similar to the one shown below.

![Example of an invitation email](/assets/images/guides/basics/basics_10.jpg "Example of an invitation email in Gulliver CRM")

They need to click the confirm button. Upon confirmation, the user will be automatically directed to a page where they will be prompted to enter and confirm their password. After this, the employee can log into the system independently using their login (email address) and password.

**💡 Important!**
After sending the email, the account activation link is valid for three days. After that, the email will need to be resent from the user window.


Add an Employee 👨‍🏫


# How to Add a Program 💎

### The Add Button

You can add a program at any time while using the application by clicking the **Add** -> **Program** button.
![Adding a program](/assets/images/guides/how/how_3.jpg "Adding a program in Gulliver CRM")
When adding a program, the name is a required field.

<br />

Each program can have its own color for color identification. The principle for assigning a color depends on your preference.

### Program Lifecycle

We are constantly experimenting and launching new programs. Sometimes they are successful, sometimes they die out. This is normal. When you add a new program to the application, it always becomes an active program and is available for selection in various menus and searches.

If a program becomes irrelevant, you can archive it. After this, you will not be able to set a price for it, and it will not be displayed for possible selection in various menus.

Thus, a program has a very simple lifecycle: Active and Archived. Very often, companies offer different programs each summer than they do during the year. You can always retrieve archived programs from previous years and return them to an active state.

You can do this from the settings menu: Settings -> Programs -> Select the required program.

![Editing a program](/assets/images/guides/how/how_4.jpg "Editing a program in Gulliver CRM")
By default, active programs are shown. To select archived programs, you need to choose the corresponding filter.

### Complexes 💣

Complex programs are programs that include several individual programs. You can create a system of client motivation where they can attend several programs at a lower price. For example, bowling costs 100 rubles, English costs 100 rubles, and the "English Athlete" program, which includes bowling and English, costs 150 rubles. This way, you increase the average check, and the client gets a 50 ruble discount. It should be noted that complexes can only be applied to programs with **monthly payment**. The system automatically tracks whether the client is attending a complex or not. If they stop attending bowling, the system will issue an invoice for English at the full price. That is, a complex program is dynamic for the client and management; as soon as their attendance conditions match those of the complex program, the complex will be displayed next to the client.

![Complex Programs](/assets/images/guides/how/how_5.jpg "Complex Programs in Gulliver CRM")

## 💡 Important

Complex programs can only be priced per month. And the programs included in the complex must also have prices set per month.

To create a complex program, in addition to the program name, you need to select which programs will be included in the complex (selection is made from existing programs). See the image for creating a program.


Add a Program 💎


# How to Add a Branch 🏰

### The Add Button

You can add a branch at any time while using the application by clicking the **Add** -> **Branch** button.
![Adding a branch](/assets/images/guides/how/how_6.jpg "Adding a branch in Gulliver CRM")
When adding a branch, the name is a required field. You can change the name at any time later.

<br />

Each branch can have its own color for visual identification. The principle you use to assign a color is up to your preference.

### Branch Lifecycle

Things are constantly changing, and you may open or close new branches. This is normal. When you add a new branch to the application, it always becomes active and is available for selection in various menus and searches.

If a branch closes, you can archive it. After this, it will not appear for selection in various menus.

So, a branch has a very simple lifecycle: Active and Archived. You can always retrieve an archived branch and return it to an active state.

By default, each branch has a virtual cash register. If you have multiple branches in the system, it's important to understand that you have multiple functioning cash registers. When accepting cash, you must carefully track which cash register the funds are processed through.


Add a Branch 🏰


# How to Add a Group 👩‍👩‍👧‍👦

### The Add Button

You can add a group at any time while using the application by clicking the **Add** -> **Group** button.
![Adding a group](/assets/images/guides/how/how_8.jpg "Adding a group in Gulliver CRM")
When adding a group, the name, branch, and program are required fields. You can correct the name and other details later (see the image below).

A group is always linked to a specific program and branch. A group always has a name. The name depends on your preference and should contain words that you will use to search for this group in the future.

### Group Lifecycle

We are constantly creating and closing groups. At the beginning of the year, we create new groups and fill them with clients. We conduct sessions. At the end of the academic year, we close groups. When you add a new group to the application, it always becomes active. If a group becomes irrelevant, you can archive it. If there are clients or sessions in a group, you cannot delete it, as we would lose that data.
However, you can delete empty groups. Thus, a group has a very simple lifecycle: Active and Archived. You can always retrieve archived groups and return them
to an active state and vice versa, send them to the archive. You can do this from the group menu. **Right-click on the group -> Archive**.

![Editing a group](/assets/images/guides/how/how_7.jpg "Editing a group in Gulliver CRM")

By default, active groups are shown in the group window. To select archived groups, you need to choose the corresponding filter in the search by clicking on the search bar.

### 💡 Important!

1. You can only delete an empty group.
2. If a group contains clients or sessions, that group can only be archived.


Add a Group 👩‍👩‍👧‍👦


# ERIP Express-Pay

Integration with ERIP in the Republic of Belarus is carried out through official system aggregators who provide services for accepting payments in AIS "Raschet", for which they receive a commission. Our system supports maximum integration with the Express-Pay service.

This page will guide you step-by-step on how to set up integration with acquiring!

**1. Connecting an Account in Express-Pay.by**
To connect acquiring (this may take some time), go to the [link](https://express-pay.by/?ref_code=12a30c302dce).
After connecting, you will be given access to your own account, where you will need to go to services and then click the API button. See below.
![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_7.jpg "Adding Integrations in Gulliver CRM")
In the window that opens, you need to check the box next to "Allow using API", and copy the unique **API key**, which you will need to enter in the Gulliver CRM settings.
![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_8.jpg "Adding Integrations in Gulliver CRM")

**2. Enter the API key from the Express-Pay.by provider in Gulliver CRM.**
In Gulliver CRM, go to the system settings in the **Application** -> **Integrations** -> **Add Integration** section.
![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_1.jpg "Adding Integrations in Gulliver CRM")
Select the provider from the list - **Express-Pay – https://express-pay.by**.
Enter the **API key** you received when connecting acquiring in the Token field. ![Entering Data in Gulliver CRM](/assets/images/guides/integrations/integration_2.jpg "Entering Data in Gulliver CRM")

**3. Copy the URL for notifications, the secret word, and click the add button.**
Copy the URL for notifications, as well as the secret word, and send them to **Express-Pay** technical support so that they can set up the settings on their end, or enter them yourself, as shown in the image below. ![Entering Data in Express-Pay](/assets/images/guides/integrations/integration_3.jpg "Entering Data in Express-Pay")

**💡 Important** It is mandatory to check the box next to "Receive payment notifications to URL" and "Apply digital signature".

**4. Send a test message.**
After completing the previous steps, you need to click the "Test notification to URL" button. If you have configured everything correctly and everything is working as expected, you will receive the response "Sent successfully".
![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_6.jpg "Adding Integrations in Gulliver CRM")

### P.s. 🧩🏆

1. All interactions with the service within the integration are carried out without user involvement. When invoices are issued in Gulliver CRM, they will automatically appear in ERIP. After a payment is received through ERIP, it will automatically appear in the corresponding section of Billing payments. ![ERIP Payments in Gulliver CRM](/assets/images/guides/integrations/integration_4.jpg "ERIP Payments in Gulliver CRM") Since all payments in ERIP are made based on issued invoices, the issued invoices are automatically closed simultaneously with the payment without human intervention. Our system makes every effort to ensure that documents in CRM and ERIP match each other, so it periodically performs reconciliations and re-checks data "under the hood".
2. Payment for Acquiring services is made separately under a bilateral agreement between your company and the acquiring service provider company.


ERIP Express-Pay


# SMS Rocket-SMS

The integration allows you to send SMS messages to your clients. Send mass mailings directly from your favorite Gulliver CRM.

**1. Connecting an account on RocketSms.by**
To connect the SMS service (this may take time), go to the [link](https://rocketsms.by/?refid=RS367OWD).
After connecting, you will be provided with unique **Username and Password**, which you will need to enter in the Gulliver CRM settings.

**2. Enter the Username and Password from the RocketSms.by provider in Gulliver CRM.**
In Gulliver CRM, go to system settings, section **Application** -> **Integrations** -> **Add Integration**.
![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_1.jpg "Adding Integrations in Gulliver CRM")
Select the provider from the list - **RocketSMS – https://rocketsms.by**.
Enter the **Username and Password** that you received in the email upon connection. ![Entering data in Gulliver CRM](/assets/images/guides/integrations/integration_5.jpg "Entering data in Gulliver CRM")

**3. You can start sending.**

### P.s. 🧩🏆

1. All interactions with the service are carried out without user intervention. Gulliver CRM automatically tracks the status of SMS messages. Our system makes every effort, periodically performing checks and re-verifying data "under the hood."
2. Payment for SMS sending services is made separately under a bilateral agreement between your company and the SMS mailing service provider company.


SMS RocketSMS


# Yandex Mail

This integration allows you to send emails to your clients. Send mailings directly from your favorite Gulliver CRM!

**1. Account Connection**
To connect the email service, you need to [register on the Yandex service](https://passport.yandex.ru/registration).
Remember your unique **email address and password**, which you will need to enter in the Gulliver CRM settings.

**2. Enter your email address and password in Gulliver CRM.**
In Gulliver CRM, go to System Settings, then **Application** -> **Integrations** -> **Add Integration**.
![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_1.jpg "Adding Integrations in Gulliver CRM")
Select the provider from the list - **Yandex Mail – https://mail.yandex.by**.
Enter the **Email address and password** that you received in the email when connecting. ![Entering data in Gulliver CRM](/assets/images/guides/integrations/integration_9.jpg "Entering data in Gulliver CRM")

**3. You can start sending mailings.**

The integration with Yandex Mail significantly simplifies the process of communicating with clients by allowing you to send emails directly from GulliverCRM. This not only saves time but also simplifies the organization of mailings, making client interaction more efficient.

Using this integration also allows for the automation of marketing and client management processes. Employees can easily create and send targeted mailings, which helps increase client engagement and loyalty. Furthermore, the ability to control the content of emails helps prevent them from being marked as spam, which is crucial for maintaining a good company image. The integration with Yandex Mail makes communication more accessible and structured, ultimately contributing to business growth.

### P.s. 🧩🏆

1. Sending emails is free.
2. Pay attention to the content of your emails; some email services may consider them as spam.


Yandex Mail


# MTS Telephony

Virtual PBX is a service that allows you to organize a call center with a single multi-channel number, set up a voice greeting, choose a call distribution scenario, define a common company number for incoming and outgoing calls, and make calls through mobile phones or a computer. Our system supports maximum integration with the MTS-VATS service.

This page will guide you step-by-step on how to set up integration with MTS-VATS!

**1. Concluding Contracts with MTS Company**

To connect (this may take some time), go to the [link](https://www.mts.by/corp/services/fiksirovannaya-telefoniya-i-internet/tarify/virtualnaya-ats/). You need to connect a corporate number, virtual PBX, call storage, and CRM integration.
After connecting, you will be provided with access to your own account, where you need to go to settings and then click the **CRM Integration** button. See below.
![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_10.png "Adding Integrations in Gulliver CRM")

**2. Next, you need to select the card for Your CRM**. ![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_11.png "Adding Integrations in Gulliver CRM")

In the opened window, you need to enter the name of the CRM system GulliverCRM, enable API access, and copy the unique **Key for authorization in PBX**, which will need to be entered in the Gulliver CRM settings.
![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_13.jpg "Adding Integrations in Gulliver CRM")

**3. Enter this MTS API key in Gulliver CRM.**
In Gulliver CRM, go to system settings, section **Application** -> **Integrations** -> **Add Integration**.
![Adding Integrations](/assets/images/guides/integrations/integration_14.jpg "Adding Integrations in Gulliver CRM")
Select the provider from the list - **MTS-VATS – https://vats.mts.by**.
Enter the **API key** in the PBX Key field, as well as the PBX domain, which you received when connecting with MTS.

**4. Copy Your CRM Address, Key for authorization in your CRM, and click the add button.**
Copy Your CRM Address, Key for authorization in your CRM, and enter them in the corresponding fields of **MTS-VATS** Integration Management, in the field as shown in the image above.

**5. Make a test call to the corporate number.**

### P.s. 🧩🏆

1. All interactions with the service within the integration are carried out without user intervention. When making or receiving calls to phone numbers within the virtual PBX, they will automatically appear in Gulliver CRM, and you will be able to listen to them or check the status.
2. Payment for Virtual PBX services is made separately under a bilateral agreement between your company and the service provider company.
3. If you don't want to bother, we can help you: consult and set up.


MTS-VATS Telephony


# Tilda

Tilda is a platform that helps create and publish content-oriented projects, interactive articles, longreads, photo stories, landing pages, portfolios, and small websites.

If your website is built on Tilda, you can connect an integration to receive data from forms into your sales pipeline.

This page will guide you step-by-step on how to set up the integration with Tilda!

Go to your personal account in Tilda – "My Sites" tab.

1. Select your site or create a new one and go to the "Site Settings" section.

![Adding Tilda integration](/assets/images/guides/integrations/integration_16.png "Adding Tilda integration in Gulliver CRM")

2. In the left menu, select "Forms", and on the page that appears, click on "Webhook" at the bottom.

![Adding Tilda integration](/assets/images/guides/integrations/integration_17.png "Adding Tilda integration in Gulliver CRM")

3. Add the link for the "WEBHOOK URL" field. To get it in Gulliver CRM, go to system settings, then **Application** -> **Integrations** -> **Add Integration** -> **Tilda**.
   ![Adding Tilda integration](/assets/images/guides/integrations/integration_18.png "Adding Tilda integration in Gulliver CRM")

- Copy the URL and paste it into the field in Tilda.
- Select the POST method, Api name Secret, copy the secret word from Gulliver CRM and paste it into the API key field.
- In additional settings, select "Pass product data in order - as an array".

![Adding Tilda integration](/assets/images/guides/integrations/integration_19.png "Adding Tilda integration in Gulliver CRM")

4. Connect the created service to the form.

![Adding Tilda integration](/assets/images/guides/integrations/integration_20.png "Adding Tilda integration in Gulliver CRM")

5. Enter the website domain in the integration settings.

### P.s. 🧩🏆

1. All interactions with the service within the integration occur without user intervention.
2. When setting up the form, you need to add a hidden field named `stage` and specify the ID of the pipeline stage.


Tilda


# Gulliver CRM API

The GulliverCRM API enables integration with external systems for managing application data. This guide describes currently available endpoints, their parameters, and usage examples.

## API Fundamentals

- **Subdomain**: All requests must be made to your specific subdomain (e.g., application.gullivercrm.com)
- **Authentication**: All requests require authorization using an access token or endpoint-specific method
- **Response format**: Endpoints return JSON responses
- **Error handling**: Standard HTTP status codes are used:
  - `200 OK` - Successful request
  - `400 Bad Request` - Validation error or incorrect data
  - `401 Unauthorized` - Authorization required
  - `404 Not Found` - Resource not available
  - `500 Internal Server Error` - Server-side error
- **New endpoints**: Added based on client requirements

---

## API Endpoints

### Add Deal via API

#### Description

This endpoint allows adding new deals to the system via API. Supports dynamic addition of custom fields in the request body.

#### Method

`POST`

#### URL

`api/pipeline/deal/add/:name`

#### URL Parameters

- `name` (required) - Deal source (e.g., `tilda`, `webform`). Must match existing deal sources

#### Request Body

JSON-formatted deal data. Example:

```json
{
  "phone": "+375291234567", // international format
  "stage": "stageId", // pipeline stage ID
  "name": "John",
  "surname": "Doe",
  "birth": "2025-03-12T21:00:00.000Z", // ISO 8601 format
  "contact": "john@example.com",
  "customField1Id": "Value1",
  "customField2Id": "Value2",
  "secret": "secret-token" // from integration settings
}
```

#### Response

Successful response returns:

```json
{
  "statusCode": 200,
  "message": "Deal successfully added"
}
```

#### Example Request

```bash
curl -X POST "https://application.gullivercrm.com/api/pipeline/deal/add/tilda" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{
  "phone": "+375291234567",
  "stage": "stageId",
  "name": "John",
  "surname": "Doe",
  "birth": "2025-03-12T21:00:00.000Z",
  "contact": "john@example.com",
  "customField1": "Value1",
  "customField2": "Value2",
  "secret": "34565756ggfe33345"
}'
```

#### Error Handling

Validation errors return:

```json
{
  "statusCode": 400,
  "message": "Validation failed!"
}
```

Invalid deal source returns `404 Not Found`.

---

### Test Deal Endpoint

#### Description

Simulates deal creation for integration testing (no actual data is created).

#### Method

`POST`

#### URL

`api/pipeline/deal/add/:name/test`

#### URL Parameters

- `name` (required) - Deal source identifier

#### Response

```json
{
  "statusCode": 200,
  "message": "Test successful"
}
```

#### Example Request

```bash
curl -X POST "https://api.example.com/deal/add/tilda/test" \
-H "Content-Type: application/json"
```

# Webhooks in GulliverCRM

Webhooks enable automatic data transmission to external systems when automation triggers activate. Multiple webhooks can be configured per trigger.

## Webhook Fundamentals

- **Automations**: Webhooks trigger via automations containing triggers (conditions) and actions
- **Error handling**: Failed webhook attempts are logged and may retry based on automation settings

---

## Webhook: External URL Activation

### Description

Sends POST request to specified URL with automatically generated payload data when trigger conditions are met.

![Adding webhook in Gulliver CRM](/assets/images/guides/webhooks/webhooks_1.png "Adding webhook in Gulliver CRM")

### Method

`POST`

### URL

`https://requestb.in/xxxxxxxxx`

### Parameters

- **url** (required) - Target endpoint URL

### Request Body

Automatically generated event data

### Trigger

- **Trigger type**: Cell status update (`cellStatusUpdated`)

### Action

- **Action type**: Webhook activation
- **Parameters**:
  - **URL**: `https://requestb.in/xxxxxxxxx`

### Result

System sends POST request to target URL when cell status changes occur.

---

## Webhook Implementation Guidelines

1. **URL verification**: Ensure webhook URLs are correct and publicly accessible
2. **Error handling**: Configure external systems to properly process requests and return appropriate HTTP codes

---

### P.S. 🧩🏆

You can now add webhooks to your automations using this guide. Happy automating! 🚀

Key improvements:

1. Professional technical writing style
2. Consistent terminology
3. Proper API documentation formatting
4. Natural English translations
5. Preserved all code blocks and markdown
6. Maintained visual elements (images, emojis)
7. Clear error handling documentation
8. Standardized date/time formats
9. Improved readability while keeping technical accuracy


API and Webhooks


## 🔥 Обновление 5.2.0 с мощным Планировщиком!

Мы долго готовились к этому моменту — и вот он настал! 🐉 **"Мы разбудили дракона"** — Планировщик теперь в вашем распоряжении!

1. ⏰ Планировщик — ваш личный помощник во времени. Теперь любая задача, рассылка или SMS может быть запланирована заранее. Написали сообщение, но отправить нужно только послезавтра в 14:00? Легко! Планировщик не только запомнит ваши намерения, но и выполнит их точно в срок.

![Планировщик](/assets/images/blog/dragon_1.jpg "Планировщик в Гулливер ЦРМ")

2. 🎨 Гибкие представления: смотрите на данные так, как вам удобно. Карточки, таблица, доска или календарь — выбирайте любимый формат, и приложение запомнит ваш выбор. Теперь информация всегда перед глазами в самом удобном виде.
   ![Гибкие представления](/assets/images/blog/dragon_2.jpg "Гибкие представления в Гулливер ЦРМ")

3. 🚀 Умная воронка и автоматизации стали еще лучше. Улучшенный алгоритм точнее подбирает сделки под сработавшие автоматизации, а новые триггеры и действия делают процессы еще эффективнее. Скорость работы выросла — теперь всё летает!

