Очень клевая штука, чтобы сохранять, делиться и публиковать информацию 📚. Решает проблему очевидных вещей. Решает проблему сохранения и воспроизведения внутренней информации.

В процессе работы в каждой компании накапливается положительный опыт 🥼🤯, который стоит того, чтобы его сохранить и распространить внутри компании между сотрудниками. Комментарии — отличный инструмент, но они короткие, а если я хочу написать корпоративные правила, инструкцию с изображениями или целый проект? Идеальное решение автоматизации, решающее эту проблему, конечно уже создано, поскольку задача в данном случае не имеет бизнес-специфики. Мы не придумывали велосипед и просто написали свой вариант корпоративной вики. Ранее раздел назывался Вики, теперь — Документы (Docs).

Документы — это инструмент, который может значительно улучшить совместную работу внутри компании. Он позволяет сотрудникам быстро и легко обмениваться информацией, идеями и знаниями, что может существенно повысить эффективность работы и сократить время на выполнение задач ⏳.

Проекты и страницы 🗂

Документы разделены на проекты 🗂, которые вы можете создавать самостоятельно. Каждый проект содержит страницы, наполненные информацией 🎥🎨📃. Вы можете делиться проектами со своими сотрудниками для совместной работы. Разные варианты прав доступа позволяют давать право на редактирование или только доступ к прочтению.

Шаблоны документов и переменные 📄

В разделе Документы можно создавать шаблоны документов и вставлять в них переменные. Переменные заполняются в момент экспорта сущности — клиента, инвойса или платежа — и на их основе формируется полный документ для конкретного клиента.

Например, нужно создать акт выполненных работ за месяц. Для этого мы создаём текстовый шаблон акта в документах компании, добавляем в него в виде переменных через фигурные скобочки {{переменная}} суммы, инициалы клиента, даты и другие данные. Затем в момент выгрузки отчёта о доходах можно сформировать сам документ в PDF-формате уже с заполненными данными из отчёта.

При выгрузке из таблицы можно сформировать как один PDF-файл для печати, так и отдельные документы. Также можно включить опцию сохранения документов в карточку клиента. В профиле клиента для этого есть отдельный раздел «Документы».

Пример из жизни 🤦‍♂️

Например, таким образом в компании можно решить проблему очевидных вещей. Это очень частая проблема: вам кажется, что некоторые действия являются очевидными в данной ситуации, однако новому сотруднику это очевидным не кажется. Поэтому сразу смело можно делать такой проект, в который вы эмпирически можете заносить описание проблем, с которыми сталкиваются молодые сотрудники. И знакомить с этим проектом всех, кто регистрируется у вас в системе.

Технически Документы представляют собой мощный текстовый веб-редактор с богатым функционалом, позволяющим размещать изображения, таблицы, видео и т.д. Мы его постоянно развиваем и надеемся, что он вам пригодится и понравится.

P.s. 🧩🏆

Документы нужны для создания, хранения, управления доступом к долгосрочной и объёмной метаинформации любой сложности, построения внутренних корпоративных проектов, а также для автоматизации создания документов по шаблонам и переменным.