4. 🗓️ Календарь с интеллектом: дедлайны под контролем. Обновленный дизайн календаря и расписания делает управление задачами проще. Просроченные дедлайны теперь видны сразу — система напомнит о них в уведомлениях, чтобы ничего не упустить.
   ![Календарь](/assets/images/blog/dragon_3.jpg "Календарь в Гулливер ЦРМ")

5. 📝 Журнал оценок: теперь и отметки под рукой. Нужно вести учет успеваемости? В настройках можно выбрать шкалу оценивания и выставлять отметки прямо в журнал. Удобно, прозрачно, без лишних хлопот.

6. 🛠️ Множество улучшений и исправлений. Исправили баги и сделали работу еще стабильнее. Это же просто мем, без слов, да еще и котиком и временем!!

![Мем без слов](/assets/images/blog/dragon_4.jpg "Мем без слов в Гулливер ЦРМ")

## P.s. 🧩🏆

💡 Теперь ваше время — в ваших руках! Попробуйте новые возможности сами — обновление уже доступно. А если у вас есть идеи, как сделать приложение еще удобнее, пишите! Мы всегда рады обратной связи.

_P.S. Дракон проснулся не просто так — он здесь, чтобы помогать!_ 😉


Планировщик ⏰


Вот уже несколько лет наша команда работаем над ГулливерЦРМ. В настоящее время - это флагманский продукт компании ГулливерСофт. То, что начиналось, как вспомогательная программа для регистрации посещений клиентов в детском клубе Гулливер развилось в полноценный продукт и компанию, которая в настоящее время разрабатывает уже несколько продуктов и продолжает развивать ГулливерЦРМ. За это время видение идеальной системы несколько раз существенно корректировалось. Я хочу поделиться свежим видением, которое сформировалось к началу 2025 году.

В настоящий момент мы смотрим на ГулливерЦРМ как на бизнес-платформу, предназначенную для автоматизации бизнес-процессов в компаниях, связанных с оказанием услуг требующих точного учета посещаемости. К таким относятся образовательные центры, спортивные секции, курсы иностранных языков, музыкальные, танцевальные, йога и т.д. Их объединяет необходимость учета посещаемости клиентов, учет финансовых взаимоотношений, коммуникация внутри компании и с клиентами, cистема управления взаимоотношениями с клиентами и т.д. Для каждого из этих областей бизнеса есть узкоспециализированные системы автоматизации, которые отлично справляются со своими задачами. Но возникают и сложности. При интеграции этих продуктов друг с другом, обучении сотрудников управлять разными системами, потеря данных, трудности в управлении всем этих хозяйством и цена. Вы платите за каждый продукт отдельно.

![Правило Парето в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/gulliver-2025_1.png "Правило Парето в Гулливер ЦРМ")

Если говорить профессиональным языком, то основные бизнес процессы необходимые в таком рода бизнесах объединяются четырьмя терминами: CRM, ERP, UC и LMS. CRM - Система управления взаимоотношениями с клиентами. ERP (Enterprise Resource Planning) - Система управления ресурсами компании (финансы, нагрузка, посещения и т.д.). UC (Unified Communications) - Единые коммуникации как внутри компании так и с клиентами. Это подход, который объединяет различные способы коммуникации (например, голосовые звонки, видео, сообщения и электронную почту) в единую систему для улучшения взаимодействия и повышения эффективности. LMS (Learning Management System) - Система управления обучением. Это программное обеспечение, которое используется для управления, документирования, отслеживания, отчетности и доставки обучающих курсов или образовательных программ.

Мы горизонтально срезаем топ всех этих ниш, используя правило 80х20: 20% усилий принесут 80% результата. Наш фокус — горизонтальная платформа, которая позволяет склеить все функции воедино.

### 1. **Горизонтальная платформа: ключевые преимущества**

- **Интеграция данных:** Объединение CRM, ERP, UC и LMS в единую платформу позволяет устранить разрозненность данных и улучшить взаимодействие между отделами.
- **Упрощение процессов:** Пользователи получают единый интерфейс для работы с клиентами, управления ресурсами, коммуникациями и обучением.
- **Экономия времени и ресурсов:** Сокращение времени на переключение между системами и обучение сотрудников.
- **Гибкость:** Возможность настройки платформы под нужды бизнеса, используя только те функции, которые действительно нужны (принцип 80/20).
- **Цена:** Это дешевле, чем платить за разные продукты по отдельности.

### 2. **Принципы 80/20 и KISS в нашем продукте**

- **20% функций, которые дают 80% результата:** Мы пытаемся держать фокус на ключевых функциях, которые наиболее востребованы в каждой из ниш (CRM, ERP, UC, LMS). Например:
  - В CRM: управление контактами, сделки, аналитика.
  - В ERP: управление финансами, посещениями.
  - В UC: чаты, задачи, звонки, смс.
  - В LMS: управление конспектами, отслеживание прогресса.
- **Упрощение интерфейса:** Единый простой интерфейс для работы со всеми подразделами. Принцип KISS утверждает, что большинство систем работают лучше всего, если они остаются простыми. Мы стараемся все сделать максимально просто, насколько хватает ума и таланта 🦧

### 3. **Куда движется "Гулливер ЦРМ"?**

- **Универсальность:** Наша цель — стать универсальным решением для малого и среднего бизнеса, которое покрывает основные потребности без необходимости интеграции множества систем между собой.
- **Расширение интеграции с внешними сервисами:** Даже если мы создаем горизонтальную платформу, важно обеспечить возможность интеграции с популярными сторонними сервисами (например, почта, мессенджеры, платежные системы).
- **Искусственный интеллект и автоматизация:** Внедрение AI для анализа данных, прогнозирования, автоматизации рутинных задач, справки (например, автоматическое создание задач в CRM на основе писем или звонков).
- **Мобильность:** Разработка мобильных приложений для доступа к платформе с любых устройств.
- **Рост функциональности:** Увеличение количества и стабильности каналов коммуникации с клиентами. Расширение Wiki как LMS инструмента.
- **Целевая аудитория:** Мы продолжаем нацеливаться на компании малого и среднего бизнеса, которые ищут простое и доступное решение для управления всеми аспектами бизнеса.
- **Образовательные мероприятия и материалы:** Мы создали обучающие курсы, чтобы показать, как наша платформа может организовывать и улучшать бизнес-процессы.
- **Партнерство:** Мы сотрудничаем с лидерами мнений, блогерами в образовательной сфере, бизнес-коучами или бизнес-консультантом.

![Мемы в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/gulliver-2025_2.png "Мемы в Гулливер ЦРМ")

### Заключение

К 2025 году "Гулливер ЦРМ" превратился в бизнес-платформу, которая объединяет ключевые функции CRM, ERP, UC и LMS в единое простое и интуитивно понятное решение. 🧩 Наш продукт стал полезным инструментом для малого и среднего бизнеса, особенно в сферах, где требуется точный учет посещаемости и управление ресурсами. 🎓🏋️‍♂️💃
Мы продолжаем следовать принципам 80/20 и KISS, фокусируясь на тех 20% функций, которые приносят 80% результата, и делая платформу максимально простой в использовании. 🧠✨ Это позволяет нашим клиентам экономить время, ресурсы и деньги, избегая сложностей интеграции множества систем. 💸⏳
Не все в рамках такого видения реализовано, но исходя из него сформирован roadmap для дальнейшей разработки. Но если вам нравится наши идеи, добро пожаловать на борт и мы с вами сможем пройти классное приключение и написать новый успешный кейс!


Гулливер ЦРМ в 2025 💟


## 🌪️💣 Новые воронки

Всем привет! Мы обновились до версии 5.0.0. Обновление носит название “Воронки продаж” и содержит огромный инструмент автоматизации продаж.

Обновление получилось таким объемным, что заслужило мажорную красивую версию 5.0.0, и включает:

1. 🌪️ **Воронки продаж** Абсолютно новый инструмент в системе, в основе которого лежит глубокая переработка жизни клиента с выделением новых понятий “Воронка продаж”, “Сделка”, “Этап продаж” и др., которые включают полный цикл продажи от момента появления лида до получения платежа и при необходимости повторных продаж. Вы сможете настраивать источники сделок, причины проигрышей, считать конверсию и многое другое, что необходимо для организации системы продаж в компании. [Подробнее о воронках...](/user-guide/funnels "Подробнее о воронках...")
2. 🤖 **Новые автоматизации и цепочки автоматизаций** Продажи глубоко интегрированы с остальной системой и сделки двигаются по воронке продаж автоматически, когда вы работаете в журнале, биллинге и так далее. Это наше 🏆 ключевое отличие от других неспециализированных ЦРМ систем. Автоматизации позволяют так настроить процессы внутри системы, что сделка создастся, продвинется по воронке и закроется без необходимости ее таскать вручную и отслеживать. Это бомба💣💣 [Подробнее об автоматизациях](/user-guide/automations "Подробнее о автоматизациях...")
3. 🩷 **Появление нового цвета ячейки в журнале (РОЗОВАЯ или ФУКСИЯ)**. Мы добавили в журнал ячейки розового цвета, чтобы выделить пробные занятия из разряда других планируемых занятий, так как пробные занятия требуют особого контроля со стороны центра. ![Ячейки розового цвета в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/funnel-release_1.png "Ячейки розового цвета в Гулливер ЦРМ") Голубую ячейку мы ставим при любом планируемом занятии, при этом клиент в этой группе не становится активным и она не отображается у клиента в активных группах. Розовую ячейку надо ставить, когда вы назначаете пробное занятие, если такое у вас есть. При этом клиент в этой группе становится активный.

4. 👾 **Интеграция с формами сайтов и тильдой** Подключайте интеграции с форм с сайта и получайте сделки автоматически на любой этап. При настройке форм, можно пробрасывать не только обязательные поля, но настраиваемые поля, которые будут заполняться в сделке автоматически. Кроме того можно настроить сколько угодно форм одновременно. [Подробнее об интеграции с тильдой](/user-guide/tilda "Подробнее об интеграции с тильдой...")
5. 🪄 **Внешнее API и Webhooks (прототип)** Если вы используете различные сервисы для лидогенераций – супер, дергайте наш ендпойнт и закидывайте сделки из смежных инструментов прямо с дополнительными данными в ГулливерЦРМ. Сработал триггер отсылайте данные для своих сервисов через webhooks [Подробнее об API и webhooks](/user-guide/api-webhooks "Подробнее об API и webhooks...").
6. 🛸Починили все известные баги;

### Заключение 🔚

Если обобщить, то система получила колоссальное по своим масштабам обновление, которое дает невиданный скачок в возможностях, а также существенно изменяет подход к автоматизации бизнес-процессов. Новый функционал служит основой для реализации сотен новых идей, которые будут появляться и адаптированы в будущем. Построенная система позволяет добавлять новые возможности быстро в считанные дни, учитывая ваши потребности и пожелания.


Новые воронки 🌪️💣


## Новые автоматизации и свойства 🤖!

Добрый день! Мы выкатываем обновление 4.17.0: 🤖 📞 Новые автоматизации и пользовательские свойства.
Этот релиз является большой внутренней подготовительной работой перед выпуском новой системы воронок продаж и удержания, а также переработанной «жизни клиента». Основная задача, над которой мы сейчас трудимся, заключается в **преобразовании жизни клиента через внедрение воронок продаж с широкими возможностями интеграций и внутренней автоматизации**. Это довольно нетривиальная задача, включающая множество подсистем пронизывающих все приложение и требующее внесения изменений в код практически по всему проекту! Это ведет к росту неоднородности кодовой базы и как следствия повышения вероятности ошибок, что в свою очередь тормозит выход обновлений.

Обновление 4.17.0 включает:

1. **🎈Новые автоматизации.**
   Автоматизации уже давно работают в нашем приложении, но их кастомизация и UX (пользовательский опыт работы с ними) был не очень высокого качества. Нам пришлось полностью переосмыслить опыт работы с автоматизациями в других системах, изучив десятки плохих и не очень 🎃 примеров. Результатом этой масштабной R&D работы стали полностью переписанные автоматизации, мы сделали их масштабируемыми кастомизируемыми и гораздо более простыми в использовании и настройке. Кроме того теперь мы можем очень быстро дополнять автоматизации новыми триггерами и действиями по вашему запросу. Добавить новую автоматизацию, которой еще нет в системе стало намного проще, а количество автоматизаций будет быстро расти. Где это может быть полезно? Да где угодно: отослать напоминание об оплате, поздравить с днем рождения клиента, поставить автоматическую задачу сотруднику и т.д.
2. **🎇Настраиваемые свойства (🆕💣).**
   Это абсолютно новая система предназначена для расширения стандартных полей основных сущностей системы. Не хватает обычных полей в клиенте добавляйте сколько хотите и какой хотите вариант (текст, ссылка, телефон, филиал и другие предустановленные варианты). Настраиваемые поля нужны, чтобы вы могли создавать свои собственные по вашему усмотрению с возможностью фильтрации по этим полям. Кроме того вы можете связывать свои настраиваемые формы лидогенерации с новыми полями, заполняя их автоматически через интеграции.
3. **🧨Интернационализация телефонных номеров.**
   Если вы занимаетесь с клиентами онлайн из других стран, теперь вы можете сохранять их номера телефонов с учетом страновой специфики. Это также работает с смс оповещением. Теперь можно отсылать ссылку для оплаты по международным номерам (если это позволяет ваш смс интегратор). Изменение на номер другой страны сделано просто и лаконично, вам не надо помнить коды других стран система сама вам подскажет код и проверит насколько введенный номер телефона правильный.
4. **✨ Расширенные возможности списков.**
   Появилась возможность создавать списки не только из клиентов, но и из пользователей, групп, сделок. Это открывает большие возможности для сохранения информации по работе с этими сущностями в другой форме внутри системы. Теперь можно создать список групп, добавить различные свойства, и проводить сортировку и фильтрацию по свойствам которые вы сами придумали. Это дает большие возможности для людей с фантазией.
5. **🎉Улучшенный поиск и фильтрация клиентов.**
   Мы провели улучшение поиска и фильтрации клиентов, фильтр клиентов теперь включает новые настраиваемые поля. Исправили тормоза в работе фильтрации клиентов, добавили возможность проводить фильтрацию по настраиваемым свойствам, о которых вы прочли ранее.
6. **🎃 Исправление ошибок.** Исправили все известные на сегодняшний день ошибки.

## Команда ГулливерСофт поздравляет Вас с наступающим Новым годом! 🎉

В этот особенный момент мы хотим пожелать Вам здоровья, счастья и успехов во всех начинаниях.

Пусть Новый год принесет новые возможности, свершения и радостные мгновения!

Благодарим Вас за доверие к нашей системе ГулливерЦРМ. Мы стремимся делать вашу работу более комфортной и эффективной, и надеемся, что в новом году наши совместные усилия принесут еще больше результатов.

Пусть 2024 год станет для Вас годом новых вершин и удачи. Желаем вам вдохновения, продуктивности и крепких партнерских отношений!

![cutie cat](/assets/images/blog/automation_1.png "cutie cat")

Удачи!


Новые автоматизации и свойства 🤖


## Воронка продаж: Этап 3 - Удержание клиентов 🔄

После анализа первых двух этапов воронки продаж — привлечения 👥 и активации клиентов 🚀 — остановимся на ключевом этапе: удержании пользователей.

**Удержание клиентов** — это жизненно важный компонент, который существенно влияет на долгосрочный успех бизнеса. 📈 Привлечение новых клиентов требует значительных усилий и финансовых затрат 💸, поэтому не менее важно сосредоточиться на том, чтобы те, кто уже знаком с вашим продуктом, остались с вами надолго. Исследования показывают, что увеличение уровня удержания всего на 5% может привести к росту прибыли на 25%. 💰 Это подчеркивает, как важно инвестировать в поддержание отношений с существующими клиентами. 🤝

Чтобы понять, почему удержание клиентов столь критично, представьте, что ваша старая машина 🚗 все еще исправна. Зачем покупать новую, если можно просто отремонтировать ту, что уже есть? Аналогично, бизнесу стоит сосредоточиться на увеличении удовлетворенности и лояльности уже имеющихся клиентов, вместо того чтобы постоянно пытаться привлечь новых.

### Понимание причин оттока 📉

Клиенты могут покинуть вас по различным причинам, и понимание этих причин поможет вам предотвратить отток. Задавайте себе следующие вопросы:

- Что именно не хватает вашему продукту? ❓
- Почему клиенты предпочитают продукты конкурентов? 🏆
- Какие функции есть у ваших соперников, что может привлечь ваших клиентов? 🔍
- Каковы сильные и слабые стороны вашего предложения? ⚖️
- Сколько времени в среднем пользователи остаются верными вашему продукту перед тем, как уйти? ⏳

Определив пробелы в понимании потребностей ваших клиентов, вы сможете оптимизировать предложение и повысить уровень удержания. 💪 Постоянный мониторинг ключевых показателей позволит выявить области, требующие улучшения. 📊

### Ключевые показатели для анализа 📏

1. **Уровень оттока клиентов**:

   - Измеряет процент тех, кто прекратил использовать ваш продукт в течение определенного периода времени.
   - Формула: `(Количество клиентов на начало периода - Количество клиентов на конец периода) / Количество клиентов на начало.` 📉

2. **Уровень оттока доходов**:

   - Определяет процент утраченного дохода от уже ушедших клиентов.
   - Формула: `(MRR на начало периода - MRR на конец периода - MRR от новых подписок) / MRR на начало.` 💔

3. **Коэффициент повторных покупок**:

   - Указывает на процент клиентов, которые вернулись для совершения повторного заказа.
   - Формула: `(Количество вернувшихся клиентов) / (Общее количество клиентов).` 🔄

4. **Чистый рейтинг промоутера (NPS)**:

   - Оценивает вероятность рекомендации вашего продукта среди клиентов.
   - Формула: `% промоутеров - % критиков` (где промоутеры — это те, кто ставит 9-10 баллов). 🌟

5. **Коэффициент погашения купонов**:
   - Оценивает, насколько успешно клиенты используют ваши купоны и специальные предложения.
   - Формула: `(Количество погашенных купонов) / (Количество выданных купонов).` 🎟️

![Воронки в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/funnel_2.jpg "Воронки в Гулливер ЦРМ")

### Тактики удержания клиентов 🎯

Стратегии удержания являются одновременно важными и эффективными инструментами, которые могут значительно увеличить прибыль вашего бизнеса. 💡 Рассмотрим несколько подходов к повышению уровня удержания:

1. **Напоминайте о ценности продукта**:

   - Регулярные коммуникации 📞 с клиентами помогут выяснить их мнения и ожидания. Держите их в курсе новшеств и обновлений, организуя виртуальные мероприятия для обмена опытом и решения проблем. 🌐

2. **Усовершенствуйте процесс адаптации**:

   - Правильный onboarding 🛠️ создаст положительный опыт для новых пользователей. Собирайте данные о своих клиентах и предлагайте им простые решения, чтобы они могли максимально эффективно использовать ваш продукт. 🚀

3. **Вознаграждайте постоянных клиентов**:
   - Лояльные клиенты — это настоящие активы. 🎁 Предлагайте им уникальные бонусы и специальные предложения, чтобы подчеркнуть их значимость. Используйте CRM-системы для автоматизации благодарственных сообщений и поддержки отношений. 🤗

### Заключение 🔚

Удержание клиентов — это не просто цель, а непрерывный процесс создания положительного клиентского опыта. 🌈 Если пользователи остаются довольными вашим продуктом, они, скорее всего, не станут искать альтернативы. Поэтому стремитесь к высокому уровню обслуживания, чтобы минимизировать отток. 🚫

Регулярно пересматривайте свои методы взаимодействия с клиентами и корректируйте продукт в соответствии с их потребностями. 🔄 С этими шагами вы подготовитесь к следующему этапу воронки — направлению клиентов, что откроет новые возможности для продвижения вашего продукта. 🌟


Правильные продажи. Воронки ч2.


## Воронка продаж: Стратегия привлечения клиентов 💼✨

Воронка продаж является ключевым элементом для достижения устойчивого успеха бизнеса. Она способствует повышению конверсий 📈 и увеличению доходов 💰, позволяя маркетологам и специалистам по продажам отслеживать путь клиента от начального этапа осведомленности до окончательного принятия решения и даже дальше. По сути, это удобная визуализация этапов, которые проходит клиент, будь то продажа или другой процесс, имеющий множество этапов.

**Определение воронки продаж 🔍**

Воронка продаж представляет собой клиенториентированную модель, иллюстрирующую процесс, который проходит покупатель с момента первого контакта до завершения сделки 🛒 или повторных сделок. Оптимально спроектированная воронка продаж позволяет не только оптимизировать процесс, но и выявлять потенциальные риски на ранних стадиях, что существенно способствует достижению поставленных целей. 🎯

При помощи воронки продаж компании могут определить потребности потенциальных клиентов и наметить стратегии для их конвертации в платящих клиентов. Структура воронки подразумевает наличие различных секций, где верхняя часть наиболее широкая, а нижняя — самая узкая. Преимущества внедрения воронки продаж заключаются в следующем:

- Повышение стабильности продаж 📊.
- Выявление и развитие потенциальных клиентов 🌱.
- Улучшение процесса оценки успешности продаж 📋.
- Упрощение сортировки и приоритезации наиболее перспективных клиентов 🔑.
- Разработка стратегии удержания.
- Увеличение повторных продаж.

Для оценки процессов воронки и достижения успеха на каждом этапе целесообразно применять методику AARRR 🚀. Эта методология, изначально ориентированная на стартапы, также релевантна для образовательных и спортивных проектов.

### Этапы воронки продаж ⚙️

Классическая воронка продаж состоит из пяти ключевых этапов:

1. Приобретение 🎣.
2. Активация ⚡.
3. Удержание 🔒.
4. Направление 🧭.
5. Доход 💵.

Это классика. В жизни всё по-другому. Очень часто продажа осуществляется за более короткий промежуток времени, поэтому воронка сокращается до трех минимальных основных пунктов: 1. Приобретение 🎣, 2. Активация ⚡, 3. Удержание 🔒.

И в то же время специфика бизнеса может диктовать необходимость иметь несколько воронок одновременно для разных продуктов. Ведь клиент может купить несколько продуктов компании, и по каждому продукту у него свой путь к покупке.

Еще одним немаловажным аспектом является воронка повторных продаж, когда компания осуществляет не одну продажу, а несколько последовательных продаж, или продает ежемесячные абонементы или подписки. Такие повторные продажи могут иметь очень короткие воронки и необходимы, чтобы не упустить ни одной сделки.

Чтобы не загрустить, стоит упомянуть, что некоторые компании разрабатывают воронки удержания клиентов, которые отслеживают путь клиента не к продаже, а к уходу. Чтобы замедлить или остановить покупателя от этого шага, компании на основе различных данных содействуют его удержанию.

В этой статье мы подробно остановимся на первых двух этапах воронки продаж: 1. Приобретение 🎣, 2. Активация ⚡.

![Воронки в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/funnel_1.jpg "Воронки в Гулливер ЦРМ")

### Этап 1: Приобретение клиентов 🎣

Приобретение клиентов — это первый контакт с клиентами и один из основных этапов методологии. Чтобы клиенты прошли все этапы воронки до получения дохода, необходимо обеспечить достаточное количество клиентов на верхнем уровне. Важно учитывать не только количество привлеченных клиентов, но и их качество. Эффективное привлечение правильной аудитории имеет решающее значение для достижения ожидаемых бизнес-результатов. 🌟

Основная цель этапа привлечения клиентов заключается в том, чтобы пользователи узнавали о вашем бренде и переходили на ваш сайт через различные каналы 📱. Критично оценивать не только объем посещений, но и первое впечатление о продукте. Важно анализировать, сколько пользователей записались на бесплатные пробные версии (если это возможно) и какое количество из них впоследствии становится платными клиентами. 🏦

**Каналы привлечения клиентов 🌐**

Среди множества доступных каналов для привлечения клиентов необходимо отслеживать их эффективность по объему, стоимости и качеству. Это позволит оптимально распределить усилия для увеличения видимости и вовлеченности. Например, если вы занимаетесь производством сумок и ваша целевая аудитория активно использует Instagram и Facebook, следует сосредоточиться на разработке кампаний в этих платформах. 📸

**Рекомендации по привлечению клиентов 📝**

При успешной разработке привлекательного продукта стоит определить наиболее эффективные каналы для привлечения клиентов. К числу важнейших рекомендаций можно отнести:

1. **Эффективное продвижение** с акцентом на правильные каналы и целевую аудиторию. 🧠
2. **Строгое измерение каждого этапа** воронки продаж. 📊
3. **Проведение тестов различных каналов** и исключение неэффективных. ❌
4. **Обращение внимания на сегментацию** каналов и типы привлеченных клиентов. 🎯

Также стоит рассмотреть основные методы привлечения клиентов:

- **Определение целевой аудитории** — четкое понимание своей целевой группы критично для повышения конверсии. 🕵️‍♂️
- **Призывы к действию** — это способствует вовлечению клиентов и улучшению конверсий; его следует регулярно тестировать и обновлять. 📈
- **Мониторинг стоимости привлечения клиентов** — важно отслеживать этот показатель, чтобы избежать убытков, улучшая конверсии сайта и оптимизируя маркетинговые действия. 💡

Очевидно, что связь между привлечением клиентов и повышением объема продаж является неоспоримой. Поэтому необходимо использовать правильные стратегии для генерации качественных лидов. Постоянная оптимизация методов привлечения клиентов поможет удержать их в воронке, что является важным для достижения бизнес-успеха в долгосрочной перспективе. 🔗

Следующий этап после привлечения — активация клиентов, что подразумевает создание отличного первого опыта взаимодействия. Каждый этап воронки продаж имеет критическую важность, поэтому следует придавать внимание всем аспектам, чтобы обеспечить плавный переход между ними. 🌊 Рекомендуется использование CRM-системы для управления этапами воронки и отслеживания пути клиентов. Их функционал помогает оптимизировать бизнес-процессы. 📊

### Этап 2: Активация клиентов 🚀

Активация клиентов представляет собой второй ключевой этап воронки продаж, следующим за приобретением клиентов. Этот этап связан с предоставлением новым пользователям положительного первого опыта на вашем сайте, что критически важно для успешной конверсии. 🌟

**Понимание активации клиентов 🔑**

Активация клиента — это процесс создания впечатляющего стартового опыта для пользователей. Данные показывают, что большинство пользователей не готовы совершить покупку с первого раза. 📉 Первые впечатления должны быть достаточно сильными, чтобы привлечь внимание потенциальных клиентов и побудить их к совершению покупки или к повторному посещению вашего сайта. 🛍️

На этапе активации важно продемонстрировать ценность вашего продукта и познакомить пользователей с его основными функциями. Успешная активация клиента не только превращает пользователей в активных клиентов, но и создает условия для формирования сарафанного радио, что может способствовать привлечению новых покупателей. 📣

**Сравнение приобретения и активации 🔄**

Важно подчеркивать, что этапы приобретения и активации клиентов взаимосвязаны, но не идентичны. На этапе приобретения осуществляется привлечение целевой аудитории с предложением решения ее проблем. 💼 На этапе активации, в свою очередь, осуществляется предоставление клиентам опыта взаимодействия с предложенным решением. 🛠️

**Онбординг как основа активации 📈**

Процесс онбординга представляет собой важнейший аспект активации. Он включает в себя набор действий, позволяющих перевести нового клиента из статуса посетителя в статус полноценного клиента. 👥 Неправильное выполнение процесса онбординга может привести к оттоку пользователей. Каждый новый клиент приходит с определёнными проблемами и целями, и ваш продукт должен соответствовать этим требованиям. 🎯

Как только пользователи увидят, как ваш продукт способствует решению их задач, они смогут глубже изучить его функционал и, вероятно, станут платными клиентами. 💳

**Рекомендации по эффективной активации 🌈**

Для успешной активации клиентов можно применить ряд проверенных стратегий:

1. **Эффективные электронные кампании ✉️**:
   - Поддерживайте интерес пользователей с помощью 5-6 ключевых писем.
   - Включите приветственные письма, инструкции по использованию продукта, информацию о уникальных предложениях и предложения о помощи для решения возникших трудностей. 🙋‍♂️
2. **Всплывающие окна при намерении выйти 🛑**:
   - Эти окна появляются, когда пользователь собирается покинуть сайт, предлагая дополнительные акции или скидки, что может помочь сократить показатель отказов. 💸
3. **Чат для мгновенного взаимодействия 💬**:
   - Современные пользователи ожидают быстрого ответа на свои вопросы. Живой чат предоставляет возможность оперативно решать возникающие проблемы. ⏳
4. **Объясняющие видео 🎥**:
   - Видеоматериалы эффективно демонстрируют ценность вашего продукта и облегчают понимание его функционала. 📚
5. **Отзывы от клиентов ⭐**:
   - Положительные отзывы могут убедить новых пользователей в качестве вашего продукта, ведь 85% потребителей читают до 10 отзывов, прежде чем принимать решение о покупке. 🤔
6. **Бесплатные пробные версии 🆓**:
   - Предоставление ограниченного доступа к продукту может значительно повысить коэффициент конверсии. 📊
7. **Оптимизация целевой страницы 🌐**:
   - Обязательно оптимизируйте целевую страницу, используя ключевые слова, минимизируя время загрузки и добавляя призывы к действию. 🚀
8. **Индивидуальный подход 🎨**:
   - Проведите анализ своей аудитории и адаптируйте подход к каждому пользователю для максимизации ценности. 🔍

**Анализ неактивных пользователей 🧐**

Некоторые пользователи могут не конвертироваться в клиентов, и эту группу не следует игнорировать. Важно выяснить причины их неактивности, анализируя поведение и характеристики этих пользователей. 🕵️‍♀️ Собирая данные о неактивных пользователях, можно наметить пути для их активации и улучшить процесс онбординга, что положительно скажется на общей динамике конверсий. 📈

Активация клиентов не имеет универсальной формулы — она зависит от характеристик вашего продукта и потребностей ваших пользователей. Однако важно продолжать эксперименты и внедрять новые методы, постоянно совершенствуя процесс активации. 🌟 Главный акцент должен делаться на том, чтобы ваш продукт и подход к пользователям развивались в ответ на их потребности и требования. 🔄


Правильные продажи. Воронки ч1.


## История. Гулливер CRM - делаем Теслу в мире CRM систем 🚀

Гулливер CRM идеально подойдет для автоматизации детских центров, языковых и музыкальных школ, танцевальных и спортивных студий, а также IT-курсов. Везде, где нужно учитывать посещаемость и контролировать платежи, она подходит отлично. 💼

**Добрый день!** 😊 Для тех, кто меня не знает, я — Урываева Ольга, фаундер компании ГулливерСОФТ и ярый фанатичный амбассадор Гулливер CRM, фаундер и директор Детского клуба Гулливер в Минске, фаундер музыкальной школы «Музыкальная академия». **Я как никто понимаю, как трудно эффективно руководить образовательными проектами.** 📚

---

**У этой статьи громкое название, но это не случайность!** 🌟 Наша команда полностью переосмыслила продукты, которые есть на рынке, и сделала что-то совершенно новое, иное. Вы, конечно, увидите те же знакомые слова, но формы, содержание и смыслы совершенно другие. **Наш подход сильно отличается от того, что есть на рынке.** Другой способ мышления означает другой инструмент, отличный от того, с которым вы, вероятно, привыкли работать. Это касается всего: интерфейсов, опыта пользовательского взаимодействия, скорости работы приложения, серверной архитектуры и дизайна. **У нас есть механики, которые просто отсутствуют на рынке: динамические списки, облако изображений, корпоративная вики.** Я, как основатель, не просто горжусь, я наслаждаюсь этим продуктом каждый день! 😊❤️

**История создания CRM-системы для детских центров появилась более 12 лет назад (сейчас для истории — 2024 год).** Это давно, на рынке не было НИЧЕГО; первые прототипы стали появляться только через несколько лет. Я пользовалась всем: карандашом и бумагой, Гугл таблицами, 1C, всем, что появлялось на рынке — российским, украинским, западными системами. Но административное ядро моих компаний и я не понимали, почему все это выглядит и работает как бухгалтерская система из 90-х. 😩 Бесчисленные таблицы и поля, кнопки, кнопки, кнопки... Логика действий создателей не соответствует здравому смыслу. Эти системы не отображают логику управления в моих компаниях. Они уничтожают инициативность, появление новых идей и исследовательский дух; они доставляют трудности, а не удовольствие. **Бред же. Мы видели все по-другому.** 🤔

**И после 8 лет мучений я приняла решение проинвестировать время и деньги в наше видение.** 💰 Это довольно дорогое удовольствие, но сейчас я вижу, что не зря. Несколько лет, потраченных на проектирование, подбор и работу с командой разработки, тысячи ошибок и исправлений в людях и коде, переделка и просто выброс готовых компонентов и денег, эволюция серверной архитектуры в облаках и не только — и готовый MVP появился в Детском клубе Гулливер. 😅 **Думала, что не доживу! Но это сразу стало бомбой!** 💣💣

![Развитие Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/history_1.jpg "Развитие Гулливер ЦРМ")

Компания сразу стала работать по-другому; прозрачность, появившаяся в делегировании, разделение обязанностей, точность данных учета и финансов повлияли на мировоззрение сотрудников. А Гулливер CRM, у которой тогда и названия не было, стала самым честным и ответственным сотрудником! 🌈

**После этого, надо признать, мы переписали все, а некоторые куски — дважды, удвоив цену разработки, но тогда я была счастлива!** 🎉 Большая часть истории Гулливер CRM — это очень трудный каждодневный рутинный процесс, который я не могу и вспомнить. **Есть выражение: сотрудники не запоминают работу — они запоминают людей!** 👥 И я помню всех людей: каждого программиста, бизнес-аналитика, дизайнера и девопса. **И от всего сердца им благодарна!** ❤️

![Развитие Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/history_2.jpg "Развитие Гулливер ЦРМ")

**Продукт рос, мы его развивали, дальше рос, мы его критиковали и исправляли.** И в определенный момент он стал удовлетворять не только меня, но и других директоров в моей основной сфере деятельности — образовательных проектах. 🎓 Я совершенно не думала ни о каких компаниях; это произошло само собой. Он просто, как ребенок, перерос меня, стал умнее и зажил своей жизнью, а я, как мать, стоящая у его истоков, безмерно этому рада и счастлива! 🤗

У нас есть своя философия, которой подчиняется принятие решений при разработке: **“Группа — центр системы”, “Адаптация и эволюция”, “Простота”, “Прозрачность”.** Сколько форм, страниц и кнопок погибло смертью храбрых при бессмысленной попытке пробраться к нам в систему! 😂

Мы создали Гулливер ЦРМ чтобы помочь в управлении знаниями, создать единый источник достоверной информации, чтобы расширить организационный интеллект компании.

Наш подход сильно отличается от того, что есть на рынке. Другой способ мышления означает другой инструмент, отличный от того, с которым вы, вероятно, привыкли работать, поэтому помните:

- 🧘‍♀️ Изучение Гулливер ЦРМ требует немного терпения
- 🎣 Терпение приведет к мастерству
- 🦄 Мастерство приведет к успеху

Лучше поговорить об этом с нами? Запросите [демонстрацию](/register "Гулливер ЦРМ -> Регистрация"), и мы поможем вам в обучении.

Если хотите глубже погрузиться в наши идеи можно ознакомиться с нашей [философией](/philosophy "Гулливер ЦРМ -> Философия") 🧙‍♂️ и [принципами](/principles "Гулливер ЦРМ -> Принципы") 👩🏫 на которых строилась и продолжает строиться разработка приложения.

Основные функциональные блоки описаны в промо-разделе [функциональность](/features "Гулливер ЦРМ -> Функциональность") 👨🔧

Иногда мы пишем [статьи](/blog "Гулливер ЦРМ -> Блог") 🎨, для тех кому интересно, не для SEO (все равно не работает 🙄)

Мы не останавливаемся и продолжаем развиваться: все переписываем и улучшаем каждый день!

Наш продукт подойдет классным образовательным проектам с крутой командой и продуктом, которые хотят вместе с нами систематизировать свою работу, создать устойчивые бизнес-процессы, автоматизировать рутинную деятельность, получить полный контроль над бизнесом из любой точки мира 🌏 — **что станет предметом нашей общей гордости и новым крутым кейсом!** 🌠


Делаем Теслу в мире CRM систем


## Кто может стать нашим партнером? 🧙‍♀️

Если вы являетесь лидером мнений, блогером в образовательной сфере, бизнес-коучем или консультантом в смежных областях, то вы идеально подходите для сотрудничества с нашей системой! Мы ищем активных и целеустремленных людей, готовых делиться ценными ресурсами и рекомендовать качественные инструменты. Включайте информацию о нашей платформе в ваш контент, делитесь ей с вашей аудиторией и помогайте им находить эффективные решения. Вы можете посоветовать нашу систему вашим клиентам на семинарах, вебинарах или обучениях, а также размещать информацию на вашем портале, блоге или маркетплейсе. Каждое ваше упоминание Гулливер CRM может стать новым шагом к улучшению работы ваших клиентов и повышению их удовлетворенности!

## Чего мы ожидаем от партнеров 🎻

**Помощь 🤝**

Вы оказываете бесценную поддержку своим клиентам, внедряя инструмент, который помогает им работать более продуктивно. Гулливер CRM заменяет множество других программ и инструментов, что позволяет существенно упростить процессы и повысить эффективность работы.

**Ценность 🐿️**

Предоставляя консультационные услуги, вы не просто рекомендуете Гулливер CRM, но и помогаете вашим клиентам максимально эффективно использовать его возможности. Мы уверены, что ваш профессионализм и экспертное мнение помогут клиентам извлечь максимальную пользу из нашей платформы, что обеспечит им долгосрочный успех.

**Обратная связь 🎙️**

Ваше мнение для нас очень важно! Мы призываем вас предоставлять нам обратную связь о функциях, которые необходимо улучшить, а также о проблемах и ошибках в системе, основываясь на отзывах ваших клиентов и вашем собственном опыте. Ваше участие в развитии продукта невозможно переоценить и поможет нам делать его лучше.

**Будущее 🚀**

С вашим участием мы вместе формируем будущее Гулливер CRM! Мы активно работаем над новыми функциями и улучшениями, и идеи наших партнеров играют значительную роль в этом процессе. Наше сотрудничество не просто выгодная сделка — это возможность совместно развивать инновационные решения для наших клиентов.

## Как стать партнером? Три простых шага.

**ШАГ 1: Заявка**

Подайте заявку на статус партнера, заполнив простую форму на нашем сайте. Это первый шаг к началу вашего успешного сотрудничества с Гулливер CRM.

**ШАГ 2: Соглашение**

После рассмотрения вашей заявки мы согласуем условия и процессы работы, а также передадим вам необходимые реквизиты для дальнейшей работы.

**ШАГ 3: Выплаты**

После успешного завершения всех предыдущих шагов, вы сможете получать ежемесячные выплаты, основанные на ваших достижениях и привлеченных клиентах.
Присоединяйтесь к нашей партнерской программе и начинайте зарабатывать на своем опыте и талантах уже сегодня! Мы ждем вас!

## Канал стабильного постоянного дохода 🍯

Мы стремимся создать надежный и стабильный механизм для генерации дохода для наших партнеров. С Гулливер CRM вы получаете возможность зарабатывать не только с помощью одного клиента, но и на множестве клиентов, которые выберут нашу систему благодаря вашей рекомендации.

### Мем из нашего внутреннего чата

![Gulliver CRM ideation](/assets/images/blog/partners_1.jpg "Gulliver CRM ideation")

### P.S. 🧩🏆

Мы верим в важность взаимовыгодных отношений и хотим обеспечить вам стабильный доход, основываясь на количестве клиентов, которых вы привлечете в Гулливер CRM. В связи с этим, мы рады предложить вам следующее сотрудничество: наши партнеры получают 15% от всех проданных лицензий на протяжении всего времени, пока клиенты используют наши услуги. Это означает, что с каждым новым клиентом ваш доход будет расти! Старт нашего партнерства будет официально зафиксирован на дату подписания Договора о партнерстве с Гулливер CRM. Мы стремимся к долгосрочным и продуктивным отношениям, и каждый наш партнер имеет важное значение для нашего общего успеха. Обратите внимание, что выплаты от Гулливер CRM производятся каждый квартал, и мы уверены, что наше сотрудничество принесет значительные выгоды для обеих сторон.


Партнерская программа 🤝


## 🍁🍂Дорога каждая секунда!

Добрый день! Мы заливаем обновление 4.15.0: 🍁🍂 “Оптимизация приложения - Дорога каждая секунда”!

Такое название обновления выбрано не случайно! Все улучшения объединены одной и той же идеей — сэкономить время пользователям! Оно включает:

1. 🍅 **Объединение дубликатов клиентов.** Дубликаты могут появляться, даже несмотря на нашу отличную защиту. Когда вы добавляете нового клиента, приложение ищет похожего по номеру телефона или фамилии и подсказывает, что такой клиент уже существует в системе. Однако, если вводить данные с ошибками, можно создать ошибочного, но очень похожего клиента. Например, Иван и Ваня Ивановы, которых сначала записала мама на свой телефон, а потом папа на свой. Они являются дубликатами одного клиента. На этот случай мы внедрили возможность безболезненно объединять дубликаты (как на телефоне), включая весь биллинг, посещения в группах и все остальные данные. Это круто и работает быстро!
2. 🍓 **Массовый импорт клиентов из Excel.** К нам поступает всё больше заявок на переезд с других приложений, чему мы, конечно, рады! Чтобы упростить процесс, мы добавили возможность массового импорта клиентов. Система сама справится с дубликатами и не допустит добавления клиента, который уже присутствует в приложении.
3. 🍋 **Оптимизация размера приложения и увеличение скорости загрузки.** Оптимизация размера приложения и повышение скорости загрузки – тут без комментариев. Мы стремимся к тому, чтобы пользователи проводили меньше времени перед экраном, поэтому оптимизация скорости работы всегда в приоритете. **Дорога каждая секунда**.
   ![The bear](/assets/images/blog/bundle_1.jpg "The bear")

4. 🍒 **Расширение функциональности контекстного меню клиентов в журнале.** Мы расширили функциональность контекстного меню клиентов в журнале. Если зажать клавишу CTRL, можно выбрать нескольких клиентов сразу и выставить инвойсы или отправить их в архив. Кроме того, из выбранных клиентов можно одним нажатием создать рассылку, например, смс или список.
5. 🍊 **Добавление рассылки по спискам.** В работу со списками добавили возможность делать рассылку для клиентов, находящихся в них. Это дает большую свободу администраторам и управляющим, которые могут быстро и удобно работать с актуальной базой клиентов.
6. 🥭 **Исправление ошибок.**

### Над чем работаем

Основная задача, над которой мы сейчас трудимся, заключается в **преобразовании жизни клиента через внедрение воронок продаж с широкими возможностями интеграций и внтуренней автоматизации**. Это довольно нетривиальная задача! Очень сложно сохранить баланс между кастомизацией и стандартизацией модулей.

### Мем из нашего внутреннего чата

![exe.exe.exe](/assets/images/blog/bundle_2.jpg "exe.exe.exe")

Удачи!


Дорога каждая секунда 🍁🍂


## Команды и телефония 🧁🍫

Добрый день! Мы заливаем обновление 4.14.4. 🧁🍫 Команды, телефония, новый UX и не только.

С момента предыдущего обновления **мы погрузились в работу с головой** и как ни странно проделали колоссальную 🦣🦣🦣 работу по совершенствованию серверной архитектуры и приложения.

![Команды мем](/assets/images/blog/teams_1.jpg "Команды мем")

Далее небольшой отчет общими словами над чем мы работали.

1. Мы полностью переделали систему прав. Теперь система приобрела более строгие очертания, и стала масштабируемой, контролируемой и кастамизируемой. Все как мы любим💘! Теперь группы сотрудников называются команды. (Директор, управляющие, администраторы учителя и т.д.). Они предуставновлены в системе при ее запуске. Вы свободно можете распоряжаться правами своих сотрудников. В любой момент можно добавить права или удалить. Кроме постоянных команд можно создавать свои собственные команды под конкретные проекты или ваши задачи. Все старые права на все обнулены👽, чтобы не было ошибок при переходе на новую систему прав. Мы просим прощения, но вы должны раздать права сотрудникам самостоятельно **заново**.

2. Существенно переделаны интерфейсы, а также переработан пользовательский опыт взаимодействия с приложением. Мы стараемся пробудить любопытство🔎🩺, желание экспериментировать и самостоятельно познавать приложение. Кликайте на все, каждая иконка, бейджик или карточка попытается вам помочь.

3. Добавлена просто убойная 💣💣 интеграция с телефонией ☎️📲 от МТС🥚. Теперь звонки ваших администраторов связываются с клиентами в системе, и записываются сотовым оператором, чтобы вы могли их прослушать и скорректировать скрипты и работу. Большое преимущество этой системы в том, что человек, отвечающий на звонки не привязан к телефону или интернету. Где бы не был отвечен или неотвечен звонок, он попадет в систему. Круто же!

4. Уведомления 🔔 и упоминания @. После добавления в систему задач, произошло переосмысление комментариев. Дела, которые необходимо выполнить полностью перешли в задачи. Необходимость в отслеживании каждого комментария отпала, однако присутствуют случаи, которые нужно все таки отслеживать. В этих случаях можно упомянуть пользователей, для которых комментарий представляет интерес, и ему придет уведомление в колокольчик, о том что его упомянули. Кроме того все ответы на ваши комментарии также будут сопровождаться уведомлениями.

5. Тысячи мелких улучшений и исправлений 🍹🍷. Исправили баги, постарались не делать новых. Ну как обычно!

6. Мы вышли из раннего доступ! Релиз!🍾🍾

Результат работы, который мы выкатываем в обновлении 4.14.4 нас радует! Надеемся и вам понравится!😯


Команды и телефония 🧁🍫


## Рассылки

Добрый день! Мы заливаем обновление 4.11.4. Рассылки 💌.

1. Оно включает новую механику выбора нескольких клиентов в журналах 😵‍💫😎. Теперь есть возможность выбирать нескольких клиентов сразу через кнопку ctrl, что дает возможность выполнять действия сразу с несколькими клиентами, например можно выставить инвойсы сразу всем выбранным клиентам.

2. Добавили рассылки. Теперь смс (и др. сообщения) можно отправлять сразу нескольким клиентам. Существенно улучшили работу шаблонов смс 🧁. Стало очень удобно и просто сохранять смски как шаблон на будущее.

3. Добавили интеграцию с Яндекс почтой. У нас в планах целый набор возможностей, связанных с этой интеграцией 🐣🐤.

4. Добавили возможность экспортировать практически все таблицы 🍌🍉 и даже сам журнал для последующей аналитики. Мы стараемся следовать нашим принципам, в частности принципу Прозрачности. Мы не прячем основные функции под дорогими схемами ценообразования. Мы не скрываем наши планы, метрики и проблемы. Наконец мы смогли реализовать его на практике в полной мере и добавили возможность простого экспорта данных из нашей системы. Если вам, что-то не понравится, Вы всегда можете скачать ваши данные и использовать, как вам захочется.

5. Сделали фильтрацию клиентов в настройках адекватным рабочим инструментом. Теперь из фильтра клиентов можно не только создать списки, но и делать экспорт клиентов 👍💪.

![Цены мем](/assets/images/blog/prices_3.jpg "Цены мем")

6. Изменение цен! Следуя тому же принципу, (спасибо Жанна, Образовательный центр Полонез) мы пересмотрели подход к цене для больших компаний. Теперь процент с оборота будет постепенно снижаться при росте выручки, тем самым: чем вы больше, тем меньше ваши затраты на ЦРМ систему.

## Проблемы

1. Основная проблема над которой мы работаем прямо сейчас, это переделка ролей и прав, чтобы можно было кастомизировать роли под конкретные нужды, создавать свои роли и т.д. Насколько быстро мы с этим справимся трудно сказать, но мы работаем.
2. Идея с индивидуальными ценами на программу. Существет юзкейс, когда цена за занятия может устанавливаться на программу индивидуально для клиента и отличаться от остальных в группе. Это не реализовано. Но мысль отличная, будем проектировать.
3. Воронка не работает как должна, точнее она отлично работает, но многие хотят все процессы перенести внутрь Гулливер ЦРМ, включая первичные этапы воронки. Мы уже приняли решение, что будем делать чоткую😎 воронку с мощной аналитикой.

### Заключение

Спасибо за критику, благодаря Вам мы делаем систему каждый день лучше!

Удачи!


Рассылки 💌


## Задачи❤️‍🔥

Всем привет! На улице весна 💐🪻🌷, у всех хорошее настроение, и мы c отличным настроением выкатываем весеннее обновление 4.10.30 под емким названием 😃 **Задачи**.

В этом обновлении мы исправили все известные ошибки на сегодняшний день, добавили новую функциональность, упростили работу комментариев 💬, как вы просили 👻.

Теперь [**комментарии**](/user-guide/comments "Комментарии, статья") используются только для сохранения информации. У них больше нет статусов: **решен и не решен**, которые всех путали. Наша задумка не сработала и мы отказались от нее, о чем вам очень благодарны!! Теперь комментарии это просто комментарии, в них хранится информация и все, она не требует никакого действия.

### Канбан

Если надо что-то сделать и не забыть про это, то [**добавляйте задачи ☑️**](/user-guide/tasks "Задачи, статья"). У задачи можно поставить **исполнителя и дедлайн**. Таким образом вы ничего не забудете и не пропстите сроков. Задачи добавляются точно так же, как комментарии и привязываются ко всем сущностям системы 😎.

Для отображения всех ваших задач мы написали собственную канбан доску 🎯. Канбан – это известная визуальная система управления работой команды, одна из самых популярных методологий управления.
![Пример канбан доски](/assets/images/blog/tasks_1.jpg "Пример канбан доски")

Конечно наша доска выглядит посолидней, но принцип работы тот же: перетаскивайте карточки и отслеживайте статусы. Канбан-доски являются **эффективным инструментом для управления задачами**🧐, обеспечивая прозрачность и структурированность процессов работы. Они позволяют бизнесам легко отслеживать текущий статус задач, оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность командной работы.

Одним из главных преимуществ является **возможность визуализации всей рабочей нагрузки** и распределения задач между участниками команды. Это помогает управляющим и членам команды лучше понимать, какие задачи находятся в работе, какие уже завершены, а также выявлять возможные проблемы или задержки.

Кроме того, канбан-доски способствуют **улучшению коммуникации внутри команды**🕹**️**🎮, так как участники видят общий прогресс и могут легко обсуждать приоритеты и распределение задач. Это помогает сократить время на согласование и принятие решений, что в свою очередь ускоряет выполнение проектов.

Подробнее о том как пользоваться задачами читайте в [**руководстве по задачам**](/user-guide/tasks "Задачи, статья").

### Еще в обновлении

Еще в обновлении **сотни мелких улучшений и изменений**, которые вы заметите или нет 🍿. Мы повысили стабильность работы сокетов, провели совершенствование дизайна, добились существенного улучшения в скорости работы приложения, переработали юзер экспиеренс во многих местах системы.

### P.s. 🧩🏆

> Мы с нетерпением ждем ваш фидбэк😉, ваше мнение очень важно для нас. Мы внимательно прислушиваемся к вашим пожеланиям.


Задачи❤️‍🔥


## KISS😘 и Заумь

Сложно сделать что-то простое – это противоречие 😵‍💫, которое часто встречается в различных областях жизни, от искусства и дизайна до науки и технологий.

Парадоксально, но создание чего-то простого может быть гораздо сложнее, чем создание сложного и запутанного.

**Принцип KISS** (Keep It Simple, Stupid) 💋 – это философия, которая призывает к простоте и минимализму в дизайне, разработке и общении. Этот принцип гласит, что проекты, продукты или идеи должны быть максимально простыми, легкими для понимания и использования🌞.
Это один из самых главный принципов в разработке в нашей компании👍!

### Баланс между Простотой и Глубиной

Однако, принцип KISS💋 **не означает отсутствие глубины или сложности**. Он скорее призывает к тому, чтобы сложные вещи были представлены в простой и доступной форме. Важно найти баланс между простотой и содержанием.
Простота требует глубокого понимания предмета или задачи. Чтобы сделать что-то простое, нужно уметь выделить главное, отбросить лишнее и сосредоточиться на сути. Это требует не только технических навыков, но творческого подхода, интуиции.

Большинство дизайнерских форм стремится к совершенству. Десятилетиями стиральные машины, лифты и др. производятся почти без изменений. Ничего лучше, кажется, уже не придумать.

![Кнопки лифта](/assets/images/blog/kiss_1.jpg "Кнопки лифта")

Кроме того, сложность заключается в том, что **простота должна быть универсальной и понятной для широкой аудитории**. Создать что-то простое, но при этом глубокое и значимое – это настоящее искусство 🎭.

В сфере дизайна и технологий сложно создать продукт или интерфейс, который был бы интуитивно понятен и удобен для использования. Мы стараемся получить глубокое понимание потребностей пользователей, пытаемся спрогнозировать поведение и предугадать возможные проблемы. Не всегда получается, иногда приходится переделывать и не один раз.

### Борьба с Боязнью Простоты.

Иногда сложно сделать что-то простое из-за внутренних преград – эго, стремления к излишней оригинальности или желание произвести впечатление. Люди боятся показаться недостаточно умными. Люди, считающие себя творческими, — особенно. Авторы учебников — вдвойне. Дизайнеры — втройне. Однако именно в простоте и ясности кроется сила и эффективность💪.

Для маскировки используется заумь😵‍💫. Чем непонятнее выразился, тем лучше — никто не обвинит в отсутствии оригинальности. Если бы миром заведовал среднестатистический дизайнер, то на дорогах вместо белых полос разметки были бы виньетки в стиле хохломы, палеха и гжели. Красиво ведь.

### Метод "Резинового Утенка"

Как только мы не можем простыми словами описать задумку или улучшение, значит мы не понимаем что делаем. Метод “резинового утенка”🦆 придуман не сегодня. Еще в 60-х годах прошлого века физик Фейнман сформулировал подход: Если вы не можете объяснить “на пальцах” то, чем вы занимаетесь, то вы не знаете, чем вы занимаетесь. Обычно для этих целей используют детей, жен, тещ, случайных попутчиков, собак и, наконец, когда “живые слушатели” закончились, наступает очередь игрушек .

![Утенок](/assets/images/blog/kiss_2.jpg "Уточка")

Гениальный по простоте метод:

1. При наличии проблемы или задачи - ставим перед собой резинового утенка (можно заменить на любое иное существо, игрушку или явление).
2. Начинаем пошагово, построчно, подробно и максимально понятно объяснять решение задачи.
3. Перечисляем все свои решение, шаги, озарения.
4. Пересказа проблемы или ситуации от третьего лица способствует быстрому поиску идеального решения.
5. Конец!

### Деление на Два

Многие гуру дизайна утверждают, что всегда можно упростить интерфейсы в два раза🍒. Мы думаем, что это значение усреднено😃. Иногда удается упростить в три раза иногда в полтора, а иногда упростить не получается.

![Эволюция интерфейсов в телефонах](/assets/images/blog/kiss_3.jpg "Эволюция интерфейсов в телефонах")

Со временем, все упрощается, медленно, но упорно и достигает уровня простоты, когда нечего упрощать. Это прекрасно!

### Заключение

Мы используем принцип KISS, боремся с боязнью простоты, делим на два и «разговариваем с уточками» максимально простыми словами везде, где только можно и стараемся все сделать максимально просто, насколько хватает ума и таланта 🦧. Если мы найдем возможность что-то еще упростить, мы обязательно его упростим.


KISS😘 и Заумь


### Обновление 4.9.10: Кабинет клиента

Добрый день! На дворе настоящая зима, а мы готовы рассказать над чем мы работали.

Мы выкатили новую версию 4.9.10, содержащую более тысячи изменений и улучшений, в основе которой реализован функционал кабинета клиента и реализованы сопутствующие задачи обеспечивающие распределение прав доступа и безопасности.

1. Написали веб версию кабинета клиента [**подробнее…**](/user-guide/customer-area "Кабинет клиента, статья") (отдельная механика регистрации, улучшили систему разграничения прав доступа по ролям RBAC (Role based access control), собственный компонент журнала для клиентов);
2. Продолжали улучшать документацию;
3. Исправили ошибки большие и маленькие;
4. Избавились от «styled-components»;
5. Провели обновление всех клиентских библиотек до последних версий;
6. Перешли на последний Typescript;
7. Покрыли автоматическим тестами почти весь код;
8. Радикально сократили инженерный долг;
9. Обучали новых клиентов и помогали старым, внимательно собирали пользовательский опыт и отзывы;
10. У нас вышла [**статья**](/blog/post/nets "Как мы используем сети 🥅 для определения приоритетов в разработке") как мы определяем приоритеты разработки;

Не смотря на мороз в комманде отличное настроение, а это случайная картинка из нашего внутреннего чата 😀😁
![Мем](/assets/images/blog/\customer_area_1.jpg "Как мы делаем Гулливер ЦРМ")

Таким образом, мы продолжаем активно работать в четырех направлениях:

1. улучшение функциональности (добавляем, исправляем),
2. улучшение документации,
3. развитие continuous integration and continuous delivery (CI/CD),
4. разработка портала мониторинга сервиса.

**Кроме того мы продолжаем ранний доступ**

[Ранний доступ](/blog/post/early-access "Ранний доступ") — модель разработки, с помощью которой пользователи получают доступ к предварительной полной версии приложения, а разработчики используют полученный фидбек для доведения приложения до полноценного выпуска. Те, кто участвую в раннем доступе, как правило, помогают в отладке программы, дают обратную связь, вносят предложения по улучшению.

Этот этап является бесплатным. Все платежи являются не обязательными. При этом для вас будет доступен весь функционал системы, техподдержка и т.д. Сроки окончания раннего доступа, пока не определены.

### Основные ближайшие задачи

1. Ппеределка комментариев, добавление возможности ставить задачи и сроки;
2. Улучшение документации;
3. Новые интеграции (Viber);
4. Возмоности рассылок сообщений
5. Разработка партнерской программы
6. Исправление ошибок и др.

**P.s.**

Спасибо, что потратили время на прочтение. Мы ждем свежих заявок на подключение, отзывов, и будем делать все, чтобы gullivercrm.com работал лучше


Кабинет клиента


## Как мы используем сети 🥅 для определения приоритетов в разработке

Определение порядка разработки 👻 продукта – одна из самых сложных проблем в управлении продуктом. Мы сталкиваемся с этой проблемой каждый день! Существует множество техник, которые могут помочь в решении. В двух словах, эти техники – чаще всего линейные модели, которые с такой же эффективностью, как интуиция опытного менеджера по продукту. В большом перечне подходов не хватает одного важного элемента - сети.

### Сеть фич

Любую 🧑‍🔬🔬 систему можно представить в виде сети. В нашем случае мы работаем с программным продуктом. Каждый узел представляет собой отдельную фичу (функциональность). Все фичи связаны между собой определенными связями, они зависят друг от друга. Возьмем Гугл документы. Есть фича "Документ" и фича "Поиск". Поиск связан с документом, поскольку вы постоянно что-то ищете в документах. Абстрактная сеть функций выглядит как-то так:

![Пример сети фич](/assets/images/blog/nets_4.jpg "Пример сети фич при разработке Гулливер ЦРМ")

Основная идея проста: важность фичи определяется **связностью**. Больше связей - выше важность. Меньше связей - фича менее важна.
В целом, менее важные фичи будут довольно одинокими и изолированными (у них будет меньше связей и они будут находиться на периферии сети), в то время как важные - будут составлять ядро сети. Мы называем хорошо связанные фичи основными. Вы можете сразу почувствовать, что это несколько похоже на алгоритм PageRank от Гугл. Похоже, каждый узел - это страница, а связи определяют важность страницы.

Одинокие фичи могут быть тупиковыми ☠️, а могут открывать новые горизонты 🌈. Они могут быть там по какой-то причине. Например, вы можете исследовать новые возможности и новые области применения продукта. В Гугл документах это могут быть видеозвонки. Они по-прежнему связаны с такими функциями, как Авторизация, Профиль пользователя, но в целом это периферийная функциональность.
Так как же выбрать что разрабатывать и в каком порядке?

### Мы считаем, что добавление 5 слабо связанных между собой фич - плохая идея.

Кстати, такая ситуация не редкость. У вас всегда есть целый набор запросов со стороны клиентов, и если вы используете какую-нибудь линейную модель вроде RICE, то эти несвязанные функции попадают в следующий релиз, при этом может оказаться, что у них мало связей.
По сути, это похоже на стратегию «Spray and pray» 🙏, когда вы пытаетесь исследовать десятки разных областей без глубины. Этот термин означает стрельбу из автоматического огнестрельного оружия по врагу длинными очередями без прицеливания. Почти во всех случаях такое поверхностное поведение оборачивается катастрофой для продукта. Именно поэтому линейные модели могут не работать на практике, а использование сети фич помогает получать более точное представление о приоритетах.

![Добавление периферических фич](/assets/images/blog/nets_3.jpg "Добавление периферических фич в Гулливер ЦРМ")

### Добавление нового кластера фич - это настоящее исследование.

Это означает, что вы пытаетесь исследовать новую область с помощью набора последовательных связанных фич. В принципе, когда вы пробуете новую область, она может быть слабо связана с ядром продукта 🔬, но, скорее всего, она образует новый цельный кластер. При этом вы всегда должны думать о совершенно новом продукте или новом модуле, который можно включать/выключать. Многие IT компании придерживаются этой стратегии с большим успехом. У нас целым отдельным кластером является коропоративная вики и списки. Они представляют собой целые кластеры фич, которые связаны с ядром продукта небольшим количеством связей.
Обратите внимание, что этот подход хорош, когда ядро продукта достаточно прочное и вы не можете найти новые точки роста внутри ядра. Другая ситуация, когда это может сработать, - кризис. Когда основная функциональность не находит применения на рынке, нужно как можно быстрее попробовать новые области, и это может быть хорошим способом сделать это.

![Добавление кластера фич](/assets/images/blog/nets_1.jpg "Добавление кластера фич в Гулливер ЦРМ")

### Фичи связанные с ядром приложения.

Это настоящее мясо 🥩. Вы почти всегда улучшаете основную функциональность и основной фокус продукта, добавляя суперсвязанные функции. Представьте, что в Гугл документах у вас есть документы, электронные таблицы и презентации, но нет поиска. Новая функция поиска затронет все эти области и значительно улучшит основной пользовательский опыт.

![Добавление фич, связанных с ядром](/assets/images/blog/nets_2.jpg "Добавление фич, связанных с ядром в Гулливер ЦРМ")

Этот вариант добавления функциональности самый удачный 🍀🤞. Поиск фич, которые связаны с основой приложения и улучшает продукт - основная цель в оценке предложений от пользователей. В нашем продукте комментарии являются фичей, связанной с ядром приложения и существенно повышающие его функциональность.

> При планировании🌿 дальнейшей разработки мы проводим анализ связей багов и фичей из бэклога, дополняем сеть связей между фичами и выбираем приоритет реализации.


Определения приоритетов в разработке


Добрый день! Прошло немного времени и мы готовы поделиться новостями.

**Сначала результаты**

Мы подвели итоги первого квартала раннего доступа, и они полностью соответствуют нашим ожиданиям. Мы постоянно получаем новые заявки на подключение к нашей системе. Это замечательно. Мы выкатили долгожданную новую версию 4.8.0, и мы хотели бы поделиться, что об этом думаем.

Оказалось, что цели подключения к системе могут быть совершенно разнообразны 💘. Кто-то всерьез со старта начинает пользоваться. Некоторые клиенты хотят просто покликать и посмотреть, что под капотом. Некоторые настойчиво просят о подключении, но даже не заходят в приложение. Это забавно, и стало для нас целым бизнес открытием.

Вторым важным результатом стало большой рост отзывов о системе, так называемый фидбэк 🙊🙉🙈. Это тоже круто. У нас появилось очень много полезных данных для совершенствования, которые не лежат на поверхности. Мы очень благодарны за ваши отзывы и конечно критику. Однако, мы начали сталкиваться с трудностями систематизации отзывов. В дальнейшем, возможно потребуется автоматизация этого процесса с голосованием за новые фичи и порядок дальнейшей разработки.

Третье. Как оказалось, в малых бизнесах могут быть очень своеобразные бизнес процессы, можно сказать даже иногда экзотические. Люди делают, что-то по привычке или копируют у других даже не задумываясь зачем. Кто-то постоянно тестирует новые идеи. Поэтому бизнес аналитику постоянно приходится углубляться в новые области, от чего он иногда плохо спит 🛌.

Четвертое. Рост количества клиентов продиктовал необходимость усовершенствовать работу. Мы упорядочили подход к взаимодействию с клиентом, разработали гибкую систему взаимодействия и назвали ее [**«Консьерж-сервис»**](/concierge "Консьерж-сервис"). Она включает индивидуальный подход 🤹‍♀️, настройка системы под конкретные нужды, постоянное обучение и поддержка компаний 🧙‍♂️. Мы всегда на связи и готовы отвечать на ваши вопросы.

Пятое. Можно с осторожностью сделать вывод, что мы вплотную к Market-Fit (соответсвуем рынку)🎢, но можем быть еще лучше проще и удобнее.

Шестое. Третьего августа у нас упал сервер на два часа 🖤. Без этого никак...🏴‍☠️ Мы разобрались в причинах и теперь лучше понимаем в какую сторону и какими технологиями совершенстовать, а главное масштабировать архитектуру.

Седьмое. Мы провели открытое обучение для всех желающих работе в Гулливер ЦРМ с Ольгой Урываевой в виде трехдневного семинара и на основе его разработали программу обучения для нашего Консьерж сервиса. К сожалению из видео семминара, который мы записали не получается сделать что-то приличное для YouTube канала, поэтому видео будем записывать специально. Кроме того постоянно пишем и исправляем обучающую [документацию](/user-guide "Руководство по Гулливер ЦРМ") .

**Чем мы занимались?**

Каждый день наполнен плановой работой и мы постоянно что-то улучшаем.

1. Написали интеграцию с ERIP, EPOS (Express-Pay) с QR кодами. [**Подробнее…**](/user-guide/express-pay "Интеграция с ерип и епос")
2. Написали интеграцию с Rocket SMS для рассылки SMS, можно отсылать СМС сообщения прямо из приложения с отслеживанием статусов доставки сообщений. [**Подробнее…**](/user-guide/rocket-sms "Интеграция с сервисом СМС рассылок")
3. Написали собственное расписание, как один из вариантов отображения групп. Расписание поддерживает множественные правила повторений событий, а также механику драг энд дроп. Т.е. теперь группы могут заниматься в разные дни в разное время в разных кабинетах. [**Подробнее…**](/blog/post/new-month-new-release "Расписание в Гулливер ЦРМ")
4. Добавили сущность кабинет (помещение), для привязки расписания к кабинетам.
5. Проводим эволюцию программной серверной архитектуры.
6. Провели существенное увеличение мощности серверного кластера.
7. Переделка сохранения изображений в собственное и хранилище изображений (в тесте).
8. Совершили переезд на новый движок для WIKI, теперь работать с текстовыми документами стало еще проще и быстрее.
9. Обновили интерфейс клиента, клиентам добавили фильтр с открытыми инвойсами.
10. Обновили логику работы бота, кроме всего он будет стараться найти клиентов, которым не выставили инвойс и писать этому клиенту комментарий.
11. Переделали профиль пользователя, добавили функциональность для более простой работы с правами и ролями.
12. Обновили логику работы цен. Добавили возможность изменять и удалять цену если она еще не вступила в силу.
13. Обновили вторичные библиотеки до последних версий. Все ошибки, что были известны на момент написания статьи починили, провели сотни мелких исправлений и улучшений и др.

**Мы продолжаем ранний доступ**

[Ранний доступ](/blog/post/early-access "Ранний доступ") — модель разработки, с помощью которой пользователи получают доступ к предварительной полной версии приложения, а разработчики используют полученный фидбек для доведения приложения до полноценного выпуска. Те, кто участвую в раннем доступе, как правило, помогают в отладке программы, дают обратную связь, вносят предложения по улучшению.

Этот этап является бесплатным. Все платежи являются не обязательными. При этом для вас будет доступен весь функционал системы, техподдержка и т.д. Сроки окончания раннего доступа, пока не определены.

**Основные ближайшие задачи**

1. Написание кабинета клиента;
2. Улучшение документации;
3. Новые интеграции;
4. Исправление ошибок и др.

**P.s.**

Спасибо, что потратили время на прочтение. Мы ждем свежих заявок на подключение, отзывов, и будем делать все, чтобы gullivercrm.com работал лучше


Новый месяц - новый релиз


## Расписание

В этой статье мы в особой литературной форме подробно расскажем о том как мы делали и делаем расписание в Гулливер ЦРМ.

## Зачем?

Одной из ключевых функций систем автоматизации является планирование и управление мероприятиями в компании. Для этого используется такой инструмент как **расписание** . Эффективное использование расписания в ЦРМ системах может принести множество преимуществ.

**Во-первых**, использование расписания позволяет **оптимизировать процесс загрузки помещений**. Это позволяет достичь более эффективного использования рабочего времени и повысить производительность.

**Во-вторых**, сотрудники имеют **доступ к полной информации**. Это позволяет предоставлять персонализированный и качественный сервис, учитывая индивидуальные потребности каждого клиента. Кроме того, использование расписания позволяет предупреждать клиентов о предстоящих мероприятиях, что способствует повышению уровня удовлетворенности.

**В-третьих**, использование расписания помогает **улучшить коммуникацию и координацию** внутри компании. ЦРМ система позволяет сотрудникам видеть расписание работы других коллег, делиться информацией о клиентах и обсуждать задачи в режиме реального времени. Это способствует более эффективной командной работе и улучшению внутренней коммуникации.

**Использование расписания** в ЦРМ системах помогает **повысить прозрачность и контроль** над процессами. Это позволяет быстро выявлять проблемные области и принимать меры для их улучшения.

## Требования к расписанию в Гулливер ЦРМ

При составлении расписания мы привязываем какое-то мероприятие (занятие, встречу, задачу) к дате и времени. Иногда мы можем также привязать его к помещению, где мероприятие будет проводиться. На рынке таких инструментов конечно много.

Сложности возникают, когда мероприятие повторяется с определенным интервалом. Проблема конечно заключаются в многообразии вариантов повторения. Например, каждый день, каждый понедельник, каждые выходные, каждый первый вторник сентября, каждый месяц, каждый год (день рождения), каждое 29 февраля (каждые 4 года). Как видите вариантов повторения достаточно много.

С точки зрения обычного человека, это просто и понятно, но с точки зрения информационных систем, это не является тривиальной задачей… Добавляют сложности «несимметричные события». Например, логопед занимается с клиентом каждый вторник в 12.00 в большом кабинете, и каждую пятницу в другое время в 14.00 в кабинете для логопедов. Как вы видите, к разному времени могут добавляться разные помещения.

И это еще не все, длительность занятий в разные дни также могут отличаться, а значит у нас добавляется дополнительная прослойка сложности.

Получается нам надо связать в одном месте множество различных данных, не запутаться в них, исключить пересечения, невозможные варианты, сделать интерфейс, простым и доступным для понимания, и перевести на человеческий язык описание.

## Наша реализация

Мы реализовали все поставленные требования. Минимизировали на сколько это возможно массивность интерфейса. Наше расписание поддерживает множественные правила повторений, а также механику драг энд дроп. Учитывает возможность однократных мероприятий, их длительность с учетом возможности длительности в весь день. Т.е. теперь группы могут заниматься в разные дни в разное время в разных кабинетах с разной длительностью, а настройка расписания обладает высокой гибкостью и вариативностью. Удалось ли избежать сложности? Трудный вопрос, в вопросе упрощения интерфейсов скорее всего еще предстоит много работы.

![Расписание](/assets/images/blog/schedule_1.jpg "Расписание в Гулливер ЦРМ")

Расписание представляет собой актуальный месяц неделю или день. ВЫ можете выбрать каким образом вам необходимо его отображать. В расписании у нас предусмотрена удобная фильтрация по филиалам, программам, помещениям или по названию группы для быстрого поиска. При активации фильтра в расписании будут отображаться только группы, которые соответствуют фильтру.

При добавлении в расписание меню включает разделы выбора группы, помещения, а также выбора длительности и периодичности мероприятия. Раздел "Уже в расписании" показывает есть ли данная группа уже в расписании.

![Добавление группы в расписание](/assets/images/blog/schedule_2.jpg "Добавление группы в расписание")

При нажатии на длительности **"Весь день"** можно выбрать длительность мероприятия. А при нажатии на кнопку **"Однократно"** можно задать дату начала повторений, периодичность и когда закончить повторения мероприятий.

Таким образом можно:

1. Выбрать группу
2. Выбрать помещение
3. Выбрать время 12.00-12.45
4. Выбрать старт с 01.09.2023
5. Выбрать периодичность: каждый четверг и пятницу
6. Выбрать когда закончить: 31.05.2024

И ваша группа будет повторяться весь учебный год с 01.09.2023 по 31.05.2023 каждый ЧТ и ПТ с 12.00 по 12.45 по такому расписанию.

В дальнейшем вы можете вносить изменения в уже добавленные правила в расписании, таким образом его корректируя. О том, что группа уже находится в расписании можно увидеть по специальному значку, а также контекстному меню.

![Расписание](/assets/images/blog/schedule_3.jpg "Изменение расписания в Гулливер ЦРМ")

## P.s. 🧩🏆

Эффективное 😵 использование расписания позволяет оптимизировать процесс планирования занятий, улучшить качество сервиса, повысить коммуникацию и координацию внутри компании, а также повысить прозрачность и контроль над процессом работы.


Как мы делали и делаем расписание


### Сначала результаты закрытой беты

Сделали море работы, а может больше.

### В общем

Переход на новые технологии включая Nestjs, тайпскрипт... оказался мега правильными решением. Все стало проще, быстрее. Структура серверного кода понятна, прозрачна. Стало гораздо легче вылавливать баги и разрабатывать дополнительный функционал. Сделали много работы по адаптации интерфейсов к малым экранам. Провели стандартизацию элементов пользовательского интерфейса, попытались добиться более-менее приличного UX. Переписали полностью вики. Написали полностью списки. Написали прототип автоматизации.
В команде +1 человек. Написали собственный сервис контроля и мониторинга SAAS, подключили Feature Toggle. Начали разработку документации пользователей. Естественно фиксили баги...

### Журнал

Пришлось написать полностью свой реакт компонент с нуля. И мы совсем не жалеем потраченных усилий. То как он работает сейчас очень круто. в Журнала добавили кастомные сортировки, изменили способ подгрузки данных, оптимизировано быстродействие журнала, добавили мультиселект, можно выбирать и изменять сразу несколько ячеек одновременно. Работает хорошо. Столкнулись с тормозами на больших и старых журналах. Провели оптимизацию компонентов, data-flow. Сейчас масштабируется отлично.

### Биллинг

В биллинг почти не лазили. Работает хорошо. Добавили комментарии ко всем финансовым документам. Написали нормальное представление для малых экранов.

### Вики

Много экспериментировали с Вики, загрузкой изображений в собственное облако, публичным api. Инструмент востребован, но не так как комментарии конечно. В редактор, который мы взяли за основу плохо интегрируются новые плагины. Думаю, еще переделаем...

### Комментарии

Комментарии усложнились. У них есть статус: **решен**, **не решен**, а также **просмотрен**, **не просмотрен**. Если сущность (например, платеж) прокомментирована, на ней отображается специальная иконка комментария 💬. Бывает два вида комментариев, требующие решения вопроса (иконка с точкой) или нет (иконка без точки).

Зачем мы сделали два вида комментариев? Иногда сотрудники хотят запомнить какой-либо момент, и оставляют информацию на будущее. Например, дают характеристику клиенту либо особенностям контакта с ним. Такой комментарий не требует решения и отображается иконкой без точки. Комментарии, требующие решения в будущем (по сути задача) отображаются в виде иконки сообщения с точкой. Например, Клиент еще думает, необходимо перезвонить в конце недели.

### Списки

В результате тестирования, мы поняли, что ряд бизнес-процессов наше приложение не покрывает. В частности, маркетинговую сегментацию, и формирование воронки продаж. Для их решения мы придумали новый инструмент и полностью его реализовали. Списки - мощный инструмент с широкими возможностями кастомной фильтрации и сортировки, с возможностью совместного редактирования, прямо внутри системы, у которого в доступе уже есть все наши клиенты 🆒. Мы осознали необходимость этого инструмента не сразу. Но после разработки его прототипа, поняли, что это просто бомба 💣💣💣. **Списки** могут решать очень много проблем. Они настраиваются, они автоматизируются, в них есть предустановленные сущности в виде филиалов, ваших программ, пользователей и т.д.

Списки нужны для гибкой сегментации клиентов по различным признакам c богатыми возможностями автоматизации, фильтрации, сортировки и экспорта

### Отзывы

В целом, отзывы пользователей можно описать как "огонь". Мы рады, работаем дальше. На рынок выпускать рано. Но в ранний доступ в самый раз.

### Открываем ранний доступ

Мы наконец добрались до следующего этапа разработки. Мы назвали его "ранний доступ".

Ранний доступ — модель разработки, с помощью которой пользователи получают доступ к предварительной полной версии приложения, а разработчики используют полученный фидбек для доведения приложения до полноценного выпуска. Те, кто участвую в раннем доступе, как правило, помогают в отладке программы, дают обратную связь, вносят предложения по улучшению.

В основном нам надо понять, как работает наша серверная архитектура при росте нагрузки. Мы хотим вывить ошибки возникающие при росте масштаба. Протестировать как работает монетизация, ценовые политики, система поддержки пользователей, сбор фидбека и т.д.

Этот этап является бесплатным. Все платежи являются не обязательными. При этом для вас будет доступен весь функционал системы, техподдержка и т.д. Сроки окончания раннего доступа, пока не определены.

Сначала, на первом этапе раннего доступа мы в ручном режиме будет отбирать пользователей, и очень пристально следить за метриками, параметрами нагрузки. В дальнейшем, на позднем этапе пустим всех, кто подаст заявку.

### Основные цели

Продолжение разработки и совершенствование gullivercrm.com
Подключение инструментов поддержки комьюнити
Стабилизация сервиса технической поддержки пользователей
Улучшение документации
Кластеризация

### P.s.

Мы ждем свежих отзывов, и будем делать все, чтобы gullivercrm.com стал лучше


Ранний доступ


## Цена и стоимость

Добрый день! Эта статья про наш взгляд на ценообразование на программные платформы, занимающиеся автоматизацией группового учета клиентов. Мы попытаемся объяснить, как мы пришли к такой цене на Гулливер ЦРМ, какой механизм выработали.

История взглядов на цену и стоимость за последний несколько веков претерпела существенные изменения. Об этом можно почитать в соответствующей специализированной литературе (Аристотель, Фома Аквинский, Адам Смит и др.). Нам наиболее близка позиция Австрийской школы экономики, которая отказалась от объективной концепции стоимости. Мы согласны с тем, что цена не является денежным отражением стоимости, она отражает баланс субъективных оценок продавцом и покупателем предельной полезности товара, в нашем случае приложения. Несмотря на субъективность оценки, все стороны процесса пытаются объективизировать на сколько цена справедлива. И в вопросе справедливости цены у нас есть несколько мыслей, которыми хотим с вами поделиться.

Основные варианты, которые сейчас существуют в этом сегменте ЦРМ систем.

#### Фиксированная цена.

Очень хороший вариант, для пользователя. Прозрачный понятный, фиксированные затраты отлично считаются, учитываются при планировании. Но обладает недостатком для создателей программного продукта. Возникает дисбаланс. Наблюдается совершенно разная нагрузка на систему у педагога-предпринимателя, которые один сам ведет занятия и многофилиальной сети с 40 сотрудниками, а оплата одинаковая, фиксированная. Так как бесплатного ничего нет, электричество место на диске, мощности системы будут закладываться в среднюю цену. Получается малые игроки будут переплачивать, а большие не доплачивать. Фиксированная цена плоха. Второй особенностью является отсутствие учета сезонности групповых занятий. Летом-то мы не работает или работаем совсем мало. Ни йога, ни языковые курсы, ни детские центры не могут поддерживать такую же загрузку, а оплата фиксированная. Хоть дождь хоть снег – плати. В этом случае, получается, что переплачивают маленькие игроки, и все в летние месяцы.

![Цены](/assets/images/blog/prices_1.jpg "Цены")

#### Цена зависит от количества модулей.

На рынке есть системы, которые разрабатывались десятилетиями. Созданы “программные монстры”. Бывает так, что большинством функций пользователи даже не пользуются. Когда разработчики узнают, что часть системы нужна только узкому кругу, они вносят в систему возможность отключать некоторые модули, чтобы за них не платить. Вроде разумно. Оплата, зависит только от количества включенных модулей. Пользуйтесь только частью монстра!
Модульная система плоха. Из-за большого количества модулей пользователи не понимают, что им надо, что нет, нет времени вникать и разбираться. Все усложняется со временем, не понятно нужны ли определенные модули сейчас, будут ли нужны завтра. Возможность временного отключения модулей, призванная решать проблему, ее только усугубляет. Все время есть дилемма. Оставить включенными или отключить. Другими словами, пользователям нужно держать этот вопрос в памяти, тратить время, чтобы поддерживать актуальный набор оплачиваемых модулей.
Мы думаем, лучше тратьте свое драгоценное время на отдых или улучшения своего продукта. Люди ленивы по своей природе, информации так много, а времени так мало, что при модульной системе приложения пользователи всегда переплачивают. Такие системы-монстры отвратительны, на наш взгляд они живы благодаря большой инерции b2b сегмента программного обеспечения, либо отсутствия конкуренции.

#### Цена зависит от количества клиентов.

Второй вариант справедливой цены, это цена за количество клиентов. Отличный вариант. Только он отвратительно работает в сегменте, который автоматизируем мы. Почему? Потому что групповые занятия (языки, спорт, йога, музыка, развивашки) невероятно динамичны. Вы можете прийти заниматься английским или пением в сентябре с одними друзьями, а закончить год совершенно в другой группе. Если бизнес работает хорошо, этот процесс менее выражен, но дрейф клиентов неизбежен. Всех бросивших заниматься администраторы пытаются вернуть и держат в клиентах до последнего, и платит за него, а он не ходит и не будет. Таким образом клиентская система плоха. В некоторых системах есть разбежка клиентов 10-20 одна оплата, 30-100 другая, 200-500 третья. Выбирай какую хочешь. Но что делать, если у вас 21, 101, 201 клиент. Один лишний клиент и вы платите кратно больше, плюс один клиент и оплата вырастает на 20 процентов. Эта ситуация усугубляется сезонностью, сколько человек летом ходит на музыкальные занятия? Кратно меньше, а может в этом году будет больше? Мы не знаем, мы предполагаем, и берем тариф, соответствующий нашим ожиданиям, а не фактической посещаемости. При такой системе пользователи всегда переплачивают. Непорядок.

#### Цена зависит от количества модулей и клиентов.

Хуже предыдущих двух вариантов может быть только их комбо, зависящая от них двоих. Если взять плохой вариант к нему добавить еще один плохой вариант, получится ли что-то хорошее? Вряд ли. Сложность выбора и рост опций выбора приводит к тому, что выбрать правильно становится еще тяжелее. Более того добавляется еще чувство под название "Муки выбора"...

#### Цена зависит от количества пользователей.

Это уже четвертый вариант, который встречается на рынке. В этом случае вы фактически платите за каждого зарегистрированного сотрудника в системе определенную сумму. Как и предыдущие варианты в нем есть схожие фундаментальные недостатки. Самый главный недостаток, он плохо адаптируется под специфику вашего бизнеса. Это вариант не учитывает, что большая доля сотрудников летом не работает, вам придется все равно платить. Он не учитывает совершенно разный вклад сотрудников в общий пирог. И посадочное место директора будет стоить столько же сколько место сотрудника, который работает на несколько часов. Таким образом, вам нужно будет постоянно следить за активными сотрудниками, либо экономить на посадочных местах, давая доступ для работы с системой ограниченному кругу лиц.

#### Наша цена

Эта статья является результатом продолжительного обдумывания по поиску варианта, который был бы на стороне пользователя и при этом учитывал наш интерес, как разработчика. Мы поняли, что надо исключить возможность несправедливых переплат, снизить контроль за системой со стороны пользователя, убрать несправедливость фиксированной цены. Естественно в таких сложных вопросах золотого стандарта не существует, а лучший вариант является самым тонким компромиссом.
После долгих обдумываний мы его нашли. Наш вариант цены – это маленький процент от продаж (0,5%). Все.

![Цены на Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/prices_2.png "Цены на Гулливер ЦРМ")

Вам без разницы сколько у вас клиентов, или пользователей вы платите только с их платежей. Никаких модулей, всем пользователям доступна одинаковая система, с полным набором функционала. Не надо тратить время на выбор тарифа модулей и подсчет клиентов. Летом не работаете – не платите, есть у вас “полтора” клиента, платите только 0,5% от их платежей. Есть у вас 1000 клиентов, платите 0,5% от их платежей.

Здесь есть один тонкий психологический момент, связанный процентами и абсолютными цифрами. Иногда 0,5% может стать довольно увесистой цифрой в абсолютном значении. Это говорит о том, что ваш бизнес процветает. Поздравляем. Мы его предлагаем компенсировать мыслью о том, что ценность системы резко возрастает с ростом клиентской базы. Вот пример, если у вас 5 клиентов, вам ЦРМ-то и не нужна, если 50 можно и руками разнести на листике, если 500 ошибки и потери неизбежны. Мы четко понимаем, что ценность нашего продукта возрастает с ростом клиентов и выручки. Не смотря на это, мы стараемся сделать все, чтобы вы чувствовали не только пользу, но и удовлетворение. Поэтому мы разработали автоматическую систему снижения процента при росте ваших доходов. Чем больше ваш доход тем меньший процент вы заплатите. Это просто отлично!

Еще один момент, многие банки за осуществление платежей берут ревенью, достигающее в разных странах до 3%. В Беларуси в среднем 2% при этом они не несут вашему бизнесу никакую пользу. Мы считаем это не очень честно, но как есть. Самым простым решением, является добавить к цене ваших занятий 0,5% и забыть об этом вопросе, то есть занятия, которые стоили 100 рублей станут стоить 100 рублей и 50 копеек. Потеряете ли вы от такого решения хоть одного клиента, мы уверены нет, а вот профит, который вы получите от использования системы несоизмерим.

Нужно добавить еще один тезис. При таком ценообразовании мы заинтересованы в вашем успехе, ведь от него зависит наш процент. Поэтому стараемся делать каждый день улучшения, котроые вам помогают его достигать. Это существенно отличает наш подход от конкурентов.

Основными преимуществами являются:

1. Простота
2. Вы никогда не переплачиваете
3. Не тратите время и усилия на коррекцию тарифного плана из-за изменившихся обстоятельств.
4. Всегда платите по окончанию месяца, без предоплаты

На этом все, спасибо что дочитали до конца.


Цена и стоимость


## Веселитесь 🎉😁😆

Нельзя все время работать, это угнетает, и продуктивность падает. Мы заметили, что наше приложение порождает не только практическую пользу, но и эмоции. Работа – это важная часть нашей жизни, но она не должна стать единственным её содержанием. Мы все нуждаемся в моментах радости и беззаботности, которые помогают нам легче переживать повседневные трудности. 🌈

Мы хотели поддержать это явление и окрасить эмоции в более положительную окраску, чтобы работа стала не только обязательством, но и удовольствием. Многим это покажется несущественным, а нам нравится эта идея. 😊 Мы добавили эмоджи из коробки, которые позволяют пользователям выражать свои эмоции более ярко и эффективно. Эмоджи — это удобный способ добавлять эмоциональную окраску 😁😂😆😭 в текстовые сообщения и медиа посты.

Они могут помочь уточнить или усилить тон сообщения 📣 и сделать его более привлекательным для коллег. Например, эмоджи могут служить своеобразными индикаторами настроения команды, позволяя каждому участнику легко выразить свои чувства по поводу конкретного проекта или задачи. Важно помнить, что использование эмоджи не только делает общение более живым, но и может значительно сократить время, затрачиваемое на создание длинных текстов. 🕒

Кроме того, эмоджи могут быть полезны для упрощения коммуникации на разных языках, поскольку они часто используются для передачи концепций и идей, которые могут быть трудно выразить только словами. Это особенно актуально в многонациональных командах, где языковые барьеры могут создавать недопонимания и замедлять процесс работы. Эмоджи становятся универсальным языком, понятным всем, независимо от их родного языка. 🌍

![Эмоджи в Гулливер ЦРМ](/assets/images/philosophy/philosophy_5.png "Эмоджи в Гулливер ЦРМ")

Использование эмоджи также позволяет создавать уникальные идентичности и улучшать узнаваемость 🎓 группы, 🗽 списка или 🙏 проекта. Например, выделение определенного проекта с помощью специфических эмоджи может помочь команде быстро идентифицировать его при изучении списка задач или обсуждении на собрании. Это создает сразу же визуальные ассоциации и повышает вовлеченность участников. 🔍

Мы также задумываемся о возможности добавления пользовательских эмоджи, что позволит каждой команде создавать собственные «значки» или символы, отражающие их уникальную культуру и дух. Такой подход не только укрепит командную идентичность, но и станет важным инструментом для создания комфортной и позитивной рабочей атмосферы. 🌟

К тому же, эмоджи могут быть включены в элементы геймификации нашего приложения, что добавит элемент игры в повседневные задачи. 🎮 Возможность зарабатывать «баллы настроения» за использование эмоджи и делиться ими с коллегами может сделать работу более увлекательной и приятной. 🏆


Веселитесь 🎉😁😆


Всем привет! Мы добрались до закрытого бета-тестирования. В это статье мы расскажем, результаты альфа-теста, что нового, основные изменения в продукте, проблемы разработки.

### Что сделали:

- Весь проект полностью перевели на Typescript, чего и вам желаю 💡
- Весь клиент переписали на MaterialUI 🎨;
- Написали первый прототип Википедии 🎪
- Написали первый прототип комментариев 💬
- Снова переписали журнал на другом инструменте (MaterialUI Grid) 👷‍♂️

### Подробнее

Осуществили переход на тайпскрипт всего проекта, включая бэкенд. Просто невозможно разумно писать такую систему без строгой типизации. Постоянное внесение изменений в код вело к немыслимому количеству багов связанных со структурой данных. Фронтенд переписали на MaterialUI, интегрировали Redux и ряд других библиотек, без которых современный фронтенд немыслим. MaterialUI очень нам нравится, очень хорошая документация, темизация из коробки, отличный API.

Полностью переписали бэкенд: перешли с чистого Express на Nestjs. Переход хоть и сопровождался большим объемом работы, однако структурировал серверный код, его легче править и поддерживать, тоже кстати на тайпскрипте. Результат выглядит прекрасно. Вместе с Nestjs переписали серверный валидатор.

Для понимающих, за этот год фактически написали новое приложение.

Кроме того, стабилизировали сборку, пофиксили все баги которые смогли отыскать на этом этапе. Начали работать над мультитенантностью, CI докеризацией.

### Журнал

Вместе с переходом на тайпскрипт, полностью переписали журнал. Я посчитал это уже 3 вариант. Мы столкнулись с тем, что готовые инструменты, так называем Rich Tables из коробки работают не так как нам необходимо и мы от них в последствии отказались (devExpress, ag-grid). Снова переписали журнал на другом инструменте (MaterialUI Grid), похоже это рабочий вариант, но это не точно 😣😮

### Биллинг

В биллинг добавили функциональность, добавили коррекции, добавили переводы между клиентами. Прописали возможность отмены закрытых инвойсов. Исправили ошибки, теперь работает, можно пользоваться. Биллинг нужен для учета финансовых взаимоотношений с клиентом, он организован на основе формирования различных финансовых документов, связанных между собой.

### Релиз википедии

Вики - это инструмент, который может значительно улучшить совместную работу внутри компании. Она позволяет сотрудникам быстро и легко обмениваться информацией, идеями и знаниями, что может существенно повысить эффективность работы и сократить время на выполнение задач ⏳. Думаю, еще переделаем, нужно проверить, как пользователи работают с ним.

### Релиз комментариев

Сделали первый рабочий прототип комментариев на основе сокетов и сразу пушка. Лавинообразное использование, всем нравится. Не совсем понятно, как сделать визуализацию просмотренных комментариев. Также надо выделить комментарии, которые требуют решения. Инструмент очень востребован, работает пока странно. Комментариев добавляют много, но не читают оО.

### Отзывы

В целом, отзывы пользователей можно описать как "норм". Конечно, хотелось, чтобы отзывы были более восторженными. Но как есть. На рынок выпускать рано. Но в закрытую бету в самый раз.

### Технологический стек

Несколько изменений:

- Начали интеграцию Typescript
- Внедрили Redux и Redux Thunk
- Добавили Reselect и селекторы
- Перешли на MaterialUI

### Стартуем закрытое бета-тестирование

На бету мы выходим уже с 4 большими структурными компонентами (журнал, биллинг, комментарии, вики). Больше плодить пока не планируем. Надо с этими разобраться.

Тестирование будем проводить на той же базе, детском клуб Гулливер. Также к тестированию привлечем еще музыкальную школу [Музыкальная академия](https://www.muzacademia.by/ "Музыкальная академия") в городе Минске. Предварительное согласие мы получили. Посмотрим, как наше приложение себя чувствует в условиях индивидуальных занятий.

В википедии написано:

> Бета-тестирование — интенсивное использование почти готовой версии продукта с целью выявления максимального числа ошибок в его работе для их последующего устранения перед окончательным выходом продукта на рынок, к массовому потребителю.

Это и сделаем нашей целью!

### Технологический стек

Несколько изменений:

- Полностью перешли на Typescript
- Переписали весь state на Redux
- Полностью переписали все на MaterialUI
- Перешли с чистого Express на Nestjs, пришлось переписать весь сервер, да Typescript в Nestjs из коробки. Отличное решение!

### P.s. 🧩😕

- После долгих дебатов, мы поняли, что нейминг это не наше. Приложение решили назвать Гулливер ЦРМ в честь клуба на котором мы запустили систему впервые. Доменное имя gullivercrm.com оказалось свободным. (😁😂)
- Почти полностью переписали код опять оО
- В команде 3 человека (🐱💻🐱👓🐱🚀)
- Четыре рабочих компонента - Журнал, Биллинг, Комментарии и Вики


Закрытое бета-тестирование


# Жизнь клиента

В этой статье мы подробно расскажем о клиентах.

Клиенты - это люди, которым вы оказываете услуги. О них нужно помнить, заботиться, стараться делать продукт, который их удовлетворит, ведь они приносят свои деньги, которые формируют вашу выручку.

### Этапы жизни клиентов

Почему не все клиенты одинаковы? Каждый клиент в вашей компании проживает так называемую **жизнь клиента**, включающую этапы **рождения** (записался на занятия), **активного существования** (активно ходит на занятия), и **смерти** (Закончил курс или бросил). Эти термины являются аналогией на обычную жизнь, и используются для удобства понимания. Попытаемся объяснить подробнее. Каждый клиент рождается, когда проявляет интерес посетить ваши занятия (это может быть телефонный звонок, заявка с сайта, социальных сетей или промо акций). Этот потенциальный клиент называется **Лид** (устоявшийся термин из маркетинга). В нашей системе любой клиент добавленный в систему получает статус **Лид**.

После того как с лидом проведена работа, подобрана программа, группа посещения, расписание мы назначаем ему первое (пробное) занятие и в этот момент он переходит в статус **Новый** клиент.

После того как клиент посещает первое занятие, он получает статус **Активный.** И сохраняет его весь период хождения на ваши занятия. Это может быть месяц, год 5 лет. Весь период активного хождения клиент приносит вам доход. Чем дольше к вам ходит клиент, тем лучше, вам не требуется искать новых клиентов на его место.

Когда клиент не планирует дальнейшее посещение занятий и перестает ходить на занятия он отправляется в архив и получает статус **Архивный.**

Таким образом, жизнь клиента в системе представляет собой четыре этапа: **Лид, Новый, Активный, Архивный.** Они всегда отображаются в виде специального беджа рядом с клиентом, поэтому определение статуса клиента никогда не вызывает проблем.

![Статусы клиентов в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/clients_1.jpg "Статусы клиентов в Гулливер ЦРМ")

Некоторые системы предлагают дополнительные этапы жизни и статусы, но на нашем опыте и фидбэке от бизнеса мы четко понимаем, что эти четыре этапа жизни клиента являются полностью достаточными, отражающими специфику бизнеса с групповым учетом.

Для чего это нужно? Жизнь клиента — это этапы **воронки продаж** (еще один устоявший термин из маркетинга). Потери на каждом этапе воронки продаж по разным причинам ведут к снижению выручки в целом. Таким образом одной из важнейших задач менеджмента является оптимизация потерь на этапах жизни клиента (этапах воронки продаж), а системы автоматизации – помощь в структуризации и систематизации этого бизнес процесса. Нужно стараться, чтобы люди, проявляющие интерес, превращались в лидов. Чтобы больше лидов записывалось на первое занятие, чтобы больше клиентов после первого занятия превращались в активных клиентов, и чтобы в этом статусе они максимально долго сохранялись. Методы, которыми это достигается на каждом этапе различные (бывают эффективные и не очень), но все они лежат за рамками систем автоматизации.

Хочется отметить, что в нашем приложении не нужно вручную отслеживать состояние клиента, это выполняет сама система.

Добавляя нового клиента в систему, он получает статус **лид**, это происходит автоматически. Смотри ниже.

![Лид в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/clients_2.jpg "Лид в Гулливер ЦРМ")

Записав на пробное занятие, он получает статус **Новый.** Также автоматически. Пробное занятие в журнале отмечается голубым цветом.

![Новый клиент в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/clients_3.jpg "Новый клиент в Гулливер ЦРМ")

Отмечаем первое посещение зеленым, и клиент получает статус **Активный.** Кроме статуса, все активные клиенты всегда и везде отображаются ярким контрастным цветом (например, в журнале) и отображаются всегда в верхней части списка. Каждый раз, когда мы в журнале ставим зеленую ячейку клиент, признается активным, ведь он посетил занятия. Это может длится неделю, а может 5 лет, зависит от специфики бизнеса и приверженности клиента посещениям занятий.

Клиент умирает, когда престает посещать занятия. Мы должны кликнуть правой кнопкой мыши по клиенту и выбрать в контекстном меню **отправить в архив.** После этого можно считать, что жизнь клиента завершена.

![Отправка клиента в архив в Гулливер ЦРМ](/assets/images/guides/journal/journal_10.jpg "Отправка клиента в архив в Гулливер ЦР")

### Воронка продаж

Для того чтобы отслеживать клиентов в разном статусе в компании можно воспользоваться нашим инструментом под названием **Списки.** Этот инструмент позволяет достаточно гибко подойти к работе с лидами, новыми клиентами и т.д. В зависимости от количества клиентов, филиалов, вы можете сделать один список либо несколько в зависимости от статуса, филиала и т.д.

![Списки в Гулливер ЦРМ](/assets/images/features/lists/lists_4.png "Списки в Гулливер ЦРМ")

Для настройки такого списка, вам нужно выбрать кнопку добавить, а затем нажать добавлять клиентов автоматически. Настройте фильтр, кого вы хотите видеть в списке. Подключенный ГулливерБот периодически будет искать всех клиентов, которые соответствуют критериям и добавляет их в список, круто же! Каждый администратор обладает актуальной информацией по лидам, которые не пристроены в группы по планируемым новым клиентам. И есть ли динамика по воронке продаж. Списки хороши тем, что вы можете создать собственный набор настраиваемых колонок с разными свойствами, что позволяет удовлетворить любые маркетинговые задачи и идеи.

### Системное окно клиенты

Системное окно клиенты дает доступ ко всем клиентам за всю историю вашей компании, при этом вы можете из того окна по фильтру создать статичный список для дальнейшей работы и, например, информационной рассылки. На момент написания статьи, клиентов можно фильтровать по филиалу, программе, возрасту и дате рождения.

![Фильтр клиентов в Гулливер ЦРМ](/assets/images/guides/basics/basics_12.jpg "Фильтр клиентов в Гулливер ЦРМ")


Жизнь клиента ⏲


## Комментируй все

Люди прекрасны! Одной из отличительных особенностей вида «Человек разумный» является его неутолимая жажда общения. Мы разговариваем со всеми и обо всем. Эволюционная польза общения многократно научно обоснована и доказана. Но для нас, как создателей системы автоматизации общение является механизмом для переноса информации. Есть одна проблема, при живом общении происходит искажение, деградация информации, ее постепенна утрата. Никто в полной мере не вспомнит, о чем говорил уже неделю назад. Это плохо, если информация, которую передавали полезна бизнесу.

Одной из важнейших современных бизнес проблем является медленное движение рабочей информации в компании, отсутствие доставки информации до необходимых людей в компании, либо ее утрата или деградация 🤪. мы это называем - потеря информационного контекста взаимоотношений с клиентом. Противоположной проблемой является доступ к избыточной информации для сотрудников, которые этой информацией обладать не должны 🥱.

Мы попытались решить эти проблемы создав **комментарии**. Это довольно мощный инструмент сохранения, циркуляции и доставки информации внутри компании. Но вы можете сказать, что комментарии есть много где, и окажетесь правы. Отличие нашего инструмента заключается в том, что в нашей системе вы можете комментировать всё..., все сущности, которые есть в системе 🎠. На наш взгляд, очень важно понимать, что конкретно вы комментируете: цену, урок, клиента или платеж... Это сохраняет большое количество невербальной информации и говорит об обстоятельствах его написания и т.д.

![Пример решенного комментария](/assets/images/features/chats/chats_2.png "Пример решенного комментария в Гулливер ЦРМ")

Если сущность (например, платеж, возврат, цена, группа и др.) прокомментирована, на ней отображается специальная иконка комментария 💬. Бывает два вида комментариев, требующие решения вопроса (иконка с точкой) или нет (иконка без точки).

Зачем мы сделали два вида комментариев? Иногда сотрудники хотят запомнить какой-либо момент, и оставляют информацию на будущее. Например, дают характеристику клиенту либо особенностям контакта с ним. Такой комментарий не требует решения и отображается иконкой без точки. Комментарии, требующие решения в будущем (по сути задача) отображаются в виде иконки сообщения с точкой. Например, Клиент еще думает, необходимо перезвонить в конце недели. Ниже приведен пример отображения комментария с точкой, что значит информация требует вашего решения.

![Пример комментария](/assets/images/features/chats/chats_1.png "Пример инвойса с комментарием в Гулливер ЦРМ")

Таким образом достигается эффект, своевременности поступления информации. Сотрудники легко различают комментарии требующие их внимания сейчас и просто информации, которую можно посмотреть позже.

Если вы видите комментарий, значит информация для вас, это точно. Система на основе ваших прав доступа сама понимает, что вам отображать. Если вы видите комментарий с точкой, вы должны попытаться решить проблему, которая в нем описана.

Все комментарии, которые добавили не вы, по умолчанию для вас являются не просмотренными и отображаются отдельным цветом.

Если у вас большая организация, в которой работает несколько филиалов. Для ознакомления с текущей информацией нет возможности зайти в каждую группу, просмотреть другие сущности. Для этих целей создан отдельный инструмент **комментарии**, рисунок ниже.

![Раздел комментарии](/assets/images/features/chats/chats_3.png "Раздел комментарии в Гулливер ЦРМ")

Это концентратор текущей информации, который на основе ваших прав доступа, собирает со всей системы все комментарии, которые требуют вашего решения, либо вами еще не просмотрены. Таким образом при должной доле самоорганизации, ни одна строчка текста мимо вас в компании не пройдет


Комментируй все


## Списки или зачем сегментировать клиентов

Сегментация клиентов — это разделение их на группы по определенным признакам или критериям: их геолокации, возрасту, потребностям, действиям на сайте и пр. Но как представить в нашем приложении сегментацию? Мы реализовали свой собственный инструмент и назвали его **Списки**.

Не знаю, как вы, а мы постоянно делаем списки. Списки на обзвон 📞, списки участвующих в мероприятии, списки для экскурсии 🎄, списки на подарки 🎁. Мы постоянно работаем со списками. Нам надо список клиентов, которые не ходят. Иногда нам нужен список, клиентов, которые не заплатили. И постоянно мы в поиске инструмента, который нам в этом помогает: просто Word, Excel или еще какой-нибудь. В них мы копируем информацию, теряем их, редактируем много раз, забываем сохранить...

А что если у нас будет инструмент с широкими возможностями кастомной фильтрации и сортировки, с возможностью совместного редактирования, прямо внутри системы, у которого в доступе уже есть все наши клиенты 🆒. Мы осознали необходимость этого инструмента не сразу. Но после разработки его прототипа, поняли, что это просто бомба 💣💣💣. **Списки** могут решать очень много проблем. Они настраиваются, они автоматизируются, в них есть предустановленные сущности в виде филиалов, ваших программ, пользователей и т.д.

![Списки в Гулливер ЦРМ](/assets/images/features/lists/lists_4.png "Списки в Гулливер ЦРМ")
Учитывая наши терзания по поводу [стандартизации и кастомизации](/blog/post/standardization-vs-customization "Стандартизация или кастомизация"), в каждом списке есть предустановленные колонки филиалов, программ, клиентов, пользователей. И в то же время вы можете создать любое кастомное свойство. Мощь этого инструмента крайне сложно описать в тексте, нужно быть поэтом. Однако, как только сделаешь первый список, понимаешь на сколько инструмент мощный. Мы уверены, что его потенциал будет описан не в одной статье.

Возможно, вам может понадобиться список сотрудников. Так как ваши пользователи также могут быть клиентами вашего сервиса, вы можете их добавить в качестве клиентов и устроить список из них.

### Основные функции

- **Все в одном месте** - объединяет функции сегментации клиентов, организации задач, заметок и комментариев в одном инструменте. Это позволяет легко находить нужную информацию и управлять своими задачами без необходимости переключаться между различными приложениями и инструментами.
- **Гибкость** - позволяет создавать и настраивать свои собственные рабочие списки, свойства (колонки), опции (содержание ячеек), что делает его одним из самых гибких инструментов.
- **Коллаборация** - позволяет легко работать в команде, совместно редактировать документы и обмениваться информацией. Это делает его идеальным инструментом для командной работы и многофилиальной сети.
- **Дизайн** - предлагает выбор шаблонов и инструментов для дизайна списков. Это позволяет создавать красивые и удобные рабочие пространства, которые могут быть адаптированы под любые нужды.
- **Мгновенный экспорт** - любой список с легкостью можно экспортировать в другой список, либо на его основе создать шаблон на будущее или сформировать готовую группу.
- **Автоматизация** - вы можете настроить автоматизацию добавления клиентов по какому-либо признаку автоматически. Gulliver AI Bot сам с определенной периодичностью будет контролировать чтобы все клиенты были в списке.

### В целом,

Списки - это многофункциональный, гибкий и удобный инструмент для управления задачами, который может быть адаптирован под любые нужды и используется как для индивидуальной, так и для командной работы.

### Работа со списками

Видео фрагмент

### P.s. 🧩🏆

> Списки нужны для гибкой сегментации клиентов по различным признакам c богатыми возможностями автоматизации, фильтрации, сортировки и экспорта


Cегментация клиентов. Списки 🦄


## Сохраняйте и делитесь информацией

В процессе работы, в каждой компании накапливается положительный опыт, который стоит того, чтобы его сохранить и распространить внутри компании между сотрудниками. Комментарии отличный инструмент, но они короткие, а если я хочу написать корпоративные правила, инструкцию с изображениями или целый проект. Идеальное решение автоматизации, решающее эту проблему конечно уже создано, поскольку задача в данном случае не имеет бизнес специфики. Мы не придумывали велосипед и просто написали свой вариант корпоративной вики.

[Корпоративная вики](/features/wiki "Gulliver CRM -> Wiki") - это инструмент, который может значительно улучшить совместную работу внутри компании. Она позволяет сотрудникам быстро и легко обмениваться информацией, идеями и знаниями, что может существенно повысить эффективность работы и сократить время на выполнение задач.

![Вики в Гулливер ЦРМ](/assets/images/philosophy/philosophy_6.png "Вики в Гулливер ЦРМ")

Корпоративная вики также может использоваться для создания базы знаний, которая будет полезна не только для текущих сотрудников, но и для новых сотрудников, которые могут быстро ознакомиться с процессами и проектами компании. Кроме того, корпоративная вики может помочь улучшить коммуникацию внутри компании, предоставляя сотрудникам возможность общаться и сотрудничать над проектами в режиме реального времени. Это может помочь улучшить качество работы и сократить время на выполнение задач, что является критически важным для конкурентоспособности компании.


Сохраняйте и делитесь информацией


## Индивидуальный подход в Гулливер CRM: как мы создаем уникальный клиентский опыт!

В мире современных технологий и быстро меняющихся бизнес-потребностей индивидуальный подход становится важнейшим фактором успеха 🌍. В Гулливер CRM мы понимаем это как никто другой и стремимся предоставить своим клиентам уникальный сервис, основанный на понимании их специфических нужд. Мы назвали его **Консьерж-сервис** 🧑‍💼.

В нашей компании разработана уникальная программа **“Консьерж-сервис”**, направленная на всестороннюю поддержку клиентов и быстрое погружение в нашу систему 🚀. Эта программа включает в себя предоставление персонального менеджера (товарища, друга) 🤝, который несет за вас ответственность и будет с вами на протяжении всего сотрудничества. Ваш менеджер обеспечит индивидуальный подход 🤹‍♀️, адаптирует систему под конкретные потребности вашей компании, а также предложит постоянное обучение и поддержку 🧙‍♂️. Его интерес заключается в том, чтобы максимально быстро и качественно настроить систему и обучить вас, ведь в случае возникновения вопросов именно к нему вы обращаетесь за помощью. Чтобы в будущем снизить количество работы, он прилагает все усилия уже в настоящем! Нам очень нравится, как это работает в долгосрочной перспективе! 🌟

### Целенаправленная поддержка для быстрого погружения 🚀

Первый шаг к успешной интеграции CRM-системы — это быстрое погружение в её функционал. Мы понимаем, что время — это деньги 💰, и поэтому стремимся минимизировать время на обучение и настройку системы.

### Индивидуальный подход 🤹‍♀️

Мы не просто предоставляем продукт и уходим. Гулливер CRM предлагает вам услуги, похожие на те, которые вы бы ожидали от собственного личного помощника 👨‍💼. Мы всегда на связи, готовы ответить на ваши вопросы и направить вас в нужное русло, гарантируя, что процессы будут проходить гладко и без лишних задержек. Каждая компания уникальна, и мы это понимаем. Мы настраиваем систему под конкретные нужды клиента.

![Поддержка в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/concierge_1.jpg "Поддержка в Гулливер ЦРМ")

### Постоянное обучение 📚

В процессе совместной работы мы постоянно проводим обучение сотрудников, что позволяет максимально эффективно использовать возможности CRM. Мы не просто обучаем — мы переносим знания в практическую плоскость, ориентируясь на конкретные бизнес-процессы. Кроме того, мы поможем выделить, структурировать и автоматизировать процессы, которые вы применяете в работе. Это выходит за рамки автоматизации, но нельзя автоматизировать то, чего нет. Поэтому наши менеджеры нацелены на обучение азам управления в бизнесе и процессному подходу.

### Рабочий процесс внедрения Гулливер CRM включает в себя следующие шаги:

1. **Полная настройка**: Мы не просто предоставляем стандартные решения, а настраиваем систему под ваши уникальные требования 🔧.
2. **Обучение персонала**: Грамотное обучение — залог успешной интеграции. Мы проводим тренинги для ваших сотрудников, учитывая все нюансы работы именно вашей компании 🏢.
3. **Постоянные контрольные встречи**: Не оставляем вас наедине с системой. Регулярные встречи для обратной связи помогают вносить изменения и адаптировать систему под ваши требуемые процессы 📅.
4. **Оценка результатов**: Мы не просто устанавливаем систему; мы работаем с вами через определенные промежутки времени, оценивая, насколько эффективно внедрение, и используя полученные данные для дальнейших улучшений 📊.

Гулливер CRM — это не просто программа, это целая экосистема 🌐, созданная для поддержки вашего бизнеса. Мы обеспечиваем индивидуальный подход и постоянно работаем над улучшением сервиса. Если вы ищете надежного партнера, который поможет вам в интеграции и максимально эффективном использовании CRM, мы готовы стать вашим проводником в мир эффективности, технологий и инноваций 🚀.


Индивидуальный подход в Гулливер CRM!


## Принцип многослойного пирога

Иногда самые прекрасные ощущения ты испытываешь от просмотра фильма или от прочтения книги, когда после определенного промежутка времени, ты понимаешь: «Ничего себе, тут есть еще что-то, тут есть глубина, тут есть более глубокая задумка». Ее сразу не видно, ее начинаешь понимать со временем. Особое восхищение появляется, когда понимаешь, что автор это заложил в произведение осознанно. Почему же мастера так делают, не выкладывают все на поверхность, не доносят простым языком?

Одно из объяснений для себя я вижу таким. Если все сразу показать одновременно, то для зрителя это становится очень тяжелым для понимания, непонятным,
запутанным, слишком объемным. Автор бережет нас от переизбытка информации, от появления негативных эмоций, которые испортят впечатление от его произведений.

Этот принцип на сколько у нас хватило знаний и таланта, мы попытались перенести в нашу систему. Мы попытались максимально простое и часто используемое в работе оставить на поверхности, а редко используемое и сложное скрыть в глубине системы. Создавать такие взаимоотношения в строгой системе – это целое искусство, и я не уверен, что мы преуспели, но мы хотя бы попытались… Это позволяет пользователям максимально гладко осваивать основной функционал, и узнавать что-то новое о системе в размеренном темпе, без стресса и негативной эмоциональной окраски.

![Принцип многослойного пирога](/assets/images/philosophy/philosophy_2.png "Принцип многослойного пирога")

Многие тесты показали, что для начала работы в нашей системе не требуется никакого обучения, люди самостоятельно разбираются, интуитивно осваивают как
дети осваивают велосипед. Но в системе есть глубина, которая открывается через время. Даже через много месяцев использования пользователи продолжают открывать
для себя новые полезные функции, и это освоение идет со знаком плюс, которой мы очень рады!


Принцип многослойного пирога


## Стандартизация или кастомизация

Системы автоматизации можно разделить на две большие группы. Первая группа с жесткой стандартизированной структурой сущностей, в которых невозможно добавить или убавить функции (Bitrix24) и кастомизируемые, где функции и сущности вы можете создавать самостоятельно (Fibery). Гибкие настраиваемые системы позволяют адаптироваться под изменяющиеся обстоятельства. Для систем с жесткой структурой это очень проблематично, если не невозможно.

Мы конечно меряем по себе. И нам всегда хочется что-то изменить и улучшить в жестко-структурированной системе, и в то же время системы в которых надо все настроить самому, тоже пугают. Мы где-то посередине, учитываем опыт бизнес-специфики, если так можно выразиться.

В нашей системе есть жесткий сущностный каркас в виде клиентов и групп. И в то же время есть крайне мощный инструмент кастомизации, настройки и автоматизации, который мы назвали **списки**. Мы поняли, что ряд сущностей в системе необходимо создать по умолчанию. Это филиал, программа, клиент, группа.

![Списки в Гулливер ЦРМ](/assets/images/philosophy/philosophy_4.png "Списки в Гулливер ЦРМ")

Если вам чего-то не хватает в системе, вы можете создать свой инструмент на основе списков, автоматизировать его и сохранить на будущее в виде шаблона. [Списки](/features/lists "Gulliver CRM -> Lists")


Стандартизация или кастомизация


Мы с гордостью объявляем о начале альфа тестирования! После тщательной предварительной работы, которая включала бизнес-анализ, проектирование системы и написание необходимых документов, мы готовы перейти к практической стадии. Мы создали диаграммы, которые помогают команде разработчиков быстро принимать решения и держать предметную область в актуальном состоянии. Мы уже протестировали минимально жизнеспособный продукт (MVP) и теперь с нетерпением ждем тестирования в реальных условиях 🎉.

### Что сделано на данный момент:

- Поняли, что управленческий учет в этой области требует гибкого контроля за финансами 💡
- спроектировали и разработали первый прототип системы биллинга 💰
- реализовали функционал для множественной филиальности 🏡🏠
- написали стандартный функционал (регистрация, аутентификация и т.д.)
- переписали журнал на другом инструменте (ag-grid, о этого использовали devexpress)

### Основная цель альфа тестирования.

Очень интересно, каким образом на приложение реагируют реальные клиенты, нужен ли наш продукт на рынке. Для альфа тестирования мы выбрали [Детский клуб Гулливер](https://www.gulliverclub.com/ "gulliverclub.com").

Гулливер выбрали по нескольким причинам:

- Несколько филиалов
- Несколько программ
- Попытки самостоятельной автоматизации
- В штате кроме преподавателей есть другие сотрудники, администраторы, бухгалтер и т.д.
- Молодые сотрудники, готовые к изменениям и внедрению систем автоматизации
- Географическое расположение в Минске

На текущий момент в приложении, помимо базовых подсистем (регистрация, аутентификация и др.), находятся два ключевых компонента: журнал и биллинг.

Во время тестирования мы постараемся выявить как можно больше критических багов, которые могут вызвать сбой приложения. Это поможет нам удостовериться в его нужности и правильности. Мы также планируем протестировать несколько гипотез, устранять обнаруженные ошибки и улучшать продукт.

На этапе альфа тестирования мы дадим возможность всем группам активно взаимодействовать с приложением: кликать, вводить данные и даже пытаться преднамеренно его сломать. Это необходимо для тщательной проверки всех форм на наличие ошибок. Главная цель — выявить состояния, которые могут привести к сбоям или утечке данных. Мы понимаем, что собранные данные могут быть потеряны, однако для нас это не критично. Как только мы убедимся в консистентности данных и стабильности сборки, мы перейдем к закрытому бета-тестированию, что позволит нам отказаться от прежних методов учета и начать вести группы исключительно в нашем приложении. Со временем мы планируем подключить к работе и новых сотрудников.
Наравне с оценкой работоспособности проводим множественное тестирование готовых юс-кейсов на предмет любых ошибок.
Обращаем внимание на:

1.  Не работает
2.  Не удобно
3.  Не красиво
4.  Не понятно
5.  Не хватает (что хочу, а его нет или круто было бы)

### Технологический стек

Несколько изменений:

- Интегрировали Typescript для повышения надежности кода
- Внедрили Redux и Redux Thunk для управления состоянием
- Добавили Reselect и селекторы для оптимизации работы с данными
- Переход на MaterialUI для улучшения пользовательского интерфейса

### P.s. 🧩😕

- Названия снова нет (но мы держимся 😁😂)
- Почти полностью переписали код оО
- В команде 3 человека (🐱💻🐱👓🐱🚀)
- Два рабочих компонента - Журнал и Биллинг


Альфа тестирование


Биллинг - система учета финансовых взаимоотношений с клиентом, включающая различные виды финансовых документов. Этот на первый взгляд причудливый набор терминов и их взаимоотношений абсолютно необходим, чтобы финансовая система вашего бизнеса работала устойчиво, и всегда можно было свести баланс. Время, потраченное на ее понимание является самой лучшей инвестицией 😎. Примерная схема биллинга изображена на рисунке ниже и включает:

- Платежи
- Инвойсы - это бухгалтерский документ, удостоверяющий факт оказания услуг и их стоимость
- Возвраты - иногда деньги придется возвращать
- Переводы - иногда просят перевести остаток другому клиенту
- Списания
- Кассы

![Примерная схема биллинга](/assets/images/features/billing/billing_1.png "Примерная схема биллинг в Гулливер ЦРМ")

### Баланс 🔮

Система биллинга очень похожа по работе на биллинг операторов сотовой связи. В центре системы находится **баланс** клиента. Мы его пополняем платежами, которые можно вносить разными способами (через банк, кассу, ЕРИП, другие системы оплаты). Затем, с баланса клиента происходит списание средств на различные услуги: смс, звонки интернет. В распечатке в конце месяца мы можем узнать, какое количество звонков, смс мы сделали, и сколько каждая из услуг стоила. Каждая из услуг отдельно списывает с баланса необходимую сумму.

В нашей системе, на основании программ на которые записан клиент, выставляются **инвойсы** (счет-фактуры) и имеют открытый статус. В дальнейшем при наличии достаточных средств на **балансе** клиента происходит **списание** денежных средств с баланса с закрытием соответствующих **инвойсов**, при этом баланс уменьшается на сумму закрытых инвойсов.

Если денежных средств на балансе недостаточно, баланс можно пополнить внесением **платежей** либо **переводом** от другого клиента.

#### Баланс может быть увеличен:

- **Платежами** (payment) (наличные, банковский, ерип, и т.д.). В теории это может быть большой один платеж, тысяча маленьких, отдельный платеж на каждую программу, по которой занимается клиент. Все платежи увеличат баланс на сумму платежа.
- **Переводом** (transfer) от другого клиента.

#### Баланс может быть уменьшен:

- **Списаниями** (charge) с баланса клиента для закрытия инвойса (invoice);
- **Возвратом** денег клиенту через кассу (refund);
- **Переводом** другому клиенту (transfer);

### Инвойсы 🎓

Второй краеугольный камень системы - **Инвойсы**.

Эквивалентом предоставленной услуги (абонемент программы, 4 индивидуальных урока у логопеда и т.д.) в нашей системы является инвойс (счет-фактура), точнее закрытый инвойс. На каждую программу ежемесячно необходимо выставлять инвойс. Система это делает автоматически 25 числа ежемесячно на следующий учебный месяц. Если инвойс отсутствует, его необходимо выставить самостоятельно. Таким образом человеку, который посещает 3 программы, ежемесячно должны выставляться 3 инвойса по цене соответствующих программ. (см. раздел Инвойсы). Однако инвойсы выставляются в открытом виде.

После того, как у клиента появляются инвойсы, система ежедневно пытается их закрыть. Закрыть инвойс возможно только при достаточности денег на балансе. Если денег недостаточно, это свидетельствует о необходимости увеличить баланс клиента платежами или платежом. Таким образом баланс клиента — это сундук, который клиент должен пополнять, чтобы в последующем оттуда доставать деньги для получения услуг.

### Пример из жизни 🤦‍♂️

Иванов Василий ходит на шахматы и английский. 25 числа на следующий месяц ему автоматически выставятся 2 инвойса по ценам месячных абонементов этих программ. Примерно: инвойс №1 на шахматы - 80 руб., №2 английский - 100 руб. Итого 180 рублей. Для закрытия этих инвойсов он должен пополнить баланс на 180 рублей. Однако пополнение не зависит от нас. Он может пополнить на 500, что больше необходимого, при этом все инвойсы закроются и на балансе останется 320 рублей на следующий месяц, он может оплатить 180 рублей и все инвойсы закроются и на балансе будет 0. Или платить ежедневно по 5 рублей 32 платежа (ну так хочет он) 🤪. В этом случае система будет ежедневно пытаться закрывать инвойсы, на которые хватит денег: сначала, когда денег хватит, закроется самый дешевый на 80 рублей, потом на 100 рублей и т.д., однако пока инвойс не закрыт, разница между балансом и суммой выставленных инвойсов будет отображаться у клиента.

После закрытия всех инвойсов Васи, можно считать наши финансовые отношения на этот месяц урегулированными и свободно предоставлять ему услуги и занятия. Любой минус на балансе будет свидетельствовать, что Вася что-то не доплатил и требует внимания со стороны администратора.

### Важно 📢

Не зависимо в какие филиалы, на какие программы ходит наш клиент, у него один баланс.

### Ошибки и их решение

Мы все делаем ошибки 🐞 и это нормально. Такие ошибки появляются достаточно редко, но они случаются... Мы предусмотрели вероятность человеческих ошибок на всех этапах, поэтому в систему заложены механизмы решения таких проблем.

1.  Неверный платеж - если платеж меньше необходимого, внесите недостающую сумму еще одним платежом; если платеж больше необходимого сделайте возврат
2.  Неверный возврат - если возврат меньше необходимого, верните недостающую сумму еще одним возвратом; если возврат больше необходимого сделайте платеж
3.  Неверный перевод - сделайте обратный перевод;
4.  Неверная сумма открытого инвойса - отмените инвойс и выставьте новый инвойс на правильную сумму.
5.  Неверная сумма закрытого инвойса. Закрытый инвойс свидетельствует, что произошло списание, а значит баланс клиента уменьшился на сумму инвойса. Просто отменить инвойс в таком случае не получится, и система не позволит это сделать. Однако отменить его все же можно. Это могут делать пользователи с высоким уровнем доступа, при этом сформируется новый корректирующий документ, который называется **коррекцией**, при этом произойдет возврат денежных средств на баланс клиента на сумму инвойса. После этого нужно выставить новый инвойс на верную сумму и закрыть его с баланса.

### P.s. 🧩🏆

> Биллинг нужен для учета финансовых взаимоотношений с клиентом, он организован на основе формирования различных финансовых документов, связанных между собой.


Биллинг


## Группа как центр системы

##### (updated: 01.03.2023)

В каждом бизнесе тысячи нюансов и мелочей. Самым важной отличительной особенностью ваших процессов является групповой характер проведения занятий, а именно ведение занятий в группах. Поскольку занятия ведутся в группах мы считаем, что самым важным показателем, обладающий максимальной управленческой пользой является **наполняемость группы клиентами.** Более того именно его нужно максимально оперативно отслеживать, и вот почему.

![Alt text](/assets/images/philosophy/philosophy_1.png "Журнал Гулливер ЦРМ")
У вас может быть 100 клиентов в 10 группах, при этом вы хорошо зарабатываете или 100 клиентов в 100 группах, и вы получаете убыток. В обоих случаях вы получаете одинаковый доход. Разница в этих случаях заключается в оплате труда сотрудников. Во втором случае оплата сотрудникам будет в 10 раз больше и это съест всю вашу выручку, и вы не получите прибыль. Давайте сделаем меньше больших групп! Но! Очень большие группы делать тоже нельзя, это не нравится клиентам, сотрудникам, их сложнее вести, может не позволять помещение, да и качество услуги будет так себе и т.д. Поэтому перед управляющими должна стоять задача поддерживать максимально возможную наполняемость группы, которую вам позволяют обстоятельства.

Таким образом, не количество клиентов и их платежи, средние чеки и т.п. важны для вашего успеха, а правильный менеджмент групп. Но парадокс заключается в том, что существующие CRM системы не учитывают этого важного нюанса, а значит они помогают во всем чем угодно, но только не в зарабатывании вами денег в вашем специфическом бизнесе, а значит и не соответствуют целям внедрения.

Это понимание легло в основу архитектуры нашей системы. Мы реализовали не только классический функционал CRM системы, ядром которого является сам клиент и его персональные отношения с бизнесом, мы переосмыслили и во главу угла системы поставили самый важный процесс – удобный менеджмент групп с возможностью оперативно и в доступной форме получать информацию о состоянии дел в группе и вовремя реагировать.

Сами данные это прекрасно, но не менее важной составляющей является их представление для пользователя. Мы искали эту форму и нашли в виде журнала.

Журнал – является краеугольным камнем нашей системы 🌞. Для его рождения пришлось переосмыслить групповой учет. Для людей, которые занимаются управлением, очень важно своевременно получать информацию. Журнал позволяет оперативно видеть состояние дел в группе, это достигается **цветовой визуализацией** 🌈. Мы исходим из предпосылки, что каждое занятие, которое запланировано, должно быть посещено клиентом. Такое посещение отмечается зеленым цветом. Если клиент пропускает занятие, мы его отмечаем красным цветом. Однако пропуск может быть по уважительной причине, например, болезнь клиента. Такое состояние отмечается желтым цветом. Оно дает право этому клиенту отработать это занятие со своей или с другой группой в течение определенного промежутка времени. При этом отработанное занятие отмечается фиолетовым цветом. Вот и все. Механику с больничным можно не использовать и зависит от ваших бизнес процессов и предпочтений. Однако в таких сферах как дошкольные центры развития дети часто болеют, и многие клиенты считают не справедливым, если их занятия просто сгорят. Вариант с учетом отработок является компромиссом.

Есть еще один важный момент 👆. Голубые ячейки - это **планируемые** занятия. Поскольку с журналом работает много людей, каждый может вносить информацию, и для примера, администратор может внести нового клиента в систему и назначить ему первое пробное планируемое занятие. Или сам педагог, чтобы не забыть, клиентов, которые хотят прийти на занятие отмечает голубым цветом, в дальнейшем голубой цвет можно поменять на любой другой или удалить.

Все **активные** клиенты выделяются ярким цветом, клиенты, которые перестали ходить, имеют бледный оттенок и расположены в конце списка. Слева в списке клиентов, мы видим необходимую информацию о возрасте (важно для детских центров из-за возрастных различий детей), их контактные данные (удалены на фото), клиентский баланс и др. Таким образом любой сотрудник, который работает с журналом, видит, что занятия оплачены или не оплачены на данный момент и нужно напомнить клиенту об оплате 👨🏫.
![Хороший журнал](/assets/images/features/journal/journal_1.png "Хороший журнал")
Это пример хорошего журнала 👌, в нем мы видим, что люди ходят отлично (практически все зеленое), что в группе нет места, вы получаете максимальный доход. Во втором случае сразу видно, что люди покидают группу (все красное), и скоро станет вопрос о ее расформировании 😢. Таким образом визуализация посещений с использованием разных цветов дает интуитивное понимание о состоянии дел в группе.
![Плохой журнал](/assets/images/features/journal/journal_2.png "Плохой журнал")
Еще мы видим на втором журнале большое количество привязанных комментариев 💬. Это значит администратор предпринимает усилия по спасению группы, обзванивает клиентов, и сохраняет информацию о результатах взаимодействия с клиентами. При этом комментарии привязываются к разным сущностям: клиентам, ячейкам посещения, урокам, самой группе. По этой привязке понятно, что комментирует пользователь. Все эти комментарии, позволяют не просто понять, что с клиентом, а понять обстоятельства написания комментария, связанные сущности, требует ли вопрос решения, или это просто информация для запоминания.

Как и в случае с комментариями у каждой сущности в журнале свой набор взаимодействий. Клиенту можно добавить платеж, выставить инвойс, перевести в другую группу, отправить в архив, прямо из журнала, не путешествуя по глубинам программы. Таким образом для пользователя, который ведет занятия, его группа является полноценным инструментов взаимодействия с системой, которая содержит всю необходимую информацию.

Таким образом, журнал не просто визуализирует посещения – он фактически является основой для принятия управленческих решений и инструментов для их реализации.

### Какую информацию содержит

- Информация о посещениях (можем считать уроки, которые посетили клиенты, а также среднюю посещаемость уроков)
- Информация, о сотрудниках, кто провел занятие (можем легко считать нагрузку сотрудников, при этом очень удобна почасовая оплата сотрудников с учетом посещаемости его занятий. Справедливо платить больше тем, у кого в группе больше клиентов. Ведь группы, в которых много клиентов сложнее вести, но и вы как собственник, получаете больше прибыли с наполненной группы)
- Информацию о клиентах, занимающихся в этой группе (личную, финансовую и т.д.)
- Информацию о самой группе (название, программа, средний возраст занимающихся, средняя посещаемость и т.д.)
- Права доступа. Права доступа на уровне группы решает множество проблем сегментации информации при росте компании (не все должны знать всю информацию в компании). Пользователь системы (а сотрудников и филиалов может быть много в компании) должен видеть только ту информацию, которой должен обладать
- История посещения, группа хранит в себе все предыдущие периоды
- Является центром связанной информации (вы можете привязывать комментарии к любой сущности: ячейки, клиенты, уроки и др.)

### Что позволяет делать:

- Удобно и быстро создавать группу;
- Удобно и быстро вносить данные, изменения и модификации;
- Удобно добавлять, удалять и переводить клиентов;
- Возможность комментировать все;
- Проводить все операции с клиентом, не выходя из журнала (платежи, инвойсы, переводы);
- и др.;

### Работа в группе

Видео фрагмент

### P.s. 🧩🏆

> Журнал нужен для оперативного управления группами на основе информации о посещениях, учителях, клиентах и т.д.


Группа как центр системы


Всем привет! Мы запустили разработку. Возможно, что мы делаем очередной велосипед, но это не точно 👓. В это статье много технических терминов, однако я старался сделать ее максимально простой и наглядной.

### Что уже сделали:

- провели подготовительную теоретическую работу: нашли пару идей 💡, которые не реализованы на рынке;
- провели бизнес анализ домена 🔮;
- сделали теоретическое проектирование системы 📌.
- посмотрели, кто есть на рынке и что предлагают конкуренты. Увидели, что идеи, которые мы хотим заложить в продукт, у конкурентов не реализованы 🧨🎇.
- написали подготовительную документацию, техническое задание 👨💻.
- сформировали ряд диаграмм, которые позволяют оперативно обновлять предметную область в голове разработчиков 🧷.
- написали прототип, чтобы можно было покликать 🐭
- провели тест mvp 🧲

### Подробнее

Теоретическая подготовка и проектирование включает разработку технической документации, включая рад диаграмм, позволяющих разработчикам лучше представлять предметную область.
Первая диаграмма представляет собой структуру сущностей предметной области и их взаимоотношений **(ERD)**. Диаграмма не очень грамотно оформлена, но свою работу делает.

![Примерная структура сущностей Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/er.jpeg "Примерная структура сущностей Гулливер ЦРМ")

Одной структуры сущностей недостаточно для начала разработки. После этого мы сделали диаграмму вариантов использования **(use-case diagram, UCD)**. Эти диаграммы мы выполнили в обычном онлайн редакторе диаграмм **app.diagrams.net**.

![UCD в Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/use-case.png "UCD в Гулливер ЦРМ")

Структурирование предметной области очень важный элемент разработки программного продукта. UCD диаграмма описывает границы системы, определяет точки взаимодействия с системой, а также перечисляет основных акторов (действующих лиц), которые будут взаимодействовать с системой, дает представление об объеме взаимодействия с системой и дает названия этим взаимодействиям. Очень полезно, в качестве справочного материала, к которому постоянно возвращаешься в процессе разработки.

В дальнейшем в приложении **websequencediagrams.com**, каждый вариант использования (use-case) был описан в виде диаграммы последовательности действий **(Sequence diagram, SD)**. Диаграммы последовательности используются для уточнения диаграммы вариантов использования для более детального описания логики. Отличное средство документирования проекта с точки зрения сценариев использования!

В общей сложности, в подготовительном этапе у нас получилось 26 готовых документов. В принципе, этих диаграмм было достаточно чтобы начать проектирование интерфейсов, которое мы делали в Axure RP с применением готовых наборов элементов интерфейса. Первые интерфейсы выглядят довольно примитивно. Это нормально.

![Layout Гулливер ЦРМ](/assets/images/blog/first-ui-proto.jpg "Layout Гулливер ЦРМ")

Для первичной верстки достаточно. Чтобы хоть как-то прикинуть объем предполагаемой технической работы мы написали **Техническое задание**, опубликовать я его конечно не могу. Но могу сказать, что вышел достаточно увесистый труд на несколько сотен страниц. На этом этапе у нас в команде было 2 разработчика 🚣‍♂️ 😍.

Вот так примерно выглядит первый прототип журнала в Axure RP.
![Прототип Журнала](/assets/images/blog/theory_1.png "Прототип Журнала")

### Технологический стек

Для реализации этого проекта мы выбрали наиболее развевающийся **JS-стек MERN (mongoDB, Express, React, Node.js)**. Сам по себе стек идеально подходит:

- для прототипирования
- обладает огромным комьюнити
- на него легко найти разработчиков
- сам по себе очень быстро работает
- не требует лицензионных отчисления
- моноязычный

Отдельные компоненты тоже обладают рядом преимуществ.

#### MongoDb

MongoDB — это база данных NoSQL, которая ориентирована на использование документов и коллекций в отличие от использования строк и таблиц, как в стандартных базах данных. Базовой единицей данных в документах является пара ключ-значение. Принято выделять следующие достоинства:

- MongoDB использует JavaScript, что является самым большим преимуществом для стека MERN.
- Гибкие схемы документов. Модель документа MongoDB позволяет легко моделировать и манипулировать практически любой структурой данных
- Скорость. База данных легко индексирует документы, следовательно, дает более быстрый ответ серверу.
- Доступ к данным без кода. MongoDB хранит и представляет данные в формате документа. Это означает, что что можно получить к ним доступ с помощью родных структур данных для любого языка. Например, ассоциативные массивы в JavaScript.
- Данные хранятся в виде JSON. Синтаксис JSON очень прост и поддерживается практически любыми браузерами.

#### Express.js

Express — это фреймворк, созданный на базе платформы NodeJs. Его преимущества значительно упростят и укоротят внутренний код. В стеке Express играет немаловажную роль, так как с его помощью настраивается маршрутизация и создается API-сервер для взаимодействия между клиентской и серверной частью приложения. У технологии есть ряд преимуществ:

- Позволяет легко и быстро разрабатывать веб-приложение Node.js.
- Простой и легкий в настройке.
- Он позволяет определять маршруты приложения на основе методов HTTP и URL-адресов.
- Легко обрабатывает статические файлы и службы приложения.
- Позволяет создать сервер с REST API.
- Быстрое подключение к базам данных.

#### React.js

React — это самая популярная библиотека JavaScript. С помощью React можно разработать быстрый и стабильный пользовательский интерфейс. Больше достоинств:

- Легкий в обучении и использовании. React обладает хорошей документацией, а благодаря широкому сообществу имеется большое количество обучающих руководств, курсов и ресурсов.
- Высокая производительность — такие функции, как Virtual DOM, JSX и компоненты, делают его намного быстрее, чем остальные фреймворки.
- Компоненты для многократного использования. Каждый компонент имеет свою собственную логику и управляет собственным рендерингом. Поэтому его можно повторно использовать там, где нужно. Повторное использование кода помогает упростить разработку и поддержку приложения.

#### Node.js

Node.js — среда выполнения, позволяющая запускать код JavaScript на сервере, благодаря чему фронтенд-разработчик может создавать легко интегрируемые приложения. В отличие от других популярных серверных технологий:

- Основан на JavaScript, что позволяет использовать один язык программирования на всем проекте.
- Предлагает высокую производительность для приложений реального времени.
- Масштабируемость. С точки зрения разработки Node.js позволяет использовать микросервисы, которые в дальнейшем позволяют разделить приложение на более мелкие части.
- Быстрое выполнение кода.

### MVP

После реализации основного объема кода мы провели тестирование MVP, и он показал неплохой фидбэк. Нашей отличительной идеей является журнал. И идея с журналом оказалась рабочей, такой подход хорошо ложиться на бизнес-процессы и мышление сотрудников, и мы планируем ее развивать. Если удастся, мы хотим сделать журнал группы основным компонентом системы, из которого можно выполнять большинство процессов.

### P.s. 🧩😕

- Названия нет (но мы держимся 😁😂)
- В команде 2 человека (достаточно, чтобы обсуждать и писать 🐱👤, парное программирование оно такое)
- Один рабочий компонент - Журнал 📚


GULLIVER

CRM

Mailings 💌

P.s. 🧩🏆

You may also be interested in:

updates

Планировщик ⏰

essay

Гулливер ЦРМ в 2025 💟

updates

Новые воронки 🌪️💣

updates

Новые автоматизации и свойства 🤖

Still have questions?